Ďalšie informácie o stretnutiach a prečo sú dôležité

Zápisnica je písomná alebo zaznamenaná dokumentácia, ktorá slúži na informovanie účastníkov a neúčastníkov o tom, čo sa diskutovalo alebo čo sa stalo počas stretnutia. Zápisnice zo schôdzí alebo poznámky sú vo všeobecnosti prijímané určeným zápisníkom zo zápisnice počas konania, takže existuje presný záznam o tom, čo sa stalo počas stretnutia.

Zápisnica zvyčajne obsahuje:

• Mená účastníkov
• Pokryté body programu
• Rozhodnutia účastníkov
• Následné opatrenia, ktoré prijali účastníci
• Dátumy splatnosti na splnenie záväzkov
• Akékoľvek iné udalosti alebo diskusie, ktoré stoja za dokumentáciu pre budúce preskúmanie alebo históriu

Zápisnica z rokovania ako historický dokument

Ako historický dokument sú zápisnice užitočné na zdokumentovanie kľúčových myšlienok alebo diskusných bodov, ktoré viedli k rozhodnutiu. Napríklad účinné zápisnice z rokovania môžu špecifikovať päť alternatív, o ktorých tím diskutoval, a kľúčový dôvod, prečo bol vybraný nad ostatnými.

Zápisnice z typického obchodného stretnutia nemusia zaznamenávať každú diskusiu ani podrobný stav, kto povedal čo. Toto pravidlo je, samozrejme, iné pre iné typy stretnutí, ako sú súdne pojednávania a situácie, v ktorých sa diskutuje o právnych úkonoch. Tieto typy stretnutí si vyžadujú presný záznam konverzácie a vyhlásenia. Ale ak ľudské zdroje nehovoria o súdnom procese, typické stretnutie na pracovisku neopisuje každú iotu.

Kedy a ako zdieľať zápisnice

V ideálnom prípade sú zápisnice zo stretnutia zaznamenané na elektronickom zariadení, ako je napríklad notebook alebo iPad, a po rýchlom prehľade pravopisu, gramatiky a prehľadnosti sa na konci stretnutia elektronicky rozosielajú účastníkom stretnutia. Účastníci tak majú okamžité oznámenie o svojich záväzkoch a termínoch a môžu klásť otázky alebo požadovať objasnenie. Ak to nie je možné, pretože rekordér chce prepisovať minúty alebo ich skontrolovať na chyby, mal by ich šíriť do 24 hodín od stretnutia.

Zápisnica slúži aj ako pripomienka pre členov tímu, ktorí sa zúčastnili na stretnutí, a pomáha účastníkom previesť tieto položky do svojich kalendárov a denných zoznamov úloh.

Rekordér by mal vždy prezerať zápisnice z predchádzajúcej schôdzky na začiatku nasledujúcej schôdze, aby ich ľudia mohli skontrolovať na presnosť a ďalšie kroky.

Ako organizácie zvládajú prevzatie stretnutia Minúty

Kritické pre úspech stretnutia, zápisnice poskytujú zaznamenanú históriu stretnutia pre účastníkov a pre zamestnancov, ktorí sa nemohli zúčastniť. Bez plnej schôdze sa vyhliadky na úspech stretnutí znížia, pretože ľudia nedokážu absorbovať a udržať si množstvo informácií naraz.

Zamestnanec, ktorý sa zúčastní zápisnice zo zasadnutia, je zvyčajne členom tímu a berie si poznámky počas účasti na stretnutí. Na stretnutiach, ktoré sa týkajú právnych alebo vládnych konaní alebo na zasadnutiach podnikových rád, nezúčastnený jednotlivec berie úradné zápisnice a často vedie konanie.

Na presné zaznamenanie kľúčových informácií musí mať záznamník schôdzí záznam o detaile a schopnosť sústrediť sa. Tento zamestnanec musí tiež účinne pracovať na viacerých úlohách, aby sa mohol zúčastniť stretnutia počas nahrávania zápisníc.

V niektorých organizáciách ten istý zamestnanec vykonáva zápisy na každom zasadnutí. Alebo zodpovednosť môže prejsť zo zamestnanca na zamestnanca. Úloha prijímateľa zápisnice buduje efektívne vodcovské a komunikačné zručnosti a môže byť vyhľadávanou prácou.

Požiadavky na záznam zápisnice zo stretnutia

Požiadavky na rekordér zahŕňajú:

• Presne zaznamenajte rozhodnutia, záväzky a hlavné diskusné body, ktoré sa uskutočnili na zasadnutí
• Zaznamenajte si akčné položky a termíny, ku ktorým sa členovia stretnutia zaviazali (akčné položky majú pripojené mená, ale zápisnice neuvádzajú, kto povedal, čo sa deje na neformálnych stretnutiach na pracovisku)
• Preskúmajte hlavné rozhodnutia a úlohy alebo dobrovoľné záväzky a akčné body na konci stretnutia, aby sa na nich účastníci mohli dohodnúť pred odchodom
• Byť tímovým hráčom a byť flexibilný, pretože účastníci môžu pridať alebo opraviť čokoľvek, s čím nesúhlasia

• Pracujte s cieľom distribuovať kópie zápisnice zo schôdze do 24 hodín od stretnutia