Office Assistant Skills List S príkladmi

Pracovné miesta pre úradníkov možno nájsť vo všetkých odvetviach a zdieľajú pomerne veľký súbor zručností. Kancelárski asistenti sú niekedy označovaní ako sekretárky alebo administratívni asistenti, ale pomáhajú pri fungovaní kancelárie. Či kancelária patrí právnickej firme, lekárskej praxi, vzdelávacej inštitúcii alebo korporácii, potreby sú podobné; niekto musí viesť záznamy, udržiavať plány a starať sa o rutinnú komunikáciu v mene ľudí, ktorí túto kanceláriu využívajú.

To môže byť niekto.

Pracovné povinnosti Office Assistant

Zatiaľ čo pozície asistentov sú vo všeobecnosti podobné, práca je stále variabilná - skôr sa mení zo dňa na deň, než z kancelárie do kancelárie. Dnes by ste mohli pôsobiť ako recepčná, zajtra môže vyžadovať opravu tlačiarne a deň po tom budete musieť priniesť celú kartotéku do dvadsiateho prvého storočia. Na dosiahnutie úspechu budete potrebovať veľmi širokú zručnosť.

Kancelárski asistenti patria medzi veľkých hrdinov podnikateľského sveta, pretože keď robíte svoju prácu správne, nikto si nevšimne - kancelária sa zdá byť sama o sebe. Niektorí ľudia si však vychutnávajú rýchlu a zároveň flexibilnú prácu, pocit bytia v srdci všetkého. A dobrá sekretárka môže nájsť prácu takmer kdekoľvek, v akejkoľvek organizácii.

Ako používať zoznamy zručností

Tieto zoznamy zručností môžete používať počas celého procesu vyhľadávania práce. Po prvé, mená týchto zručností fungujú ako kľúčové slová, takže pri písaní životopisu používajte toľko, koľko môžete. Nespoliehajte sa na prenájom supervízorov, aby ste zistili, že máte to, čo chcú, povedzte im to priamo.

Po druhé, môžete použiť tieto rovnaké kľúčové slová v sprievodnom liste. Zamerajte sa konkrétne na tie, o ktoré sa váš budúci zamestnávateľ stará najviac. Budete musieť urobiť svoj výskum, pretože zatiaľ čo pracovné miesta úradníkov sú často podobné, vedúci dohľadu sa líšia v ich prioritách. Popis práce bude pravdepodobne obsahovať zoznam požadovaných zručností. Venujte pozornosť.

Nakoniec môžete túto diskusiu využiť na naplánovanie rozhovoru. Uistite sa, že máte pripravený aspoň jeden príklad na čas, ktorý ste preukázali zručnosťami z každej z uvedených kategórií.

To môže tiež pomôcť preskúmať naše zoznamy zručností uvedených podľa práce a typy zručností.

Top Office Asistent Skills

Slovné komunikačné zručnosti: Komunikácia je pre kancelárskeho asistenta kritickou mäkkou zručnosťou. Budete musieť komunikovať so svojím nadriadeným, spolupracovníkmi kancelárie, odborníkmi, ktorým pomáhate, a prípadne klientmi alebo ľuďmi v iných kanceláriách tej istej organizácie. Všetci pracujete ako tím a ste jej hlavným komunikačným centrom. Každý deň budete musieť byť veselý, ochotný, dobre informovaný, formulovaný a dobrý poslucháč.

• Odpovedzte na telefóny
• Vzťahy s klientmi
• komunikácia
• Presmerovanie telefónnych hovorov
• Preberanie správy
• Smerovanie telefónnych hovorov
• rozvádzače
• telefónne
• Verbálna komunikácia

Písomné komunikačné zručnosti: Väčšina kancelárskych asistentov veľa píše. Môžu písať poznámky, vyplňovať formuláre alebo návrhy listov alebo e-mailov. Niektorí vytvoria obsah pre webovú stránku spoločnosti alebo upravia text pre ostatných. Musí byť jasná, profesionálna písomná komunikácia.

• Korešpondencia
• e-mail
• pošta
• korešpondencie
• písanie na stroji
• Spracovanie textu
• Písomná komunikácia

prívetivosť: Asistentka môže byť prvou osobou, ktorú klient vidí pri vstupe do kancelárie. Ak sa v súčasnosti nachádza primárny zamestnanec kancelárie, asistent kancelárie môže byť jedinou osobou, s ktorou návštevník komunikuje. Musíte byť pripravení pozdraviť každého návštevníka s úsmevom a láskavým slovom a pomôcť im s tým, čo potrebujete, pokiaľ ste schopní. Dobré interpersonálne zručnosti sú teda nevyhnutnosťou.

• Služby zákazníkom
• Návštevníci
• pružný
• priateľský
• Pozdravte hostí
• medziľudský
• Kladný postoj
• Spoľahlivosť
• Vitajte Návštevníci

Technologické zručnosti: Za starých čias sekretárky urobili veľa písania. Časy sa zmenili, a tak aj technológia, ale kancelárski asistenti môžu stále očakávať, že strávia veľa času pred klávesnicou. Namiesto písacieho stroja budete musieť poznať cestu okolo rôznych softvérových aplikácií. Vedieť, ako robiť nejakú ľahkú technickú podporu a ako opraviť necitlivú tlačiareň, tiež nebolí.

• počítačový
• vynikať
• internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• technológie

organizácie: Kancelárski asistenti musia byť veľmi organizovaní, aby mohli účinne žonglovať s ich mnohými úlohami.Bude potrebné, aby ste pomohli udržať aj ostatných organizovaných ľudí, od udržiavania kalendárov až po udržanie poriadku v kancelárii.

• Administratívna podpora
• schôdzky
• fakturácia
• kalendára
• kňazský
• Vkladanie dát
• Doručovanie pošty
• Elektronické podanie
• Výkazy výdavkov
• podania
• Operácie na recepcii
• Manipulácia s peniazmi
• Úradné povinnosti
• Kancelárska technika
• Zásobovanie zásob
• Kancelárske potreby
• Podpora balíka Office
• organizácie
• papierovanie
• Doprava

Zručnosti pri riešení problémov: Riešenie problémov alebo zručnosti kritického myslenia sú dôležité pre každého asistenta kancelárie, pretože často bývate osobou, s ktorou prichádzajú ľudia s otázkami alebo problémami.

• Činnosti koordinácie kancelárií
• stretnutie
• Zručnosti pri riešení problémov
• Reagujte na otázky
• plánovanie
• Skríning a smerovanie hovorov
• tabuľkové
• tímová práca
• Riadenie času
• Cestovné opatrenia