Výhody a nevýhody 3 projektových organizačných štruktúr

Spôsob, akým je vaša organizácia štruktúrovaná, ovplyvňuje spôsob riadenia a riadenia projektov. To môže tiež ovplyvniť, koľko autorít a dosah musíte urobiť svoju prácu ako projektový manažér.

Existujú tri spoločné organizačné štruktúry a projektoví manažéri pracujú vo všetkých z nich: funkčné, projektové a maticové. Poďme sa pozrieť na výhody a nevýhody každého tak, aby ste vedeli, čo ste proti, keď sa pripojíte k novej štruktúre.

Funkčná organizačná štruktúra

Vo funkčnej organizačnej štruktúre pracuje projektový manažér a všetky zdroje v tej istej divízii spoločnosti, ako je oddelenie predaja a marketingu. Funkčný manažér má vo všeobecnosti viac právomocí ako projektový manažér.

výhody

Funkčná štruktúra vám dáva najmenšiu silu ako projektový manažér, ale ponúka množstvo ďalších výhod:

• Funguje to dobre pre malé tímy a malé projekty, pretože funkcia má plnú kontrolu nad členmi tímu a ďalšími potrebnými zdrojmi.
• Môžete ľahko pristupovať k odborníkom, ktoré potrebujete, pretože sú v rovnakej funkčnej oblasti.
• Je rýchle, aby sme všetci spoločne vyriešili problémy súvisiace s projektom.
• Môžete obmedziť komunikačné nástroje projektu, ktoré potrebujete použiť, pretože tím je relatívne malý a jednoduchý.
• Často získavate nadšených členov tímu, ktorí chcú pracovať na projekte, pretože im poskytuje pracovné príležitosti. Projektová práca môže byť skvelým spôsobom, ako motivovať váš tím.

• Ak odovzdávate projekt funkčnému tímu, bude to funkčný tím, v ktorom pracujete.

nevýhody

Aj keď táto štruktúra má veľa výhod, zvážte aj niektoré nevýhody:

• Práca prebieha v silo, čo môže znamenať, že nemáte prístup k ľuďom mimo vašej funkčnej divízie.
• Ľudia v projektovom tíme môžu byť lojálnejší k svojmu oddeleniu alebo vedúcemu tímu, než k ich práci na projekte, čo môže viesť ku konfliktom.
• Veľký projekt môže skončiť s funkčným projektovým manažérom pre každú funkciu. Môže to viesť k tomu, že práca bude prasknúť v prípade, že všetci projektoví manažéri nebudú pracovať harmonicky.
• Funkčná práca môže byť izolovaná v tom, že nemáte možnosť širokej siete so spoločnosťou. Udržanie strategického zamerania môže byť ťažšie.

Organizačná štruktúra projektu

Špecializované tímy sú zostavené tak, aby pracovali na projektoch v organizačnej štruktúre projektu. Projektový manažér má pravdepodobne zodpovednosť za riadenie linky za členov projektového tímu. Príklady by zahŕňali veľké stavebné budovy, ale aj podnikové iniciatívy, ktoré si vyžadujú špecializovaný tím. Projektový manažér má najvyššiu autoritu, podávanie správ sponzorovi projektu a projektovej rade. Jednotlivci na tímovej práci priamo pre projektového manažéra.

výhody

Zrejmou výhodou štruktúry projektu je, že máte nad tímom väčšiu kontrolu, ale existujú aj iné výhody.

• Tímy môžu mať silný pocit identity. Je to najjednoduchšia štruktúra, v rámci ktorej sa vytvára silná tímová kultúra.
• Celý tím je zameraný na ciele tímu, takže konflikt lojality existuje s dennou prácou pre ľudí pracujúcich na projekte. Ich dennou prácou je projekt.
• Zdroje sú venované projektu, takže je oveľa jednoduchšie naplánovať prácu. Budete vedieť, kedy sú členovia tímu k dispozícii, a neexistuje žiadne riziko, že budú v krátkom čase stiahnutí na prácu, ktorá je bežná pre iného manažéra.

• Projekty prebiehajúce v tejto štruktúre sú skvelým prostredím na zlepšenie zručností v oblasti riadenia projektov, ako aj technických technických zručností.

nevýhody

S projektovou štruktúrou je najľahšie pracovať, ale stále má určité nevýhody.

• Mať tím venovaný jednému projektu je drahý záväzok. Má tendenciu byť len na veľkých projektoch.
• Ak odstránite ľudí z ich funkčných pracovných miest, môže byť pre nich ťažké vrátiť sa, najmä ak je projekt dlhý. Projektová práca sa rozprestiera a návrat k tomu, čo ste robili predtým po období práce v multidisciplinárnom prostredí na novom, náročnom projekte, nie je pre mnohých ľudí príťažlivou perspektívou. Riadenie prechodu tímu pri ukončení projektu sa stáva ešte dôležitejším.

• Niekedy uzavretie projektu môže znamenať stratu práce, ak sa podnik presunul ďalej a pre vás nie je k dispozícii iná úloha.
• Oddelené tímy svojou povahou nasávajú zdroje na prácu na jednej veci. Môžu obmedziť počet projektov, ktoré spoločnosť môže robiť kedykoľvek, najmä ak si rôzne projekty vyžadujú rovnaké zručnosti.
• Projektoví manažéri v tomto type štruktúry tiež riadia svoje tímy, čo znamená tráviť čas a úsilie na ľudských zdrojoch, ktoré by ste nemuseli robiť v iných štruktúrach. Ak sa vám tento prvok práce s ľuďmi páči, tento faktor by mohol byť výhodou.

Maticová organizačná štruktúra

Tretia možnosť je štruktúra matice. Zdroje sú zdieľané v rámci bežnej práce a práce na projekte. Mohlo by to znamenať, že dvaja manažéri majú zodpovednosť za projektového manažéra alebo manažéra tímu. Štruktúra funkčného riadiaceho riadku je spravidla na mieste a projektový manažér má bodkovanú čiaru.

Táto štruktúra rozdeľuje moc a oprávnenie medzi funkčného alebo divízneho manažéra tímu a projektového manažéra. Budete musieť využiť svoje vyjednávacie schopnosti na plný výkon.

výhody

Maticové štruktúry sú veľmi bežné, pretože umožňujú manažérom flexibilne sa rozhodnúť, ako ľudia trávia svoj čas. Pravdepodobne budete pracovať v prostredí matice v určitom okamihu svojej kariéry. Výhody tejto štruktúry sú nasledovné:

• Zdroje sa využívajú efektívne a podľa potreby sa môžu pohybovať medzi projektmi.
• Môžete pracovať na mnohých rôznych veciach, niekedy paralelne - aj keď tento bod možno argumentovať aj ako nevýhodu.
• Tímy a jednotlivci môžu byť veľmi citliví. Ak príde nový projekt, ktorý musí mať prioritu, je ľahké ho otočiť a zrazu sa zamerať na niečo iné. Nemôžete to urobiť jednoducho v štruktúre projektu, ktorý trvá dlhšie, než sa rozplynie a preskupí.
• Štruktúra vyžaduje, aby každý používal rovnaký životný cyklus riadenia projektu a metodiku, takže pohyb medzi projektmi je jednoduchý. Ľudia sa môžu zapojiť do projektového tímu s relatívne malým potrebným vstupom, keď je bežná terminológia a procesy.

nevýhody

Rovnako ako u všetkých nastavení, aj toto má svoje úskalia. Napriek tomu, že ide o spoločnú štruktúru, mnohé moderné pracoviská nevyriešili problémy preťaženia. Dať jednotlivcom príliš veľa práce môže byť jednoduché, ak nemáte zavedené systémy na správu a monitorovanie celej svojej pracovnej záťaže. Ďalšie nevýhody sú nasledovné:

• Konflikt medzi projektmi je bežný, pretože môžete bojovať za rovnaké zdroje ako iný projekt.
• Druhý projekt by mohol byť ohraničený najlepšími zdrojmi - najvhodnejšími ľuďmi so správnymi zručnosťami - alebo ich riadiaci pracovník by ich nemusel sprístupniť na projektovú prácu.
• Môže sa vyskytnúť konflikt medzi bežnými úlohami a projektovou prácou pre jednotlivcov, najmä ak im obaja manažéri dávajú rôzne priority.
• Zdroje môžu mať konflikt o tom, akú cestu rozvoja budú mať pre svoju budúcu kariéru. Hoci možno viete, že chcete zostať v projektovom manažmente, môžete mať možnosť postúpiť do vyššej funkčnej úlohy alebo viac projektovo orientovanej úlohy. Ale mať veľa možností kariéry je dobrá vec, aj keď to robí pre ťažké rozhodnutia.

Organizačná štruktúra, ktorá dokonale funguje pre všetky bežné práce, nie je vždy pre projekty a musíte sa riadiť v prostredí, v ktorom pracujete. Získanie nejakej skúsenosti v každej z týchto štruktúr je dobrý nápad, aby ste ich mohli zažiť z prvej ruky. Pomôže vám rozhodnúť sa, ktoré prostredie vám najlepšie vyhovuje a ktoré vyhovuje vašim schopnostiam a preferenciám. Potom môžete urobiť informovaný výber, ak máte možnosť rozhodnúť o svojom budúcom pracovnom prostredí.

Pochopenie kladov a záporov každej organizačnej štruktúry projektu vám dáva možnosť zistiť, kde najlepšie tráviť svoj čas a vplyv, aby ste čo najviac využili svoj tím a pomohli vášmu projektu úspešne uzavrieť.