Dajte svojmu šéfovi istotu s plánom riadenia rizík

Najlepší projektoví manažéri majú plnú dôveru svojho líniového manažéra a sponzora projektu. Vedúci pracovníci za svojimi projektmi im veria, keď hovoria, že potrebujú ďalšie finančné prostriedky, viac zdrojov alebo pomoc pri riešení problému.

Keď pracujete v rizikových situáciách, potrebujete správnu súpravu. Rovnako ako turista s batohom lana a mačiek, budete potrebovať aj nástroje na riešenie projektového rizika.

Dôveru manažéra vo vašom projekte môžete zvýšiť pomocou plánu riadenia rizík. Jednoduchý 5-krokový proces môže veľmi transformovať, ako váš šéf vidí váš projekt (a vy).

Čo je riadenie rizík v projektovom manažmente?

Riadenie rizík v projektovom manažmente je proces identifikácie, hodnotenia a reakcie na riziká projektu.

Riziká projektu sú veci, ktoré môžu ovplyvniť projekt (pozitívne alebo negatívne, ale vo všeobecnosti ľudia interpretujú riziko ako udalosti, ktoré by mali negatívny vplyv na projekt).

Či už je váš projekt veľký alebo malý, bude mať s ním spojené riziká. To by mohlo byť čokoľvek z rizika, že vaša školská prehliadka pretečie na riziko zvýšenia ceny na kritickú súčasť vašej novej obvodovej dosky.

Riziko projektu, ak nie je riadené správne, môže sťažiť úspešné dodanie projektu. Nekontrolované riziká môžu pridať čas do vášho plánu, pracovať pre váš čas a peniaze na váš rozpočet. Manažéri sú nervózni z tohto druhu vecí. Tomuto sa možno vyhnúť pomocou plánu riadenia rizík.

Plánovanie riadenia rizík

Plán riadenia rizík je skvelý spôsob, ako zvýšiť vašu dôveru v schopnosť vášho projektového tímu poskytovať - ​​a to sa premietne aj do zvýšenia dôvery vášho manažéra. Chcete, aby verili, že to dokážete, a chcete, aby si boli vedomí toho, čo vám môže zabrániť v úspešnom odovzdaní projektu. Plán riadenia rizík je na to dokonalý nástroj.

A hádaj čo? Je to naozaj ľahké začať.

Riadenie rizika projektu je jednoduchý 5-krokový proces. Nechcem, aby to bolo komplikovanejšie, než je potrebné. To je niečo, čo môžete začať dnes, pripravte sa na to diskutovať na ďalšom stretnutí a nechať ho skončiť, ako niekto napíše minúty.

5-krokový proces riadenia rizík

Rovnako ako u mnohých častí projektového riadenia, aj riadenie rizík je proces. 5 krokov je:

1. začať
2. identifikovať
3. posúdiť
4. Odpovede plánu
5. realizovať

Ak vám tieto termíny pre vás neznamenajú veľa času, prosím, držte sa ich - všetko to objasním.

Krok 1: Iniciujte

Po prvé, chcete nastaviť kontext pre riadenie rizík vo vašom prostredí riadenia projektov.

Pravdepodobne tu nie je veľa práce, pretože niekto vo vašej spoločnosti už pripravil politiku podnikového rizika a všetko, čo musíte urobiť, je sledovať ju. To vysvetlí prístup spoločnosti k riziku a môže dokonca poveriť šablóny, ktoré potrebujete. Šablóny vám vždy ušetria prácu, takže sa pozrite aj na tých!

Aj keď nemáte politiku podnikového rizika, niekto iný, kto spravuje projekty vedľa vás, môže mať plán riadenia rizík projektu, ktorý môžete kopírovať. Prečo znovu objaviť koleso? Opätovné použitie dokumentov je potrebné, ak chcete ušetriť čas a urobiť viac.

Použite to, čo ste zistili, aby ste vytvorili plán riadenia rizík pre váš projekt. To je súčasťou vášho celkového plánu riadenia projektu a hovorí o tom, ako budete pristupovať k riadeniu rizika vo vašom projekte.

Ak neviete, čo do nej vložiť, čítajte ďalej! Ďalšie kroky vám poskytnú lepšiu predstavu o tom, o čom hovoriť vo vašom pláne riadenia rizík.

Tým sa zvyšuje dôvera: Ukážte svojmu manažérovi, že máte prístup k riešeniu neistoty vo vašom projekte a že aktívne riadite riziko.

Krok 2: Identifikujte

Akonáhle máte prístup načrtnutý, môžete na ňom začať pracovať.

Teraz identifikujete riziká, ktoré ovplyvnia váš projekt. Toto je len momentka v čase a váš register rizík je niečo, čo sa budete chcieť znova a znova vracať, aby sa zaistilo, že sa tam dá aj niečo nové.

Riziká môžete identifikovať pomocou kontrolného zoznamu bežných rizík, rozhovorov so zainteresovanými stranami na projekte (najmä ťažké zainteresované strany, keďže vo všeobecnosti majú veľa čo povedať o tom, čo by sa mohlo pokaziť), brainstormingových stretnutiach a používaní zdravého rozumu.

Hľadáte veci, ktoré by mohli spôsobiť problémy, ak by sa niekedy stali. (Nezabúdajte, že sa ešte nestalo. Problémy s projektom sú veci, ktoré sa už stali.)

Ak to robíte, mali by ste určite zahrnúť aj iných ľudí. Sám nebudete mať celý obrázok a skončíte s chýbajúcimi vecami.

Riziká môžu a mali by byť identifikované kýmkoľvek. Vašou úlohou ako projektového manažéra je povzbudiť svojich kolegov, aby s vami zvyšovali riziká, aby ste ako tím mohli s nimi niečo urobiť.

Všetky identifikované riziká by sa mali zaznamenať do registra rizík. Ak máte koordinátora projektu v tíme alebo osobu podporujúcu projekt, môžu to urobiť. V opačnom prípade je to súčasť administratívnych úloh, ktoré máte urobiť.

Tým sa zvyšuje dôvera: Preukazovanie, že ste si vedomí kľúčových rizík, ktoré by mohli ovplyvniť váš projekt a že máte k dispozícii prostriedky na neustále poznanie nových rizík.

Krok 3: Vyhodnoťte

Riziká sa potom posudzujú z hľadiska pravdepodobnosti a vplyvu. Tento podrobný článok o tom, ako posúdiť riziko projektu, vás za to pokrýva. Dajte mu dobré čítanie, ak nie ste oboznámení s procesom.

Ako ďalšie opatrenie, môžete tiež posúdiť blízkosť, čo znamená, ako blízko v čase je riziko, že sa pravdepodobne stane. Riziko s vysokou blízkosťou by sa mohlo čoskoro uskutočniť. Riziko s nízkou blízkosťou môže nastať v určitom bode vzdialenej budúcnosti. To vám môže poskytnúť ďalší faktor pre uprednostňovanie vášho času a energie, pokiaľ ide o riešenie rizík.

Tým sa zvyšuje dôvera: Zabezpečenie vášho manažéra a každého v tíme má jasnú predstavu o tom, čo by sa stalo, ak by sa niektoré z týchto rizík skutočne naplnilo.

Krok 4: Plánujte odpovede

Teraz sa dostávame k mäsitej časti vášho plánu riadenia rizík. V tomto kroku zistíte, ako riadiť riziko identifikáciou vhodnej reakcie.

Robíme to preto, lebo až doteraz máte zoznam toho, čo by sa mohlo stať, keby ste v budúcnosti odhodili váš projekt z kurzu a aký veľký problém by bol. Čo váš manažér bude chcieť vedieť ďalej: Čo s tým budete robiť?

Vo všeobecnosti existujú 4 veci, ktoré môžete urobiť na riešenie a riadenie rizika projektu. Oni sú:

• vyhnúť sa
• prevod
• Zmiernenie (t.j. redukcia)
• Súhlasiť.

Tieto sú podrobne uvedené v tomto hlbokom ponorení do stratégií reakcie na riziká pre negatívne riziko.

Niektoré z vašich rizík môžu mať pozitívny výsledok. Napríklad: Existuje riziko, že predáte toľko svojho nového produktu, že narazíte na telefónne linky. To by bol pekný problém, ale je to stále riziko, na ktoré by sme mali plánovať.

Existuje niekoľko spôsobov, ako sa môžete pripraviť na pozitívne riziko, ku ktorému dochádza:

• ťažiť
• zdieľam
• zvýšiť
• Súhlasiť.

Tieto sa podrobnejšie diskutujú o stratégiách reakcie na riziko pre pozitívne riziko.

Budete musieť zistiť, ktorá stratégia odozvy je najlepšia pre každé riziko vo vašom registri. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že riziko zrútenia strechy je niečo, čo jednoducho prijmete, pretože sa to pravdepodobne nestane. Riziko, že otrava jedlom si zoberie polovicu pracovnej sily, je však niečo, čo aktívne zmierňujete tým, že preškolíte všetkých svojich stravovacích pracovníkov. Ak sa to stalo predtým a je v skutočnosti dosť pravdepodobné, ak s tým niečo neurobíte, budete chcieť toto riziko zmierniť.

Akonáhle je odpoveď identifikovaná a odsúhlasená, vlastníci rizika môžu byť vymenovaní na vykonanie akčného plánu riadenia rizík. Inými slovami, potrebujete niekoho, kto bude zodpovedný za to, že budete vidieť úlohy, s ktorými súhlasíte.

Tým sa zvyšuje dôvera: Ukážte svojmu manažérovi, že ste zvážili, čo máte robiť s vecami, ktoré môžu spôsobiť problémy pre váš projekt a že plánujete zaviesť plány na zníženie neistoty a rizika projektu.

Krok 5: Implementácia

Váš plán riadenia rizík by mal teraz zahŕňať, kto bude zodpovedný za vykonávanie činností na zmiernenie rizika pre každé riziko. Teraz by mali vykonávať tieto úlohy, aby ste aktívne riadili otvorené riziká.

Tým sa zvyšuje dôvera: Preukazujúc, že ​​vy a váš projektový tím môžete nadviazať na to, čo ste povedali. Podaním správ o tom, čo ste dosiahli, a rizikám, ktoré ste zmiernili, ukazuje váš manažérsky tím, že ste s realizáciou projektu, ktorý je potrebný na zvládnutie problémov v budúcnosti, seriózny.

Akonáhle riziko prešlo - keď už nie je relevantné, pretože sa to stalo alebo sa už nemôže stať - môžete ho uzavrieť z registra rizík.

Zavedenie tohto plánu riadenia rizík projektu vás môže odlíšiť od ostatných manažérov. Váš vlastný šéf bude mať dôkaz, že môžete premýšľať strategicky a tvorivo o tom, čo by mohlo spôsobiť, že sa váš projekt stratí a čo je najdôležitejšie - niečo s tým urobiť. Budete osobou, ktorá bude aktívne riešiť problémy skôr, ako sa stanú, zametaním zátarasov a prípravou na čokoľvek!

Byť vnímaný ako dobrý pri riadení projektového rizika je spôsob, ako sa správať ako bezpečný pár alebo ruky manažmentu. Na úspešné zvládnutie projektového rizika nepotrebujete veľa skúseností ani certifikátov (hoci existujú formálne kvalifikácie v oblasti riadenia rizík). Tento jednoduchý 5-krokový proces bude čoskoro znamenať, že riadenie rizík projektu je zakotvené vo vašich projektových plánoch.