Ako vytvoriť materskú dovolenku mimo kancelárie správy

Dôležité je vytvorenie správnej odpovede mimo kancelárie, a to najmä v prípade materskej dovolenky. Správa vytvorí osobnú hranicu, ktorá upozorní odosielateľa, že počas dovolenky nebudete k dispozícii a informuje vás o tom, koho môžu kontaktovať počas vašej neprítomnosti. Nastavenie to čoskoro vám umožní remeselne účelné poznámky. Týmto spôsobom sa budete cítiť dôverne vo svojej správe a vaši spolupracovníci a klienti sa budú cítiť postaraní.

Tu je vysvetlenie, ktoré vám pomôže pochopiť dôležitosť vašej správy a prečo by ste mali naplánovať čas na prácu na nej.

Nastaví očakávania pre každého

Materská dovolenka, ktorú si vezmete po narodení dieťaťa, je súkromná a veľmi výnimočná. Momenty so svojím novorodencom sa nikdy nedajú zachytiť. Preto je dôležité chrániť toto obdobie vo vašom živote.

Viete, aké to je, keď ste na dovolenke, keď ste na pracovisku, správne? Cítite, že ste nútení poslať rýchlu odpoveď. Ale na dovolenke na to nemáte čas. Tiež, rýchla odpoveď môže balón do väčšieho problému riešiť.

Privítate nového člena do svojej rodiny. Táto doba lepenia bude plná bezesných nocí, nepredvídateľného harmonogramu, zotavenia, stretnutí lekárov, návštevníkov a mnoho ďalšieho. Tiež tam bude dobré množstvo zmien, ktoré budete chcieť spravovať. Písanie e-mailov za týchto podmienok nebude mať tú najlepšiu prácu.

Vaša správa „mimo kancelárie“ vás ochráni pred prerušením práce, ako aj nedostatočne premyslenými e-mailovými správami.

Nastavenie hraníc je dôležité počas tejto doby. Pomôcť, aby váš pracovný život bol pozastavený, zistite, že najvyššou prioritou je váš novorodenec a všetko, čo prichádza so zväzkom radosti. Keď vytvoríte správnu správu mimo kancelárie, ľudia pochopia, aká je vaša aktuálna priorita a bude rešpektovať hranicu, ktorú nastavuje.

Ako teda vytvoríte úžasnú správu, ktorá vám pomôže chrániť takúto výnimočnú dobu?

Dajte svojmu mimosúdnemu posolstvu nejakú myšlienku

Keď asi 26 týždňov tehotná, začať pracovať na out-of-office správy. Ak je možnosť uložiť názov pre tento názov, názov "Materská dovolenka - mimo kancelárie."

Príprava správy v predstihu vám dáva väčšiu kontrolu nad tým, čo vaša správa bude hovoriť.

Vy ste ten, kto vie, ako robiť svoju prácu, kto prevezme vaše povinnosti a kedy sa môžete vrátiť do kancelárie. Rozhodnite sa, či chcete zahrnúť konkrétny dátum alebo týždeň vrátenia do práce, alebo ak si nie ste istí, či nie je uvedený dátum. Ak nezadáte konkrétnu osobu, na ktorú sa môže odosielateľ obrátiť, rozhodnite sa, či chcete zadať e-mail a / alebo telefónne číslo svojho manažéra.

Vytvorenie správy vás čoskoro šetrí, váš zamestnávateľ a čas kontaktov. Možno budete musieť opustiť kanceláriu neočakávane (doručiť svoje dieťa); Výsledkom je, že pripravená správa poskytuje správcovi IT alebo vášmu manažérovi správu na použitie. Chcete, aby IT alebo váš manažér nastavili tón tejto správy? Heck nie! Okrem toho, správa, ktorú vytvoril váš zamestnávateľ, nemusí odrážať jazyk alebo správu, ktorú chcete oznámiť svojim kontaktom. To môže tiež spôsobiť zmätok alebo nedorozumenia s klientmi, najmä keď sa na dlhšiu dobu.

Po dokončení správy informujte svojho manažéra. Budú radi počuť, že ste pripravení na svoj odchod, a je tu ešte jedna vec, ktorú budú musieť urobiť, aby vás podporili.

Čo je potrebné zahrnúť do vašej správy

Nižšie je vzorka správy mimo kancelárie, ktorú môžete použiť. Po povolení správy vo vašom e-mailovom softvéri automaticky odpovie na všetky e-maily, ktoré vám budú odoslané v určenom čase.

Je len na vás, či chcete informovať príjemcov, kde sa nachádzate. Môžete jednoducho povedať, že ste mimo kancelárie, alebo môžete oznámiť, že ste na materskej dovolenke. Variant tejto e-mailovej správy môžete použiť aj na predĺžené dovolenky alebo služobné cesty.

Kde vidíte (zátvorky), vložte príslušné slová alebo frázy pre vaše okolnosti.

Vzorová e-mailová správa materskej dovolenky mimo kancelárie (textová verzia)

Ďakujem za Váš e-mail. Som mimo kancelárie na materskej dovolenke do (dátum, kedy očakávate návrat).

Ak potrebujete okamžitú pomoc, obráťte sa prosím na (meno kolegyne, ktorá sa na vás vzťahuje, s kontaktnými údajmi, e-mailovým správcom alebo telefónnym číslom).

(Ak máte určité projekty, uveďte názov projektu a osobu, ktorá vás pokrýva).

Ak vaša vec nie je naliehavá, odpoviem na váš e-mail po mojom návrate.

S priateľským pozdravom, (Tvoje meno)