Plán riadenia zainteresovaných strán v projektovom riadení

V rámci projektového riadenia je plán riadenia zainteresovaných strán formálnym dokumentom, v ktorom sa uvádza, ako budú zainteresované strany zapojené do projektu. Zainteresovanou stranou je osoba alebo skupina, ktorá má na projekte svoj vlastný záujem. Prostredníctvom premýšľania, kedy a ako budú zainteresované strany zapojené, projektový tím môže maximalizovať pozitívny vplyv zainteresovaných strán na projekt.

Čo sú zainteresované strany?

Zainteresované strany môžu byť interné a externé voči organizácii. Medzi príklady interných zainteresovaných strán patria vedúci pracovníci a obchodné jednotky, ako napríklad účtovníctvo a informačné technológie.Obchodné jednotky majú zvyčajne zástupcov v projektovom tíme. Externými zainteresovanými stranami môžu byť záujmové skupiny, podniky a občianske organizácie. Pre externých aktérov je zriedkavé, aby boli v projektovom tíme zastúpení. Pre agentúry s regulačným orgánom sú odvetvia, ktoré regulujú, zvyčajne najdôležitejšou externou skupinou zainteresovaných strán pre akýkoľvek projekt.

Ak projektový tím identifikuje zainteresovanú stranu, táto zainteresovaná strana by sa mala zahrnúť do plánu riadenia zainteresovaných strán.

Je nepraktické, aby sa projektový tím skladal z členov zastupujúcich každú skupinu zainteresovaných strán. V mnohých prípadoch je to nemožné. Projektový tím však potrebuje, aby zainteresované strany na vstup do projektu uspeli. Napríklad vládna organizácia chce úplne prepracovať a modernizovať svoj najpoužívanejší proprietárny softvérový program. Takmer každý používa v organizácii. Každý typ užívateľa nemôže byť priamo zastúpený v projektovom tíme, takže tím vymýšľa spôsoby získavania informácií od zainteresovaných strán a rozhoduje o spôsoboch informovania zainteresovaných strán o stave projektu.

Tieto metódy získavania vstupných a komunikačných stratégií sú zdokumentované v pláne manažmentu zainteresovaných strán.

Plán zainteresovaných strán vs komunikačný plán

Medzi plánom riadenia projektov zainteresovaných strán a komunikačným plánom môže byť veľké množstvo krvácania. Ich funkcie sú veľmi podobné. Plán manažmentu zainteresovaných strán je širší v tom, že uľahčuje vstup do projektu, ako aj výstupy výstupov. Plán riadenia zainteresovaných strán je užší v tom, že sa týka len tých, ktorí majú vlastné záujmy, zatiaľ čo komunikačný plán by mohol zahŕňať širšie publikum.

vývoj

Plán manažmentu zainteresovaných strán je spravidla vedený manažérom projektu. Ako projekt pokračuje, projektový manažér prehodnocuje plán manažmentu zainteresovaných strán a pravidelne ho vracia späť do projektového tímu, aby zvážil aktualizácie. Projekt môže vyzerať veľmi odlišne v polovici svojho časového harmonogramu, ako to bolo vo fázach plánovania, takže je dôležité zabezpečiť, aby sa v prípade potreby zmenili usmerňujúce dokumenty projektu.

príklad

Tu je príklad, ako sa môže v priebehu projektu zmeniť plán riadenia zainteresovaných strán. Štátna agentúra sa vydáva na projekt tvorby pravidiel. Ako začína, sponzor projektu a projektový manažér prichádzajú so zoznamom zainteresovaných strán, ktoré majú byť zaradené do plánu manažmentu zainteresovaných strán. Jedným z prvých úloh projektového tímu je vypracovať plán. Po niekoľkých mesiacoch člen projektového tímu identifikuje zainteresovanú stranu, o ktorej sa na začiatku projektu nikto neplánoval. Projektový manažér pridá do plánu nového zainteresovaného účastníka a zavolá na stretnutie projektového tímu, aby prediskutoval, ako sa zapojí nový zainteresovaný subjekt.

Akonáhle tím rozhodne, čo má robiť, projektový manažér bude informovať sponzora projektu.

Plán manažmentu zainteresovaných strán je živým dokumentom. Ako sa projekt mení, plán manažmentu zainteresovaných strán sa môže zmeniť, aby lepšie slúžil potrebám projektu. Projektový tím môže vďaka svedomitému plánu manažmentu zainteresovaných strán vhodne zhromažďovať vstupy a spätnú väzbu od zainteresovaných strán a informovať tieto zainteresované strany.