Ako napísať plán riadenia projektu

Plán riadenia projektu je dokument, ktorý stanovuje, ako bude tím pracovať na projekte. Popisuje životný cyklus projektu a popisuje, ako bude práca vykonaná, monitorovaná, kontrolovaná a následne formálne uzavretá.

Plán riadenia projektu je vlastne všeobecným termínom pre všetky podprogramy, ktoré budete pre projekt vytvárať. Plán riadenia projektu môžeme definovať ako všetko, čo je zahrnuté v týchto plánoch:

• Plán riadenia požiadaviek
• Plán riadenia rozsahu pôsobnosti
• Plán riadenia plánu
• Plán riadenia kvality, ak ho máte
• Plán riadenia nákladov
• Plán riadenia rizík (ktorý by mal odkazovať na váš protokol rizík)
• Zmeniť plán riadenia
• Plán riadenia obstarávania, ak ho potrebujete pre projekt
• Plán riadenia konfigurácie, opäť len ak plánujete napísať: nemusíte mať pocit, že je to potrebné pre váš projekt
• Plán riadenia ľudských zdrojov

Plán riadenia projektov obsahuje aj dôležité informácie o základných líniách projektu, najmä o rozsahu a harmonograme. To vám dáva čiaru v piesku, na ktorú sa môžete vrátiť, takže môžete ľahko vidieť, čo sa zmenilo, keď konečne zatvoríte projekt a porovnáte plánované s aktuálnym výkonom.

Plán riadenia projektu však existuje ako samostatný dokument. Tu je to, čo je potrebné zahrnúť a ako sa na tieto ďalšie časti odkazovať.

Vypísanie dokumentu Projektového riadiaceho plánu

Spustite dokument s názvom projektu a dátumom. Použite šablónu z vášho Project Management Office, ak ju máte, aby ste nemuseli začať od nuly.

Potom zahrňte tieto sekcie:

Prahové hodnoty a základné línie: Vysvetlite, ako sa budú riadiť základné línie podľa harmonogramu, rozsahu, nákladov a oblastí kvality projektu. Uveďte, aké prijateľné odchýlky plánujete (napríklad +/- 10%) a čo urobíte, ak to bude vyzerať tak, že budú porušené. Možno ste ich už zdokumentovali vo vašej Projektovej charte.

správa: Uveďte, aké preskúmania projektov, partnerské hodnotenia a ďalšie opatrenia v oblasti riadenia, ktoré uplatníte pri prechode počas životného cyklu projektového riadenia. Na konci každej fázy by ste mali minimálne uviesť oficiálne odhlásenie. To je jedna z úloh sponzora projektu. Ak je to vhodné pre váš projekt, môžete tiež zadať podrobnosti o hodnoteniach kvality, ktoré budete držať.

Rozhodnutia o metodike: Toto je dobré miesto na zapísanie, ktoré kúsky metodiky projektového riadenia ste sa rozhodli neurobiť, pretože to nie je relevantné. Môžete napríklad poznamenať, že nebudete robiť plán riadenia obstarávania, pretože pre váš projekt nie je potrebné žiadne obstarávanie.

Čokoľvek iné: Neobmedzujte sa na tieto položky. Zahrňte čokoľvek, o čom si myslíte, že by mohli byť relevantné pre plánovanie projektu, ako napríklad prepojenia na iné projekty v spoločnosti, externé faktory, ktoré môžu ovplyvniť plánovanie, ktoré chcete priviesť k niekomu na pozornosť a tak ďalej.

Podporné plány

Ak zlúčite všetky svoje projektové dokumenty do jedného, ​​bude to obrovský plán riadenia projektu. V tomto dokumente je najlepšie zahrnúť odkazy (alebo aspoň opis toho, kde sa dokument nachádza). Potom, ak chce niekto ísť a prečítať si ho, môže ho nájsť, bez toho, aby sa váš plán riadenia projektov stal tak nesmierne dlhým, že sa na neho nikto nepozerá vôbec.

Nezabudnite tiež prepojiť základné línie. Pre základný plán harmonogramu projektu uložte verziu svojho plánu a odkaz naň. Pre základnú líniu nákladov uložte verziu svojho rozpočtového plánovania od dnešného dňa a odkaz na ňu. Tieto dokumenty sú živé dokumenty a budú sa meniť v priebehu projektu, ale tieto pôvodné súbory si ponecháte, aby ste sa na ne mohli pozrieť a urobiť porovnanie.

Nakoniec pridajte kontrolu verzií do plánu riadenia projektu, takže ak ho budete potrebovať aktualizovať, budete môcť ľahko zistiť, či pracujete na najnovšej kópii.