12 vecí HR musí zvážiť pri rokovaní s rodinou dovolenku

Zaplatené alebo nie, 80% rodičov čerpá rodinnú dovolenku po narodení dieťaťa. Takže zatiaľ čo čoskoro-k-byť-rodičia zamestnanci sú zaneprázdnení maľovanie škôlky a čítanie "Čo očakávať, keď ste očakávali," môžete začať plánovať pre ich rodinnú dovolenku.

Pokiaľ ide o rodinnú dovolenku, ľudské zdroje musia pokryť veľa základov. Ste zo zákona povinní robiť niektoré veci, zatiaľ čo vy musíte robiť iné, aby ste udržali prácu plynúcu a starali sa o zamestnancov, ktorí sú novými rodičmi. Váš zoznam rodín opustí tieto dvanásť položiek.

Poznať pravidlá o rodine

Spojené štáty americké sú jednou z jediných krajín na svete, ktorá nevyžaduje platenú materskú ani otcovskú dovolenku, ale zákon o rodinných lekárskych dovolenkách (FMLA) vyžaduje, aby ste poskytli 12 týždňov neplatenej dovolenky oprávneným zamestnancom.

Porozumieť tomuto zákonu a tým, na čo majú zamestnanci nárok. Zamestnanci napríklad nemusia stráviť celých 12 týždňov v jednom bloku - môžu si čas prerušiť.

Narodenie mamičky, partnerov a osvojenie rodičov sa kvalifikuje (za predpokladu, že spĺňajú kritériá). Spoznajte tento zákon, ako aj všetky ostatné zákony vo vašom štáte. Ďalšie zákony o zamestnaní sa prijímajú pravidelne, takže platí, aby ste boli informovaní o zákonoch vo vašej jurisdikcii.

Napíšte formálnu politiku o rodine

Dokumentujte politiku spoločnosti týkajúcu sa rodinnej dovolenky. Áno, dodržiavajte zákony, ale vaša spoločnosť môže rozhodnúť o ďalších podrobnostiach. Zvážte tieto možnosti, keď uvažujete o rodinnej dovolenke.

• Ponúkate platené voľno na rodinnú dovolenku? Federálny zákon to nevyžaduje, ale na to existuje mnoho výhod. Google zvýšil zadržiavanie nových matiek o 50% tým, že jednoducho ponúkol trochu viac plateného voľna. Ak ponúkate platené voľno, konkrétne uveďte, koľko času je ponúkané a ktoré zamestnanci sa kvalifikujú. Napríklad zamestnanci s plným pracovným úväzkom dostávajú x sumu, ale zamestnanci na čiastočný úväzok nemajú nárok.
• Bude platené voľno na rodinnú dovolenku prebiehať súbežne s časom FMLA? Ak zamestnanci dostanú dva týždne plateného voľna, rozhodnú, či tento čas bude prebiehať oddelene alebo súbežne s časom FMLA. Ak je spustený samostatne, zamestnanci by mohli potenciálne trvať 14 týždňov. Ak prebieha súbežne, mali by ste jednoducho zaplatiť zamestnancovi počas dvoch z 12 týždňov, na ktoré majú nárok prostredníctvom FMLA.

• Budete mať univerzálny plán pre rodinnú dovolenku? Ak zamestnancom ponúknete obdobie plateného voľna, rozhodnite sa, či každý rodič dostane presne rovnaký čas voľna alebo ak sa v rôznych situáciách bude zaobchádzať inak. Napríklad, ak pôrodné matky dostanú dva týždne plateného voľna, ale adoptívni rodičia alebo nemajetní partneri dostanú platený týždeň? To záleží na spoločnosti, ale zapíšte politiku rodinnej dovolenky, aby sa s podobnými situáciami zaobchádzalo konzistentne.

Koordinovať prácu pre rodinnú dovolenku

Uistite sa, že manažéri pracujú so zamestnancami v dostatočnom predstihu pred odchodom rodiny na koordináciu práce, keď je zamestnanec preč. Získajte všetky podrobnosti, na ktoré sa vzťahuje, jasné až na ich e-maily postúpené na spolupracovníka (v prípade potreby).

Tým sa zníži stres na spolupracovníkov a odstránia sa potenciálne úzke miesta. Manažéri môžu spolupracovať so svojím tímom na krížových povinnostiach, ktoré sa hodia nielen pre čas dovolenky v rodine, ale aj pre stratu zamestnanca z iných dôvodov.

Pamätajte na súkromie zamestnanca O rodine

Nie každý chce, aby celá spoločnosť vedela, že očakávajú alebo mali dieťa. V skutočnosti sa od HR nevyžaduje, aby manažérom hovoril, prečo je zamestnanec na FMLA (hoci budú pravdepodobne vedieť, prečo je očividne tehotná zamestnankyňa náhle preč niekoľko týždňov).

Zvážte, ako otvorene zamestnanec diskutoval o tehotenstve so spolupracovníkmi a konal s rešpektom. Ak chce zamestnanec rozoslať fotky novorodenca na firemnej sociálnej stránke, na Facebooku alebo prostredníctvom e-mailu, skvelé. ale vy Nemalo by to robiť.

Sprístupnite výhody

Výhody sú dôležité počas tehotenstva a narodenia, a nedostatok z nich alebo zmätok o nich vytvára stres pre zamestnancov. Takmer všetci zamestnanci chcú výhody komunikácie prispôsobenej životným udalostiam. Zatiaľ čo zdravotné potreby nie je možné predvídať, určite sú ľahšie predvídateľné, keď niekto očakáva dieťa.

Je to tenká línia na prechádzky, ale poskytuje toľko pomoci, koľko je možné, bez toho, aby sme rešpektovali súkromie zamestnanca. Napríklad nie je vhodné informovať tehotnú zamestnankyňu o tom, že váš poskytovateľ zdravotnej starostlivosti má horúcu linku na podporu ošetrovateľskej starostlivosti, pokiaľ sa osobitne nepýta.

Nemáte žiadnu predstavu o tom, aké voľby urobia pre svoje dieťa, ale stále im môžete pomôcť tým, že im pripomeniete, že Program podpory zamestnancov (EAP) má dobré zdroje podpory.

Majte bezpečný online systém, kde zamestnanci majú prístup k podrobnostiam o výhodách alebo poskytnú zamestnancom kópie príslušných dokumentov. Vždy, keď je to možné, nasmerujte zamestnancov na miesta, kde môžu skúmať a nájsť odpovede. To má za následok menej práce pre vás a umožňuje im navigáciu a preskúmať výhody na vlastnú päsť, to všetko pri rešpektovaní ich súkromia.

Poskytovať flexibilitu

Ľudia chcú flexibilitu, ale čerpajú potrebné riadky.nový názov rodiča neumožňuje zamestnancom na plný úväzok pracovať len 25 hodín týždenne. Pravdepodobne nie je rozumné, aby zamestnanci nepretržite pracovali so svojím novým dieťaťom. Pravdepodobne to nie je obrovský problém, ak Erica príde o 9:15 hod.

Flexibilita môže pomôcť zamestnancom prispôsobiť sa ich novej zodpovednosti. Zamestnanci by mali mať tím ľudí, ktorí ich podporujú v práci a ponúkajú flexibilné hodiny ilustrujúce vašu podporu.

Niektoré spoločnosti považujú za vzájomne prospešné umožniť zamestnancom, aby sa pomaly vrátili do práce. Umožnenie zamestnancom vrátiť sa na čiastočný úväzok na niekoľko týždňov po rodinnej dovolenke im dáva možnosť priniesť si peniaze, pričom sa nezastaví. Uľahčuje tiež bremeno, že zamestnanec je mimo kancelárie.

Ak zamestnanci používajú celý čas FMLA, ale stále potrebujú trochu viac času na zotavenie, pokúste sa ho predĺžiť o neplatený čas dovolenky. Ak zamestnanci nespĺňajú podmienky na získanie FMLA (a podľa platených obhajcov rodičovskej dovolenky, 40% zamestnancov v USA ich nemá), snažte sa ich rovnako vyhovieť.

Vytvorenie pohotovostného plánu

Flexibilita môže byť prínosom aj pre spoločnosť, ak sa o zmenu pozície žiada pred alebo po prijatí rodičovskej dovolenky zamestnancom. Napríklad, rodič môže chcieť znížiť hodiny alebo zmeniť niektoré (alebo všetky) svojho pracovného času na domova, aby zostali doma so svojím novým dieťaťom.

Od zamestnancov, ktorí sa vracajú z FMLA, sa vyžaduje zákonné obnovenie pozície rovnakej odmeny, výhod a prestíže, ale zamestnanci môžu pracovať efektívnejšie, ak sa vykonajú dodatočné úpravy.

Nie všetky spoločnosti si môžu dovoliť tieto zmeny, ale niekedy sú možné aj ubytovanie. Niektorí rodičia chcú zmeniť svoj pracovný plán po narodení a môžu úplne prerušiť prácu. A nepredpokladajme, že len ženy rodičia sa rozhodnú opustiť pracovnú silu.

Zvážte zmeny v prospech zamestnancov

So všetkými vzrušeniami z nového dieťaťa môžu zamestnanci zabudnúť, že nový zväzok radosti je tiež novou závislou osobou, ktorú potrebujú pridať do svojich plánov zdravotného poistenia. Pripomeňte zamestnancom dátumy a okná, kde môžu a potrebujú zmeniť svoje voľby dávok.

Ostatné zmeny dávok, ktoré treba zvážiť, sa týkajú zamestnancov, ktorí čerpajú dovolenku. Počas neplatenej dovolenky FMLA zamestnanci nebudú vyberať výplatnú pásku. Ako zaplatia svoje poistné?

Musíte sa rozhodnúť o niekoľkých ďalších otázkach politiky pre vašu príručku pre zamestnancov a implementáciu.

• Rozhodnite sa, či zamestnanci budú počas dovolenky pokračovať. Ak sa nebudú hromadiť, vezmite túto skutočnosť do úvahy pri výpočte času voľna alebo upravte túto dovolenku v softvéri spoločnosti.
• Ak sa zamestnanci po narodení nevrátia, čas na dovolenku na poslednom výplatnom páse, ak je to stanovené v politike dovolenky spoločnosti.
• Ak chcete zistiť, či zamestnanci môžu na rodičovskú dovolenku alebo čas FMLA, ktorý už vykonávajú, zistiť, či môžu zamestnanci pridať ľubovoľný nazbieraný čas dovolenky.

Všetky tieto podrobnosti by mali byť zahrnuté vo vašich politikách pracovného času. Ak nie, pridajte ich tak, aby sa s každým zamestnancom zaobchádzalo rovnako.

Buďte citliví

Príležitostne, narodenie dieťaťa nie je slávnostnou udalosťou v živote ľudí. K neplánovaným tehotenstvám dochádza. Neskoré potraty a detská úmrtnosť sú ničivé. Zamestnanec sa môže rozhodnúť umiestniť svoje dieťa na adopciu alebo ukončiť tehotenstvo. S citlivosťou a rešpektom pristupujte k niektorej z týchto situácií.

Spolupracujte so zamestnancom a manažérom zamestnanca na citlivom spracovaní prechodu späť do práce. Taktiež zvážte niektoré situácie (napr. Potraty) v politike spoločnosti pri úmrtí.

Bolestivé životné udalosti sú ťažké pre zamestnancov, ale aj pre ľudí v práci, ktorí sa o ne starajú. Premýšľajte o tom, ako môže spoločnosť citlivo (a súkromne) zvládnuť tieto situácie vopred.

oslavovať

Malé, pekné gesto od organizácie bude pripomínať zamestnancom, že majú tím spolupracovníkov, ktorí ich povzbudzujú v kancelárii. Počkajte niekoľko dní po narodení, aby ste sa uistili, že všetko pôjde dobre, a potom pošlite nejaké kvety, kartu alebo kartu. Zvážte, čo tento zamestnanec ocení, a pokúste sa gesto individualizovať.

Zamyslite sa nad ubytovaním Post-Baby

Pre mnohé spoločnosti rodičovské dávky nekončia, keď to dovolí rodinná dovolenka. Zvážte, aké ubytovanie budú zamestnanci potrebovať alebo oceniť. Zákon o spravodlivých pracovných normách (FLSA) vyžaduje, aby spoločnosti poskytovali dojčiacim matkám prestávku a niekde súkromne, aby vyjadrili materské mlieko.

Pracujúci rodičia bez partnera na pobyt budú pravdepodobne potrebovať aj starostlivosť o deti - čo je najväčšia rozpočtová položka pre americké rodiny. V priemere americké rodiny vynakladajú na starostlivosť o deti až 9 359 USD ročne na opatrovateľa v domácom prostredí.

Zvážte ďalšie výhody pre zamestnancov

Zvážte vytvorenie nejakého druhu starostlivosti o deti pre zamestnancov, ako napríklad dotovanie nákladov alebo dokonca poskytovanie možností starostlivosti o deti na mieste alebo v blízkosti. Osemdesiattri percent zamestnancov, ktorí majú dávky na starostlivosť o deti, hovorí, že im to pomáha znížiť stres a zvýšiť rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom.

Pokiaľ ide o prídavky na starostlivosť o deti, zamestnanci ocenia pomoc a jediným obmedzením je, ako sa môžete kreatívne priblížiť k prospechu (a čo si spoločnosť môže dovoliť a ubytovať).

Pomôžte zamestnancom mať pokojnú rodinnú dovolenku, ktorá nie je stresujúca, a zároveň zabezpečiť, aby sa o podnik postarala primeraná starostlivosť, aj keď sú preč a keď sa vracajú.

Dodržiavajte pravidlá a stanovte usmernenia na zabezpečenie súladu a spravodlivého zaobchádzania so všetkými zamestnancami, ktorí čerpajú rodinnú dovolenku.

Veľké zmeny v životoch zamestnancov sú vzrušujúce a prechodné pre každého. S trochou plánovania môžete ľahko prechádzať rodinnými listami.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis je novinárkou značky a zástancom vysoko efektívnych personalistov. Skúma, analyzuje a píše, aby povzbudila HR, aby čo najviac využila svoje iniciatívy.