Náhrada nákladov pri cestovaní za obchodom

Úhrada nákladov je spôsob, ako platiť zamestnanci späť, keď trávia vlastné peniaze pri práci na firemnom čase. Tieto výdavky sa vo všeobecnosti vyskytujú, keď zamestnanec cestuje za obchodom.

Cestovné náklady môžu zahŕňať ubytovanie, lety, pozemnú dopravu, tipy na bellhopy, stravu a iné vedľajšie výdavky, s ktorými by sa mohol zamestnanec stretnúť pri cestovaní za prácou. Ostatné obchodné náklady môžu zahŕňať také položky, ako sú klienti alebo potenciálni zamestnanci na obed alebo večeru, nákup potrebných kníh alebo iných vzdelávacích materiálov, ktoré zamestnávateľ pokrýva, alebo výdavky na riadenie.

Typy nákladov, ktoré organizácia uhradí, sa nachádzajú v zásadách spoločnosti týkajúcich sa služobných ciest, pohostenia a všeobecných nákladov na úhradu výdavkov v príručke pre zamestnancov. V niektorých prípadoch sú kryté výdavky, ako je upratovanie a členstvo v posilňovni na predĺžených cestách. Kým klientská zábava na služobných cestách je spoločným návratným výdavkom, väčšina spoločností stanovuje limity výdavkov na jedlo a zábavu.

Ako zamestnanci platia za výdavky

Firmy čoraz viac zverujú zamestnancov s nízkou až strednou úrovňou, ktorí často cestujú s firemnými kreditnými kartami. Namiesto toho, aby platili za výdavky vlastnými peniazmi, zamestnanci účtujú všetky okrem prípadných a tipov na kreditnú kartu spoločnosti.

To je pohodlný prístup k úhrade výdavkov pre zamestnanca, pretože účty kreditných kariet dokumentujú presné výdavky bez toho, aby zamestnanec musel ukladať príjmy a vyplňovať správy o cestovných výdavkoch.

Ďalšou metódou pre platenie zamestnancov na náklady na služobné cesty je diem. Diéty sú vopred stanovené denné dávky vyplácané zamestnancom za výdavky vynaložené počas cesty za prácou. Tieto náklady by mohli byť na ubytovanie, stravu, tipy, taxíky a iné poplatky za pozemnú dopravu.

Vyplnenie výkazu výdavkov

V prípade použitia kreditnej karty spoločnosti a platenia hotovosti budú zamestnanci pravdepodobne musieť po návrate z cesty vyplniť správu o úhrade výdavkov. S firemnou kreditnou kartou, budú musieť vysvetliť menej ako zrejmé poplatky, ktoré sa objavujú na účte kreditnej karty (napr. Neskoré nočné jedlo). Spoločnosti budú účtovať aj dodatočné náklady, ktoré zaplatili vlastnými peniazmi alebo kreditnou kartou.

Ak zamestnanec platí hotovosť, bude musieť uviesť a príležitostne zdôvodniť každý výdavok, na ktorý sa požaduje úhrada. Väčšina spoločností stanovuje dátum, do ktorého musia byť predložené správy o úhrade výdavkov a všetky výdavky sú preskúmané účtovníctvom, rovnako ako vyhlásenia od spoločnosti vydávajúce kreditné karty. Akékoľvek neodôvodnené výdavky, alebo tie, ktoré sú vylúčené politikou spoločnosti, sa nevracajú - čo spôsobuje zamestnancom problémy.

Neobvyklé situácie

Povedzme, že obchodný zástupca si vezme domáceho maznáčika s nimi na výlet a účtuje poplatok za hotelový miláčik na firemnú kreditnú kartu, pričom tvrdí, že hotel by poplatok nevyčlenil a plánoval spoločnosti vrátiť.

Je to zneužitie finančných prostriedkov spoločnosti? Vyzerá to tak. Či už v písomnej forme alebo nie, je to celkom jasné, používanie firemnej kreditnej karty sa má použiť len na výdavky spoločnosti. V niektorých prípadoch môže osobné použitie spoločnosti viesť k ukončeniu. Tu je však to, čo musíte zvážiť. Odišiel zamestnanec do účtovníctva a vysvetlil problém, že hotel nebol schopný oddeliť poplatky za domáce zvieratá? Alebo bol zamestnanec chytený pozorným preskúmaním svojich výdavkov v účtovníctve?

Ďalšia protihodnota je, že iní zamestnanci boli v minulosti uhradení spoločnosťou za podobné výdavky? Ak áno, disciplinárne konanie nie je v poriadku. Ak však politika spoločnosti jasne uvádza, že nie je povolený konkrétny výdavok a zamestnanec je chytený (nie priamo), potom by mal HR prijať nejaký prísny disciplinárny postup. Nie každá situácia je jasná. Niekedy budete musieť pýtať a urobiť trochu kopať okolo pred prijatím akcie.