10 návykov úspešných projektových manažérov

Prečo niektorí projektoví manažéri prinášajú svoje projekty včas, v rozpočte a so spokojnými zákazníkmi, zatiaľ čo iní majú ťažkosti? Pozrime sa na desať zvykov, ktoré zdieľajú vysoko úspešní projektoví manažéri, aby ich zistili.

Tieto návyky sa znovu a znovu spomínajú v hodnotení výkonnosti av hodnotení projektov na konci projektu, kde klient, tím alebo sponzor ponúka projektovému manažérovi spätnú väzbu.

Nemusíte mať desať rokov skúseností, aby ste boli úspešní. Tým, že zmeníte svoje návyky a vyčistíte si svoje zručnosti, môžete drasticky zlepšiť šance, že váš projekt bude úspešný a dá vám aj menej stresujúci čas v práci.

Použitie správneho tímu

Najúčinnejší a najúspešnejší projektoví manažéri poznajú schopnosti svojich členov tímu. To znamená, že môžu prideliť správnu prácu správnym ľuďom.

Použitie nesprávneho zdroja na úlohu môže viesť k tomu, že to trvá dlhšie alebo sa robí zle. Pomáha poznať silné a slabé stránky jednotlivcov, ktorí s vami pracujú, aby ste ich mohli čo najlepšie rozdeliť do projektových úloh.

Riadenie projektových problémov

Z času na čas sa vyskytnú všetky projekty. Úspešní projektoví manažéri im to nedávajú starosti. Poznajú procesy riadenia problémov a tiež, ako najlepšie riešiť problémy, ktoré vznikajú.

Môžete to urobiť aj vy. Keď sa dozviete, ako posúdiť problém projektu, zistíte, že správa problémov sa stáva jednoduchým zvykom začleniť sa do vašej týždennej rutiny. Urobte si nejaký čas stranou, aby ste si každý týždeň prešli záznamom o problémoch, a čoskoro zistíte, že je ľahké pracovať na vrchole riadenia problémov.

Zvládanie zmien

Projekty sú určené na zmenu vecí, ale tento druh zmeny sa deje aj iným ľuďom! Je ťažšie riadiť zmenu, ktorá je priamo zameraná na projektový tím, narušuje podrobný harmonogram projektu a vytvára novú prácu a celú hromadu aktualizácií dokumentácie.

Úspešní projektoví manažéri majú proces riadenia zmien, ktorý nasledujú. Podľa definovaných krokov je jednoduchšie premeniť akúkoľvek činnosť na zvyk, pretože je štruktúrovaná a opakovaná.

Proces riadenia zmien vyzerá takto:

• Dostávať informácie o zmene.
• Posúdiť zmenu.
• Uveďte, koľko práce by bolo vykonanie zmeny.
• Pripravte odporúčanie, či stojí za to pokračovať.

Akonáhle ste pripravili odporúčanie, požiadajte svojho sponzora, aby prijal rozhodnutie o tom, či by ste mali zmenu zahrnúť alebo nie. Môžete schváliť niektoré malé zmeny sami, pokiaľ sú v rámci vašich právomocí a úrovne oprávnení. Úspešní projektoví manažéri vedia, že zvládnutie zmien je súčasťou práce a majú plán, ako sa s nimi vysporiadať, keď nastanú.

Riadenie nákladov projektu

Je vysoko pravdepodobné, že váš projekt bude mať za následok náklady, aj keď nemáte úplnú kontrolu nad reťazcami peňaženky. Byť schopný riadiť finančné prvky vo vašej kontrole musí byť zvyk. Ak k nemu nepristupujete pravidelne a rutinne, zistíte, že práca sa stáva tak obrovskou, že sa nedá robiť dobre.

Fantastickí projektoví manažéri zostávajú na vrchole výdavkov s registračnými systémami, ktoré pracujú pre faktúry, kotácie a odhady. Dostaňte sa do zvyku používať svoj softvér na tvorbu rozpočtu (aj keď je to len tabuľka).

Nemôžete spravovať svoje náklady na projekt, kým nebudete mať plán toho, čo chcete minúť. Prečítajte si o tom, ako vytvoriť rozpočet projektu, aby ste mohli začať.

teambuilding

Projektový tím nemusí pracovať priamo pre vás. Prečo je teda teambuilding súčasťou zvykov úspešných projektových manažérov? Je to preto, lebo potrebujete, aby váš tím spolupracoval efektívne a potrebujete, aby sa jednotlivci zapojili do projektu, aby sa rýchlo dostali do bodu, v ktorý si navzájom dôverujú. Dostanete to cez budovanie tímu. Dajte si pozor na situácie, keď sa váš tím rozpadá. Najmä šikanovanie je neprijateľné.

Porozumenie procesom

Šiestym zvykom vysoko úspešných projektových manažérov je, že chápu procesy, ktoré existujú v ich sfére kontroly. To znamená, že vedia, aké pracovné postupy je potrebné dodržiavať. Nestrácajú čas snahou zistiť, ako písať obchodný prípad, pretože vedia, že na to existuje postup a môžu postupovať podľa krokov.

Najúspešnejší projektoví manažéri nie sú otrokmi na spracovanie. Vedia, kedy je správne postupovať. Vedia, kedy je lepšie ju mierne vylepšiť, aby boli úlohy ľahšie pre každého. Príkladom by bolo odstrániť byrokraciu z malého projektu prispôsobením procesov.

Aktualizácia harmonogramu

Harmonogramy projektov by nemali byť ponechané na náhodu. Najúspešnejší projektoví manažéri si zvyknú pravidelne kontrolovať ich plány na presnosť a aktualizovať ich.

Existuje veľa spôsobov, ako sledovať pokrok projektu. Najdôležitejšie je, že to robíte. Ak sa snažíte, aby ste si tento zvyk zvykli, potom si objednajte krátke stretnutie vo svojom denníku so sebou a so svojím rozvrhom raz týždenne. Používajte každý týždeň rovnaký čas a skontrolujte, kde sa nachádzate a kde potrebujete byť. Vykonajte potrebné zmeny, povedzte tímu a pokračujte v projekte.

Ak zmeny plánu majú vplyv na dátum ukončenia projektu alebo na dátum doručenia pre hlavné míľniky, potom sa poraďte so svojím sponzorom. Nemali by ste zmeniť základy svojho plánu, bez toho, aby ste prešli formálnym schvaľovacím procesom.

Riadenie rizika projektu

Vedieť, čo zahrnúť do svojho registra rizík je jedna vec, ale zvyčajne ho prehodnocovať a konať na základe rizík, ktoré sa vyskytujú, je niečo iné. Nestačí použiť začiatok vášho projektu na identifikáciu rizík a potom na ne nemyslieť. Riadenie rizík musí byť súčasťou vašich projektových návykov, pretože bez toho zistíte, že riziká sa premenia na problémy a spôsobia vám problémy.

Je to ďalšia oblasť, kde môžu pomôcť štandardné procesy a rezervácia pravidelných prevádzkových intervalov. Môžete ho zahrnúť do schôdzí vášho tímu. Urobte z neho zvyk kontrolovať svoje riziká s tímom, uzavrieť všetky, ktoré už nie sú hrozbou, a plánovať akcie pre tých, ktorých chcete zmierniť.

Čas sledovania

Projektoví manažéri vedia veľa o riadení projektového času, ale bývajú v oblasti plánovania a plánovania. Hovoríme o pravidelnom sledovaní času na dennej báze. Hovoríme o časových rozvrhoch.

Projektové tímy často nemajú záujem používať časové rozvrhy, ak tak neurobili predtým. Mnoho softvérových nástrojov na riadenie projektov má čas sledovania produktu. To môže uľahčiť zavedenie prepnutia na sledovanie času ako tím.

Či už sledujete čas svojho tímu (čo sa odporúča), je dôležité, aby ste vedeli, kde ide o vlastný čas. Mali by ste si zvykom zaznamenávať, ako trávite svoj čas. Pomôže vám pochopiť, či trávite čas projektovými úlohami s najvyššou prioritou. Možno si myslíte, že ste, ale ste? Časové rozvrhy alebo časové záznamy nejakého formulára pomôžu, aj keď je to len hodinový zápis do poznámkového bloku.

Doručovanie obchodných zmien

Nakoniec, zvykom, ktorý robí projektových manažérov najúspešnejšími, je ich schopnosť priradiť projektové výstupy k obchodným výsledkom. Ak používatelia nepoužívajú váš produkt alebo softvér rýchlo zastará alebo zákazníci nie sú tak prekvapení, ako ste, potom je váš projekt stratou času.

Najúspešnejšie projektové tímy sa postarajú o to, aby vedeli, aké podnikateľské výsledky chcú. Vytvárajú riešenie, ktoré zaisťuje, že podnikanie sa zmení trvalo udržateľným spôsobom. To, čo dodávajú, keď je koniec projektu plne využitý a úplne prijatý zákazníkom. Je to úspech, pretože bol postavený tak, aby bol od začiatku úspešný.

Pochopenie obchodných cieľov je kľúčovým kritériom pre každého projektového manažéra, ktorý chce ovplyvniť zákazníkov a zainteresované strany. Ak môžete preukázať, že ste dodali niečo hodnotné, potom je ľahké demonštrovať vplyv a hodnotu, ktorú spoločnosti prinášate.

Urobte z neho zvyk pýtať sa na vaše zainteresované strany, akú obchodnú hodnotu očakávajú a ako chcú používať čokoľvek, čo pre nich váš projekt prináša. Porozprávajte sa s nimi o tom, ako definujú úspech. Na začiatku každého projektu ho môžete vytvoriť v opakovateľnom procese.