Výhody a nevýhody výkazov v reklame

Mnohé odvetvia sa spoliehajú na časové rozvrhy na monitorovanie produktivity zamestnancov a výpočet zárobkov a dávok. Niektorí používajú systém „stopping in“ s oficiálnymi timecards a iní sa spoliehajú na systém riadenia času, ktorý zaznamenáva zložité detaily o spôsobe, akým bol každý deň strávený čas. Ten druhý je používaný reklamnými, marketingovými a dizajnérskymi agentúrami po celom svete.

Zadávanie údajov o týchto časových rozvrhoch, spravidla zamestnancami tvorivého oddelenia, zaznamenáva hodiny, ktoré boli vynaložené na každú časť projektu. To neznamená len vytvorenie kampane, ale aj úvodnú briefing, prezentáciu klienta, a dokonca aj čas strávený v natáčacích a produkčných štúdiách. Agentúra môže účinne zvládnuť pracovné zaťaženie, usporiadanie fakturácie klienta a spôsob, akým je čas rozdelený medzi tímy, len ak získa jasnú predstavu o spôsobe, akým bol čas strávený.

Časový rozvrh v skratke

V prvých dňoch reklamy, ako toľko úloh tej doby, bol čas zaznamenaný ručne na papier s perami a ceruzkami (a veľa vymazávania). V týchto dňoch sa čas zapíše do počítača alebo tabletu pomocou sofistikovaného softvéru, ktorý dokáže vytiahnuť správy všetkých odrôd. Väčšina obchodov má veľmi podobnú šablónu, ktorá obsahuje:

• Číslo úlohy
• Klient
• Úloha po ruke
• Všetci pridelení zamestnanci
• Dátum a počet odpracovaných hodín
• Cena za hodinu
• nadčas

Pri spustení projektu pre klienta otvorí správca účtu alebo správca prevádzky číslo úlohy a začne sledovať hodiny. Zvyčajne sa zhodujú s návrhom alebo ponukou poskytnutou klientovi a budú rozdelené do hodín strávených predovšetkým vo výskume, plánovaní a stratégii, kreatívnom rozvoji, výrobe a administrácii projektov.

Ak všetko pôjde do plánu, skutočné hodiny strávené na projekte budú dobre korelovať s odhadom, ale zvyčajne to tak nie je. Kreatívny rozvoj často zaberá viac času ako ktorákoľvek iná časť procesu, v dôsledku zmeny smeru, spätnej väzby od klienta alebo neschopnosti prasknúť krátky. To sa môže stať bodom sporu s klientom, pretože nechcú tráviť veľa peňazí navyše na kreatívny čas, pretože kreatívne oddelenie má problémy s identifikáciou riešenia.

Časový rozvrh však musí byť správne vyplnený, aby bolo možné sledovať tento čas a ukázať klientovi, ako boli peniaze vynaložené a ako agentúra fungovala. Je to dobrý spôsob, ako zistiť, či sú niektoré projekty príliš náročné na pracovnú silu, aby sa dosiahol zisk, alebo ak sú iní takí lukratívni, že si zaslúžia investície do tohto klienta na ďalšiu prácu. A v skratke, to je úloha časového rozvrhu.

Pros

Tu je dôvod, prečo sú pracovné listy životnou kľúčom každej agentúry:

• peniaze: Časové rozvrhy zobrazujú agentúru (dokonca aj interne), koľko hodín bolo zaznamenaných pre každú časť každej kampane. Potom je ľahké zistiť, či stojí za to klientova záloha, alebo či je čas, aby sa klient umiestnil na základe projektu. S internou agentúrou nemusí tento čas priamo viesť k fakturáciám, ale ukazuje, ako efektívne využívajú čas kreatívneho oddelenia. Ak sa zistí, trávia 90% svojho času len jedným aspektom podniku, ktorý môže vytvoriť nejaké červené vlajky.

• transparentnosť: Ak sú časové rozvrhy vykonávané správne, je ľahké zistiť, kde veci fungujú hladko, a kde sa vplývajú úzke miesta alebo neefektívnosť. Prečo je jeden copywriter, ktorý strávi polovicu času na jednom klientovi ako iný? A ak je potrebných viac kreatív, rýchly pohľad na časový rozvrh uvidí, či je oddelenie prepracované.
• Záväzok a zodpovednosť: Väčšina klientov očakáva určitý čas strávený na projekte. Ak neveria, že do práce bolo vložené správne množstvo úsilia, časové rozvrhy môžu poskytnúť údaje, ktoré sa majú povedať inak. Je to tiež spôsob, ako ukázať niektorým klientom, koľko hodnoty dostávajú od agentúry.

• analýza: Výkonnosť v minulosti je často dobrým ukazovateľom budúcnosti. Ak je klient sania život z agentúry a robiť to peklo na všetkých, dáta z výkazov môže ukázať, či to stojí za to, že klient okolo, alebo ak je čas nechať ich ísť. Na druhej strane rovnice môže ukázať agentúre ziskovosť niektorých klientov, ktorí vyžadujú minimálnu tvorivú prácu a úsilie, ale maximálnu návratnosť investície.

Zápory

Čo je to za problém so všetkými tými plusmi? Nuž, je tu dôvod, prečo sú časové rozvrhy všeobecne nenávidené takmer každým, okrem počtu križiakov agentúry:

• čas: Mnohí ľudia v agentúrach, najmä v kreatívnych oddeleniach, nechcú venovať svoj čas administrácii. Ako kreatívny, môže byť škodlivé prelomiť sa od skvelého kreatívneho brainstormingu, ktorý sa má vyplniť v hodinách. Mnohí správcovia účtov majú rovnaké problémy. Je to irónia, ale čas na časové rozvrhy je zriedka pridelený.
• chyby: To ide priamo do prvého bodu. Mnohé kreatívy ponechajú časové rozvrhy až do poslednej minúty pred koncom fakturačného prehľadu. A to znamená, že presnosť časového rozvrhu sa pohybuje od dosť dobrého k otrasnému. Je ťažké si spomenúť, koľko minút ste strávili na jednom pracovisku pred dvoma týždňami, takže je to často hádanka. Ak sú rozvrhy všetky uhádnuté, je to takmer k ničomu.

• Slabé zameranie: Čas nie je veľkým ukazovateľom vynikajúcej reklamy. Jeden obchod mohol stráviť 40 hodín a neprodukovať nič; iný mohol pracovať 10 a produkovať majstrovské dielo. Časové rozvrhy nezaznamenávajú kvalitu myslenia; len čas strávený na tom.

Budúcnosť

Časové rozvrhy sú tu, aby zostali, a musia byť vykonané ručne. Automatické sledovanie času nefunguje, pretože vyžaduje manuálne spustenie a zastavenie. Ak zabudnete spustiť hodiny, stratíte hodiny. Zabudnite na zastavenie a niektorým zlým klientom sa účtujú hodiny práce, ktoré boli vynaložené na iný projekt. To by zase mohlo viesť k problémom (a dokonca aj súdnym sporom) s nadmerným plnením a stratou hodnotného klienta.

Jediný spôsob, ako zaručiť dobré sledovanie času, je trvať na tom, aby všetci v agentúre aktualizovali pracovné listy aspoň dvakrát denne, raz pred obedom a potom ešte pred odchodom domov. Ak sa tak stane, časové rozvrhy budú presné a užitočné. A ak sa to neurobí, agentúry by mali byť kreatívne s motiváciou. Nájdite spôsob, ako stimulovať proces sledovania času.

Dajte zamestnancom, ktorí dôkladne zaznamenávajú svoj čas, týždenný bonus alebo niekoľko hodín voľna v piatok. Môže sa to zdať ako plytvanie časom a peniazmi, ale presné časové rozvrhy môžu byť pre agentúru oveľa viac ako niekoľko stoviek dolárov každý týždeň.