Štruktúry riadenia projektov

Viete, čo je riadenie projektu a ako to vyzerá? Alebo čo robiť, ak pracujete v prostredí, kde neexistuje? Začnime definíciou.

Riadenie projektu: definícia

„Riadenie“ v podmienkach riadenia projektov sa týka politík, procesov, noriem, postupov a usmernení, ktoré určujú, ako vaša organizácia riadi, riadi a riadi projekty.

Riadenie môže byť rozsiahle a „ťažké“ s množstvom byrokracie, čiže povrchné a „ľahké“ (v takom prípade je pravdepodobne neefektívne). Manažéri by sa mali usilovať o správnu úroveň riadenia pre svoje životné prostredie a kultúru. Kľúčovým faktorom pri zabezpečovaní ich účinnosti je zabezpečiť, aby vaše politiky riadenia boli vhodné na daný účel.

Riadenie začína na vrchole. Predstavenstvo spoločnosti by sa malo zaviazať k myšlienke dobrej správy vecí verejných a skutočnosti, že projekty by sa mali riadne riadiť v rámci stanovených usmernení. Tento prístup a štandardy, ktoré sa očakávajú, budú filtrované do projektových rád a vedúcich projektov (a programových tímov, ak existujú).

Prečo záležitosť riadenia projektu

Váš sponzor projektu a ďalší kľúčoví aktéri chcú vedieť, že rozpočet projektu trávite správnym spôsobom. Chcú vidieť, že efektívne sledujete pokrok svojho projektu a v prípade potreby sa snažíte riadiť riziko projektu.

Dôvody dobrej správy projektov však idú ďalej.

Správu požadujú klienti, najmä vo verejnom sektore. Vlády a regulačné orgány žiadajú (av niektorých prípadoch presadzujú) určité normy pre určité projekty. Správa vecí verejných nie je len vnútornou záležitosťou: mnohé spoločnosti pôsobiace na regulovaných trhoch budú musieť riadiť sa pokynmi externých právnych predpisov, ako napríklad Sarbanes-Oxley. Riadenie projektu tvorí malú časť toho, že dokážete dokázať, že vaša spoločnosť funguje efektívne av rámci stanovených smerníc a nariadení pre váš priemysel.

Riadenie projektov vám tiež pomáha:

• Zlepšite svoju návratnosť investícií a efektívne sledujte tieto investície
• Získať buy-in pre projekty
• Vyhnite sa bežným dôvodom, prečo projekty zlyhávajú
• Komunikujte efektívnejšie
• Zaviesť štandardizáciu v rámci projektov, čo uľahčí porovnanie výkonnosti
• Minimalizujte riziko
• Rozvíjať a motivovať zamestnancov v štruktúrovanom prostredí

Ako vyzerá riadenie projektu

Takže teraz vieme, čo je riadenie projektu, ako to vyzerá na projekte? Tu sú druhy aktivít, ktoré demonštrujú riadenie v prostredí projektu:

• Existuje disciplinovaný životný cyklus projektového riadenia, ktorý obsahuje definované body na schválenie. Ide o body, kde sa diskutuje o životaschopnosti projektu a rozhoduje sa, či bude pokračovať v práci alebo nie.
• Projekty majú jasný obchodný prípad a obchodné prípady majú dostatok informácií, aby umožnili riadiacim tímom robiť správne rozhodnutia.
• Tieto rozhodnutia sú primerane zdokumentované a oznámené.
• Ľudia pracujúci na projektoch majú definované úlohy a zodpovednosti.
• Existuje kultúra neustáleho vzdelávania, ktorá umožňuje projektovým tímom neustále zlepšovať a diskutovať o ponaučeniach získaných v prostredí bez viny.

• Existujú procesy a postupy, ktoré projektovým tímom umožňujú prehodnotiť svoj projekt a požiadať o nezávislú podporu v prípade potreby.
• Zainteresované strany sú zapojené a dôverujú procesu.
• Projektové tímy sa skladajú z jednotlivcov, ktorí majú skúsenosti a kvalifikáciu v príslušných úlohách.

Riadenie projektov je spojené s riadiacimi štruktúrami v organizácii celkovo. Ak si myslíte, že hlavným cieľom riadenia projektov je zabezpečiť, aby sa projekty vykonávali správnym spôsobom, môžete vidieť, ako súvisí s finančným riadením na podnikovej úrovni, s riadením podnikových rizík a ďalšími.

Riadenie projektov by malo bez problémov zapadať do vašich súčasných organizačných procesov. Inými slovami, nevytvárajte úplne nový proces finančného riadenia, keď už máte ten, ktorý funguje v iných oblastiach! Použite to, čo v súčasnosti existuje, a vylepšujte podnikové procesy tak, aby boli vhodné na použitie v prostredí projektu.

5 Oblasti zamerania pre riadenie projektov

Keď sa na to pozriete, uvedomíte si, že riadenie projektov je všadeprítomné prostredníctvom všetkých prvkov projektového riadenia. Existujú však niektoré kľúčové oblasti, v ktorých je riadenie obzvlášť dôležité.

1. Metodiky a procesy: Tieto vám pomôžu spoľahlivo a trvalo fungovať.
2. Manažment vedomostí: Toto je rozhodujúce pre získané skúsenosti a zabezpečenie toho, aby sa organizácia učila zo skúseností s projektom. Vedenie znalostí je nevyhnutné, ak chcete prestať robiť rovnaké chyby viackrát.
3. Zriadenie riadenia projektu: S rastúcou zrelosťou organizačného riadenia projektu, tak aj vaša schopnosť úspešne sa splniť.
4. Buy-in na vyššej úrovni: Záväzok k riadeniu projektov začína na vrchole. Ak máte podporu manažmentu, bude to kaskádovito klesať cez všetky úrovne podnikania a prístup k riadeniu bude udržateľnejší.

1. Podporná kultúra: Kultúra podpory, nie vina, zabezpečí, že projektoví manažéri majú správne prostredie, v ktorom sa darí. Podporná kultúra, vedená Úradom projektového riadenia alebo Projektovým riaditeľom, pomôže projektovým manažérom dosiahnuť ich ciele a ciele projektu.

Čo robiť, ak neexistuje podnikový štandard

Mnohí projektoví manažéri v menších organizáciách sa ocitajú v projektoch v prostredí, ktoré je podporné, a kde je buy-in pre koncepciu projektového riadenia, ale bez formálnych organizačných štruktúr, z ktorých by sa mohli čerpať.

V tejto situácii - a nie je to exkluzívne pre malé organizácie - budete navrhovať model riadenia projektu od nuly. Ak neexistuje prístup k riadeniu projektu, ktorý by vám umožnil odložiť poličku a prispôsobiť váš projekt, budete si musieť vytvoriť svoj vlastný.

To nie je také ťažké, ako by sa mohlo zdať!

Začnite s nastavením základov:

• Vytvorte dokument o úlohách a zodpovednosti
• Uistite sa, že máte sponzora projektu
• Uistite sa, že máte projektovú radu alebo riadiacu skupinu a organizujete pravidelné stretnutia, na ktoré sa zúčastníte a distribuujete zápisnice
• Vytvorte proces riadenia rizík
• Nastavte proces riadenia zmien
• Zostavte si body do harmonogramu projektu, kde skontrolujete životaschopnosť projektu v porovnaní s pôvodnými cieľmi obchodného prípadu (koniec každej fázy fázy je prirodzeným bodom na vykonanie týchto kontrol).

V konečnom dôsledku je zodpovednosťou sponzora projektu zabezpečiť, aby existovala primeraná správa vecí verejných, ale projektoví manažéri v tom môžu tiež zohrávať aktívnu úlohu.

Riadenie môže byť jedným zo suchších subjektov v riadení projektov, ale je to jeden z najdôležitejších. Je to spôsob, akým tímy vrcholového manažmentu vedia, že robíte dobrú prácu a ubezpečuje ich, že projekt sa rozvíja tak, ako by mal. Poskytuje tiež kontroly a rovnováhy potrebné pre manažérov, aby vedeli, že peniaze sa používajú spôsobom, ktorý je vhodný a zosúladený s obchodným prípadom.