Použitie míľnikov v projektovom manažmente

Jednou z charakteristík projektu je, že trvá určitý čas. Môže to byť od niekoľkých týždňov až po niekoľko rokov av niektorých prípadoch po rozsiahle stavebné projekty alebo verejné práce, desaťročia.

Na sledovanie pokroku na ceste a zabezpečenie dosiahnutia kľúčových výstupov podľa časového harmonogramu používajú projektoví manažéri míľniky.

Míľnik projektu je úloha s trvaním nula, čo znamená úspech v projekte. Používajú sa ako spôsob, ako ukázať pohyb dopredu a napredovať a ukázať ľuďom, čo sa deje, aj keď nemajú podrobné vedomosti o úlohách, ktoré sú s tým spojené. V tejto súvislosti sú veľmi užitočné pre komunikáciu zainteresovaných strán a stanovenie očakávaní.

Kedy použiť projektové míľniky

Medzníky v projektovom riadení sa používajú na označenie:

• Začiatok významných fáz práce
• Ukončenie významných fáz práce
• termíny
• Keď sa robí dôležité rozhodnutie
• Ostatné pevné body v čase, ktoré je potrebné vysloviť konkrétne

Ako často dávať míľniky do vášho plánu

Vzdelávací kurz môže odporučiť vloženie míľnikov do vášho plánu asi raz za mesiac.To je v poriadku a dobré pravidlo, ale musíte použiť svoj profesionálny úsudok. Niektoré mesiace môžu mať veľa aktivít, pričom dôležité stretnutia sa označujú ako míľniky, prijímajú sa rozhodnutia a končí sa jedna fáza a začiatok druhej.

V ďalších mesiacoch by ste sa mohli zamerať na exekúciu, s veľmi malým, ak vôbec nejakým, že by ste mohli zavesiť míľnik.

Na účely podávania správ je užitočné vytvoriť dôvod, aby sme v každom cykle podávania správ mali aspoň jeden míľnik.

Ako sú míľniky zastúpené vo vašom Ganttovom grafe

Míľniky sú jednou zo zložiek Ganttovho diagramu a zobrazujú sa na diagrame ako diamant. Neobjavujú sa ako normálna úloha, pretože majú nulovú dĺžku: inými slovami, nezaberajú žiadny čas. Na účely plánovania na Ganttovom grafe sa to jednoducho stalo.

Ak nepoužívate Ganttov diagram, stále môžete používať míľniky. Tu je 5 alternatív k Ganttovým diagramom: do svojich plánov môžete stále zahrnúť míľniky pomocou týchto.

Ak chcete zostať osobne organizovaní a váš softvér na správu projektov nie je plne integrovaný do vášho kalendára, môžete skopírovať a vložiť kľúčové dátumy do svojho denníka. V závislosti od toho, ako chcete pracovať, vám to môže pripomenúť, čo by malo prísť.

Ako pomenovať míľniky

Míľniky by mali mať jasný opis vášho harmonogramu projektu, ale nie ten, ktorý naznačuje, že sú úlohou. Nemali by sa preto nazývať „Dohodnúť sa na prechode do fázy 2“, ale „fázy 2“. Ak chcete vyjadriť úsilie o dosiahnutie dohody o prechode do fázy 2, pridajte úlohu tesne pred míľnikom na jej pokrytie.

Míľniky by mali popisovať čas, ktorý predstavujú takto:

• Testovacia fáza je dokončená
• Schválené PID
• Podpísaná zmluva

Mnohí projektoví manažéri sa rozhodnú, že budú uvádzať aj svoje míľniky pre jednoduchosť referencie. Ak použijete štruktúru rozpisu práce, môžete z nej použiť číslovanie. V opačnom prípade je dobré použiť M1, M2 a tak ďalej, aby bolo jasné, o čom hovoríte. Jasná menná štruktúra sa stáva dôležitejšou, pretože sa zvyšuje počet míľnikov, takže premýšľajte o tom, ako to urobíte, ak váš projekt trvá niekoľko mesiacov.

Ako získať míľniky Signed Off

Míľniky sú súčasťou harmonogramu vášho projektu, takže keď je váš plán bazálny, mali by ste zvážiť vaše míľniky, ktoré ste podpísali.

Ak potrebujete zmeniť dátumy vašich míľnikov, potom by ste mali na vykonanie úprav svojho plánu použiť štandardný postup kontroly zmien. Môže to byť tak jednoduché, ako rozprávanie sa so sponzorom projektu a umožniť im vedieť, prečo sa dátumy musia zmeniť, alebo tak formálne, ako zostavenie nového odporúčaného harmonogramu a jeho prijatie do plánovacieho výboru, ktorý ratifikoval.

Najlepšie je zistiť, aký bude váš proces podpísania míľnikov, ak vôbec nejaký, predtým, ako ho budete potrebovať, aby ste nestratili čas, keď budete musieť vykonať zmenu.

Použitie míľnikov pre komunikáciu

Míľniky sú užitočné pre komunikáciu a podávanie správ, pretože predstavujú minimálne kontrolné body v pláne. Inými slovami, ak ste si zobrali všetky ostatné úlohy, stále ste mohli vidieť, čo sa deje a udržať projekt napredovaním pomocou míľnikov.

Mali by ste byť schopní vytiahnuť míľniky a dať ich na informačný panel alebo správu o projekte. Mali by rozprávať príbeh projektu v dostatočnom detaile, aby uspokojili ľudí, s ktorými sa hlásite, zvyčajne vášho sponzora projektu alebo inej výkonnej skupiny, ako je riadiaca skupina (alebo projektová rada). Každý mesiac alebo pri frekvencii, ktorú používate, môžete ukázať, ktoré míľniky boli dosiahnuté.

Hlásenie proti míľnikom je pomerne jednoduché a často sa robí ako tabuľka. Vymenujete popis míľnika, dátum, kedy bol stanovený, a potom nový predpokladaný dátum. Keď je dosiahnutý míľnik a môže byť označený ako úplný, pridajte aj tento dátum. Dúfajme, že to bude rovnaké ako predpokladaný dátum, ale projekty nie vždy fungujú takhle.

Takáto tabuľka jasne ukazuje, čo bolo dokončené a čo je vynikajúce. Odpoveď na otázku „Prečo sme nenarazili na tento míľnik?“ Si budete môcť naplánovať skôr, ako sa stretnete so sponzorom alebo pošlete správu.

Keď je váš projektový plán veľmi dlhý a máte veľa míľnikov, zistíte, že je ľahšie odložiť dokončené míľniky v každom cykle podávania správ. Ohláste iba míľniky, ktoré sa chystajú alebo dokončili v tomto mesiaci: nasledujúci mesiac si zobrať všetko, čo bolo dokončené minulý mesiac, takže neprestávate neustále zvyšovať dĺžku prehľadu tým, že poviete ľuďom o práci, o ktorej už vedia, že je hotová.

Míľniky sú skutočne užitočným nástrojom riadenia projektov pre plánovanie, plánovanie a výkazníctvo a sú ľahko použiteľné. Dajte si do svojho ďalšieho projektového plánu, sledujte ich a zistíte, ktorá frekvencia je pre vás najvhodnejšia.

Podobne ako pri všetkom v projektovom riadení ich využite flexibilne, aby ste dosiahli výsledok, ktorý chcete, pomocou týchto tipov a pokynov informujte svoje vlastné rozhodnutia.