Ako organizovať všetky ruky stretnutie pre svojich zamestnancov

Má vaša spoločnosť stretnutia? Ak nie, možno budete chcieť premýšľať o organizovaní takéhoto stretnutia. Samozrejme, nikdy by ste nemali mať schôdzku len preto, že chcete mať položku odškrtnutú zo zoznamu úloh, takže tu je dôvod, prečo a ako usporiadať schôdzku typu all-hands.

Prečo by ste mali chcieť držať stretnutie všetkých rúk?

Niekedy je potrebné získať informácie pre celý personál, a všetci-hands stretnutie je vynikajúca príležitosť urobiť. Áno, informácie môžete odoslať e-mailom, ale v závislosti od informácií môžete zistiť, že doručenie osobne je efektívnejším spôsobom komunikácie.

Okrem toho, v závislosti od toho, aká veľká a rozložená je vaša spoločnosť, je stretnutie „all-hands“ dobrou príležitosťou na budovanie tímov a umožnenie zamestnancom vzájomného prepojenia. a umožniť zamestnancom vzájomné prepojenie. Ak má vaša firma niekoľko lokalít, zamestnanec na stránke A môže mať problém, že niekto na mieste B môže vyriešiť problém, ale ak nevedia, že osoba existuje, nebudú žiadať o pomoc.

Nakoniec, stretnutie so všetkými rukami umožňuje vašim zamestnancom klásť otázky v prítomnosti svojich kolegov. To uvoľní váš čas, pretože môžete zdieľať vhodnú odpoveď raz, skôr než opakovať to znova a znova pre rôznych zamestnancov.

Aké problémy sú najlepšie pokryté stretnutím All Hands?

Tieto typy otázok sa vo všeobecnosti lepšie komunikujú, keď sa poskytujú skôr na schôdzach ako všetci, a nie prostredníctvom e-mailu alebo požiadajú miestnych manažérov, aby informovali svojich zamestnancov.

• Predstavujeme nových vedúcich pracovníkov. Ak máte nového prezidenta alebo generálneho riaditeľa, chcete, aby sa predstavila celému personálu. Je to veľký rozdiel v tom, že ľudia poznajú tvár názvu a zmien politiky.
• Nové ciele spoločnosti. Keď váš senior tím chce zdieľať firemné ciele so zamestnancami, každý v tej istej miestnosti je skvelý nápad. Umožňuje ľuďom klásť otázky, takže rozumejú logike a odôvodneniu cieľov.
• Keď nastane významná zmena. Môže to byť nová akvizícia spoločnosti, odpredaj, reorganizácia alebo čokoľvek, čo sa dotýka všetkých oblastí spoločnosti. Opäť platí, že cieľom je otvorená a čestná komunikácia.

Samozrejme, nie sú to jediné dôvody, prečo by sme chceli zvolať schôdzu všetkých rúk, ale ubezpečiť sa, že stretnutie všetkých rúk je najlepším spôsobom, ako poskytnúť informácie skôr, ako sa vydáte na problém zorganizovať stretnutie všetkých rúk.

Ako organizovať All-Hands Meeting

Prvý krok, ako je uvedené vyššie, má užitočný účel pre schôdzu všetkých rúk. Akonáhle budete mať účel, môžete naplánovať a uskutočniť schôdzu.

Po prvé, premýšľajte prostredníctvom logistiky. Možno zistíte, že je zábavné vybrať si a pozvať reproduktory, pripraviť dokumenty a naplánovať sieťový čas, ale ak sa vám nepodarí na strane logistiky, stretnutie s vašimi rukami nebude fungovať. Musíte sa zaoberať týmito otázkami pre úspešné stretnutie všetkých rúk.

• Lokalita. Ak je vaša firma malá a môžete sa zmestiť okolo konferenčného stola, tento problém sa vyrieši. Ak je vaša spoločnosť veľká - aj keď všetci pracujete v tej istej budove, pravdepodobne budete potrebovať prenajať si na stretnutie auditorium alebo konferenčné centrum. Uistite sa, že máte sedenie pre každého.
• Cestovanie. Budú ľudia musieť cestovať na dlhé vzdialenosti, aby prišli na vaše stretnutie? Ak sa ľudia potrebujú riadiť z diaľky, uistite sa, že začnete stretnutie neskoro, že vaši zamestnanci nemusia opustiť domov o 4:00 ráno, aby sa dostali na stretnutie. Pamätajte si, že opustenie domova je pre mnohých ťažké.

• Praktickosť. Najlepšie stretnutie môže byť najlepším spôsobom, ako predstaviť nového generálneho riaditeľa. Ak sa však jedná o lietanie ľudí z viacerých miest a ich umiestnenie v hoteloch, zatiaľ čo vaše kancelárie v týchto lokalitách sa na niekoľko dní vypnú, pravdepodobne to nie je najlepší nápad. Namiesto toho uvažujte o videokonferenciách. Nedovoľte, aby ľudia sledovali videokonferenciu zo svojich stolov, ale požiadali ich, aby sa spojili podľa miesta, kde sa bude môcť stretnúť pri budovaní tímu.

• Food. Ak je to krátke jednohodinové stretnutie predstavujúce generálneho riaditeľa, budete potrebovať miesto. Ak je to celodenná konferencia, na ktorej sa zúčastňujú viacerí rečníci a workshopy, budete musieť zabezpečiť jedlo na obed a prestávky.

Kto sa musí zúčastniť stretnutia na všetkých rukách?

S týmito logistickými triedeniami je potrebné len usporiadať reproduktory. Budete chcieť mať zmeny v spoločnosti zavedené generálnym riaditeľom / vlastníkom / prezidentom. Vedúci oddelení môžu vysvetliť otázky, ktoré sú relevantné pre ich oddelenia, ale vysvetlenia o iniciatívach v rámci celej spoločnosti musia prísť zhora.

Prirodzene, zmena politiky ľudských zdrojov môže pochádzať od vedúceho oddelenia ľudských zdrojov a posun v marketingu môže pochádzať od výkonného riaditeľa pre marketing, ale celkový plán vrátane cieľov, stratégie a vízie musí prísť zhora.

Uistite sa, že sú zahrnutí všetci zamestnanci - alebo sa nejedná o stretnutie všetkých rúk. Ak sú informácie relevantné len pre manažérov, prečo by ste na stretnutie priviedli jednotlivých prispievateľov? Ak sa zmeny týkajú len IT, prečo je účtovníctvo čas zúčastniť sa tohto stretnutia?

Čo sa musí stať na stretnutí All-Hands?

Všetky informácie, ktoré poskytnete na schôdzke typu all-hands, musia byť relevantné, včasné, kritické a (snáď) zaujímavé. Je zrejmé, že zavedenie toho, ako vaša spoločnosť bude spĺňať nové vládne nariadenia, je nepravdepodobné, že povedie k fandeniu davu. Ale pamätajte, že je pravdepodobnejšie, že zapojíte ľudí, ak prezentujete informácie zaujímavým spôsobom.

Okrem reproduktorov a workshopov (v prípade potreby) sa uistite, že máte dostatok času na vytváranie sietí. Sieť je často považovaná za niečo, čo robíte, aby ste našli nové pracovné miesta, ale môžete použiť aj internú sieť. Chcete, aby sa vaši zamestnanci poznali. Uveďte menovky (ak všeobecne nenosíte odznaky), ktoré zobrazujú mená a názvy a umiestnenia.

Celkovým cieľom stretnutia „all-hands“ je spojiť zamestnancov spoločnosti. Chcete, aby ľudia opustili pocit, že stretnutie stojí za ich čas. Ak nemôžete získať zmysluplný pocit, preskočte schôdzku all-hands a namiesto toho pošlite e-mail s informáciami.