Úlohy a zodpovednosti vedúceho stretnutia

Vedúcim stretnutia je zamestnanec, ktorý je zodpovedný za plánovanie, organizovanie, správu detailov a pozývanie účastníkov na stretnutie. Ide o zamestnanca, ktorý je zodpovedný za priebeh skutočného stretnutia. Konajú pred, počas a po stretnutí, aby sa zabezpečilo, že stretnutie úspešne splní svoje ciele.

Kto vedie stretnutie?

Vedúci stretnutia je kľúčový pri úspešných stretnutiach a tímoch. Zamestnanec, ktorý slúži ako vedúci stretnutia, má zásadný význam. Na niektorých stretnutiach je vedúcim oddelenia vedúci oddelenia, vedúci tímu alebo osoba vymenovaná vrcholovým manažmentom, aby viedla iniciatívu. Títo zamestnanci boli vybraní pre svoju vedúcu úlohu kvôli ich vnímaným schopnostiam manažéra alebo vodcu.

Inokedy sa zamestnanec môže objaviť ako líder prirodzene. Títo lídri sú zamestnanci, ktorých ostatní zamestnanci vyhľadávajú a rešpektujú. Pri iných príležitostiach sa tím môže rozhodnúť otočiť vedúcu úlohu medzi všetkými členmi. To umožňuje všetkým členom tímu naďalej rozvíjať svoje zručnosti ako vedúci stretnutia a vo všeobecnosti vytvárať úspešné stretnutia.

Zodpovednosť vedúceho stretnutia

Nasledujú kľúčové zodpovednosti vedúceho stretnutia.

• Určuje cieľ, úlohu alebo účel, ktorý musí byť splnený. Toto je často úloha alebo časť popisu úlohy vedúceho.
• Rozhoduje, či je stretnutie najlepšou možnou metódou na dosiahnutie cieľa alebo účelu alebo na dosiahnutie požadovaného výsledku. Odpovedzte na otázku: je potrebné stretnutie?
• Určuje, kto potrebuje naplánovať stretnutie.
• S tímom alebo ako vedúci rozhoduje o programe schôdze. (Na prebiehajúcich stretnutiach sa táto úloha vykoná na konci aktuálneho stretnutia.)
• Určuje dátum, čas a umiestnenie najčastejšie pomocou zdieľaného organizačného kalendára.

• Dáva dohromady stretnutie pre-work, ako je čítanie, finančné informácie, história, súvisiace stretnutia schôdze tímu, a tak ďalej.
• Pozýva účastníkov a rozdeľuje úlohy a prípravné práce, ktoré umožňujú čo najviac času, aby sa účastníci na stretnutie pripravili.
• Zabezpečuje, že stretnutie má zapisovateľa alebo prijímateľa zápisnice, aby zdokumentovalo konanie a akékoľvek záväzky, akčné body alebo rozhodnutia. Vymenúva časomerača, ak je to potrebné na riadny priebeh stretnutia.
• Môže použiť ľadoborec na zohriatie účastníkov a vytvorenie prostredia, v ktorom účastníci stretnutia pohodlne komunikujú medzi sebou a vymieňajú si nápady a informácie.

• Príde skoro a vedie stretnutie tým, že ho udržiava na úlohe, na trati a zapája všetkých účastníkov, takže každý má pocit, že ich prítomnosť bola na stretnutí nevyhnutná. Tým sa zabezpečí ich účasť na ďalšom zasadnutí
• Korenie do firemného stretnutia tak, aby sa účastníci necítili nudní a nudní. Či už používate ľadoborce, humor alebo zábavné príklady, žiadne stretnutie by sa nemalo končiť bez smiechu.
• Zaisťuje, že budú priradené a spracované ďalšie kroky a položky akcie.
• Vypočúva schôdzu a plánuje program nasledujúcej schôdze.

• Pokračujte s účastníkmi medzi stretnutiami, aby ste sa uistili, že akčné položky sú na dobrej ceste, a ak dobrovoľník má problémy, ponúknite pomoc a / alebo zdroje.

Dodatočné úlohy Leader

Vedúci stretnutia preberá tieto povinnosti, ale má aj úlohy súvisiace s komunikáciou, reportovaním a výkonom spoluhráčov.

Každý člen tímu alebo schôdze, ktorá je funkčná, má povinnosť informovať svoje oddelenie alebo funkciu o aktivitách a postupe stretnutia alebo prebiehajúceho tímu. Majú tiež povinnosť vyhľadávať príspevky od spolupracovníkov, ktorí nie sú v tíme alebo na stretnutí. Nie každý zamestnanec sa môže zúčastniť každého stretnutia.

Vedúci má dodatočnú zodpovednosť za to, aby boli vedúci pracovníci zapojení a informovaní prostredníctvom účinnej komunikácie a spätnej väzby. Budovanie vlastníctva od zamestnancov mimo tímu alebo stretnutia, najmä vedúcich organizácií, zabezpečuje, že tím alebo stretnutie sú úspešné pri vývoji, implementácii a integrácii svojich riešení alebo nápadov.

Ak účastník stretnutia neúčinne vykonáva schôdzu, vedúci má povinnosť napraviť správanie prostredníctvom efektívnych techník vedenia stretnutia počas stretnutia a efektívneho koučovania mimo stretnutia. Účastník stretnutia, ktorý stretne stretnutie so svojimi názormi alebo kritizuje ostatných členov za ich členov, musí byť opravený skôr, ako jednotlivci sabotujú úspech stretnutia.

Tieto kroky sú potrebné, kým účastníci stretnutia nedosiahnu úroveň pohodlia a vyspelosti, ktorá im umožní pomáhať vodcovi tým, že sa v sebe samým vydávajú na seba, pretože neefektívne udalosti sa rozvíja a nefunkční členovia prerušujú pokrok.

Efektívny vedúci stretnutia nezaručuje, že projekt alebo tím úspešne funguje, ale je kľúčovým faktorom, keď projekty, oddelenia, stretnutia alebo tímy uspejú.

Zápisnice zo stretnutí sú účinným prispievateľom k úspešným stretnutiam v čase, keď sú zápisy riadne napísané a distribuované včas.