Získanie podpory vedúcich pracovníkov v projektovom manažmente

Projektoví manažéri majú ťažkú ​​prácu. Vzhľadom na charakter svojej úlohy preberajú zodpovednosť za vytvorenie efektívneho tímu, ktorý bude sledovať a uspieť s novými iniciatívami. Keďže projekty zahŕňajú všetky práce vykonané vo firme, vrátane dočasných a jedinečných iniciatív, ako aj rutiny každodenných činností, každý projekt je novým dobrodružstvom.

Pridajte k tomu skutočnosť, že projekty sú to, ako inovujeme; Ako realizujeme stratégiu a ako budujeme infraštruktúru a kapacity našej organizácie, je zrejmé, že vedúci predstavitelia musia urobiť všetko, čo je v ich silách, aby podporili projektových manažérov svojej firmy.

Jedným z najdôležitejších faktorov podporujúcich úspech projektu je prítomnosť efektívneho, angažovaného výkonného sponzora. Táto pozícia je už dlho spojená s úspešnosťou projektu v odvetvových štúdiách, avšak z prehľadu literatúry popisujúcej skutočné praktiky sponzorstva vyplýva, že máme dlhú cestu k inštitucionalizácii prítomnosti a praxe sponzorskej úlohy v našich organizáciách. Trochu kontextu je vhodné. Po prvé, preskúmajme primárne zodpovednosti sponzora.

Primárne zodpovednosti výkonného sponzora projektu

• Prevziať zodpovednosť za výsledok projektu. (Tento bod sa často označuje za spoločnú zodpovednosť s projektovým manažérom.)
• Prenajať projekt a udeliť autoritu projektovému manažérovi a členom hlavného tímu.
• Podporte projektový tím pre zdroje a viditeľnosť.
• Zabezpečiť prítomnosť a podporu efektívnych hodnôt tímu vrátane zodpovednosti a transparentnosti.
• Podporte tím v prípade mimoriadnych ťažkostí.
• Tréner projektového manažéra.
• Obhajovať projektový tím proti organizačnému rušeniu.

Čo sa stane, keď výkonný sponzor je mimo obrazu

V neprítomnosti podporného výkonného sponzora, všetky vyššie uvedené zodpovednosti spadajú do už nadmerne zaťaženého projektového manažéra, ktorý zvyčajne nemá na splnenie týchto úloh dostatočnú šírku pásma a politickú záťaž. Nedostatok efektívneho sponzora zvyšuje riziko projektových problémov, vrátane, ale nielen: zlyhania, suboptimálneho výkonu v porovnaní s časovými, nákladovými a kvalitatívnymi cieľmi a zvýšených turbulencií v tíme.

Jednoducho povedané, prítomnosť efektívneho výkonného sponzora je pozitívnym výrobcom rozdielov pre komplexnú prácu prinášajúcu naše najdôležitejšie dočasné a jedinečné iniciatívy k úspešnému záveru. Vzhľadom na zjavnú dôležitosť úlohy by mohlo byť rozumné predpokladať, že väčšina organizácií berie svoju prácu s výkonnými sponzormi vážne. Bohužiaľ, trochu času stráveného v reálnom svete naznačuje niečo iné.

Letmý pohľad na to, ako naše organizácie zaobchádzajú s úlohou výkonného sponzora

Ako absolvent riadiaceho inštruktora v projektovom manažmente mám to šťastie, že som sa pravidelne dozvedel o postupoch projektového riadenia zamestnávateľov mojich študentov v hlavnej metropolitnej oblasti. Z firiem z rebríčka Fortune 100 do malých, podnikateľských startupov a neziskových organizácií sú zastúpené organizácie prierezom nášho hospodárstva.

Aj keď by bolo rozumné očakávať v tejto ére, že postupy projektového riadenia sú dobre známe, že väčšina firiem by v praxi vykazovala vyspelé postupy týkajúce sa úlohy výkonného sponzora, v skutočnosti je situácia presne opačná. Niekoľko nevedeckých zistení z môjho ročného neformálneho prieskumu študentov MBA o úlohe výkonného sponzora v ich firmách:

• V priemere viac ako päťdesiat percent študentov opisuje svoju firmu ako spoločnosť, ktorá nemá formálne postupy v oblasti sponzorstva výkonných riaditeľov.
• Len málo firiem má formalizovaný tréning alebo štandardizovaný opis úlohy a zodpovednosti sponzora.
• Ešte som nemal jednu študentskú správu, že jeho firma poskytuje školenia pre svojich výkonných sponzorov.
• Existuje malá konzistentná dohoda o zodpovednosti sponzora za úspešnosť projektu.
• Keď študenti vypočúvajú projektových manažérov vo svojich firmách o ich spokojnosti s výkonom a podporou svojich sponzorov, väčšina opýtaných vyjadrila frustráciu.

Preskúmanie formalizovanejších prieskumov od priemyselných združení a súkromných poradenských spoločností posilňuje všeobecnú platnosť príspevkov mojich študentov. A hoci súčasný stav praxe výkonného sponzorstva môže zanechať priestor na zlepšenie, projektoví manažéri nemajú inú možnosť, než pokračovať vo svojich iniciatívach. Existujú však niektoré kroky, ktoré môžu manažéri projektu prijať, aby mohli prijať potrebnú výkonnú podporu.

Ako získať výkonnú podporu pre váš projekt

1. Prijať sponzora. Ak má váš projekt strategické dôsledky pre Vašu firmu, či už priamo pre zákazníkov, alebo nepriamo tým, že umožňuje efektívnejšie a efektívnejšie interné aktivity na podporu zákazníkov, mali by ste prijať sponzora. Spolupracujte priamo so správcom alebo vedúcim kancelárie pre riadenie projektov, aby ste posilnili dôležitosť projektu a požiadali o pomoc. Zdôraznite úlohu a zodpovednosť sponzora, ako je uvedené vyššie, a poukazujte na priemyselný výskum, ktorý koreluje úspešnosť projektu a efektívne sponzorstvo.

1. Trénujte svojho sponzora. Zdôraznite úlohu ako strategickú, nie taktickú alebo ako loutku. Väčšina manažérov prichádza do úlohy sponzora bez formálneho školenia alebo dokonca kontextu pre ich zodpovednosti. Aj keď ste v trochu nepríjemnej úlohe školenia výkonného riaditeľa, väčšina z nich ocení váš kontext a poradenstvo. Otázky týkajúce sa zodpovednosti, posilňovania hodnôt a ochrany tímu by mali byť vaším primárnym cieľom pri nástupe na výkonného sponzora.
2. Aktívne sa zapojte a zapojte svojho sponzora. Najlepšie vzťahy medzi projektovým manažérom a výkonným sponzorom sú vysoko interaktívne. Je dôležité, aby obe strany vytvorili jasný komunikačný protokol na aktualizáciu projektových činností, ako aj označovanie a reagovanie na núdzové situácie. Projektový manažér by mal povzbudiť výkonného sponzora, aby sa z času na čas zúčastňoval na stretnutiach so stavmi alebo tímami, aby preukázal skutočný záujem, a aby slúžil ako aktívna roztlieskavačka pre organizačné úspechy tímu.

1. Požiadajte o podporu koučovania od svojho sponzora. Je vždy užitočné mať niekoho, kto má viac skúseností, ako pozorujete a ponúka konštruktívnu a pozitívnu spätnú väzbu a koučovanie o vašom výkone. Nechajte svojho sponzora vedieť, že vítate tento vstup do vášho disku, aby ste ho vylepšili, a keď ho prijmete, prijmite ho elegantne.
2. Spomeňte sponzora na veľké problémy, Dávajte pozor, aby ste sa na svojho sponzora príliš nepozerali na taktické otázky. Najvyšším a najlepším využitím vášho sponzora je pomôcť bezpečným zdrojom; slúži ako hovorca projektového tímu pre širšiu riadiacu skupinu a pomáha vám posilniť základné hodnoty tímu. Existuje rovnovážny akt, ktorý musí projektový manažér rešpektovať pri zvažovaní čerpania sponzora do tímových aktivít.

Spodný riadok

Úloha výkonného sponzora je jedným z dôležitých kúskov úspechu projektových iniciatív. Úspešní projektoví manažéri chápu, aká dôležitá je táto úloha a pracovať na získaní výkonnej podpory na správnej úrovni a intenzite. Ak je úloha sponzora neprítomná alebo nejasná, vezmite si ju na seba, aby ste si najali a vyškolili svojich výkonných sponzorov, aby vás podporili, váš tím a vašu firmu pre úspech.