Ako Chunking zlepšuje efektívnosť práce a produktivitu

Ako manažéri trávime príliš veľa času snahou zapracovať viac práce do kratšieho času. Spoločnou odpoveďou pre prepracovaných odborníkov na všetkých úrovniach je pokus o multitasking vykonávaním viacerých aktivít súčasne. Problém je, že multitasking nefunguje.

Prečo Multitasking nie je najúčinnejší prístup k produktivite práce

Predstavte si napríklad, že keď si ráno čistíte zuby, začnete premýšľať o programe veľkého stretnutia neskôr počas dňa. To neberie veľa z vášho mozgu spracovanie moc čistiť zuby a môžete skutočne byť schopní sústrediť sa na agendu, zatiaľ čo mechanicky manipuláciu vaše ráno čistenie zubov úlohu.

Ale čo dve úlohy, ktoré si vyžadujú viac kapacity vášho mozgu? Počas prípravy raňajok môžete hovoriť po telefóne. Obidve úlohy môžete urobiť správne, ale príležitosť na chyby spôsobené nedostatkami v pozornosti je veľká.

Chunking ako alternatíva k multitaskingu

"Chunking" opisuje, ako funguje využitie ľudskej pamäte. Je dôležité si pamätať na túto koncepciu, keď sa pozrieme na plnenie niekoľkých úloh súčasne. V skutočnosti medzi nimi prepíname, namiesto toho, aby sme ich robili v rovnakom čase (hoci v prípade čistenia zubov sa môže zdať, že sú simultánne).

Predstavte si, že ste na telefóne, keď niekto chodí do vašej kancelárie. Požiadajú o radu alebo o rýchle rozhodnutie v danej záležitosti. Krátko zastavíte počúvanie osoby v telefóne, naskenujete poznámku pred vami, načmárate odpoveď a vrátite sa k telefónnemu hovoru. Neuskutočnili ste súčasne dve aktivity (telefonický rozhovor a osobná konverzácia).

V skutočnosti ste vykonali tri úlohy za sebou; Telefónny hovor začal, uskutočnil osobnú konverzáciu a potom pokračoval v telefonickom hovore. Rovnako ako vo vyššie uvedenom príklade raňajok, mohli by ste obidvom z nich urobiť lepšie, a to v kratšom čase, ak by ste ich robili jeden po druhom namiesto toho, aby ste ich súčasne používali. Dôvodom je, že keď začnete každú úlohu, musíte sa na ňu zamerať a začať.

Prečo je čas spustenia v multitaskingu neefektívny

Keď ste začali telefonovať, museli ste na to myslieť, nájsť telefónne číslo a uskutočniť hovor. Keď ste boli prerušený, museli ste zistiť, čo od vás osoba chce, aby ste im mohli dať rozhodnutie. Nakoniec, keď ste znovu zavolali, museli ste si spomenúť, kde ste prestali. Možno ste museli povedať, "Ľutujeme, niekto vošiel dovnútra. Čo si to povedal?"

Čím viac začnete a zastavíte počas dňa, tým viac týchto časovo náročných štartovacích momentov máte. Tieto momenty sú neproduktívny čas. Ak máte pripravenú dennú správu, štartovací moment je pravdepodobne dosť krátky v porovnaní so správou, ktorú robíte len štvrťročne. Ak však pripravujete túto správu a máte prerušenie, zakaždým máte takmer rovnaký čas na spustenie.

Povedzme napríklad, že do 30 minút môžete napísať správu bez akéhokoľvek prerušenia. Môže však trvať niekoľko hodín, ak sa počas dňa objavia neplánované úlohy a prerušenia. Toto podstatné oneskorenie často neprichádza tak ďaleko od skutočných prerušení, ako je čas potrebný na opätovné spustenie správy.

Prečo by ste mali vyskúšať Chunking Namiesto Multitasking

Dobre, niekedy budete musieť multitask. Vaša práca môže byť funkčná ako moja, takže čo je lepšie ako multitasking? Chunking je lepší.

Chunking je koncept rozpadu vášho dňa na väčšie kúsky namiesto toho, aby reagoval na neustále prerušenia. Čím viac času môžete venovať konkrétnym úlohám, tým menej štartovacích momentov budete mať a vaša efektivita sa bude zlepšovať úmerne. Keďže nebudete tráviť toľko času v štartovacích momentoch, budete mať viac času a budete mať viac práce. Ako bonus, pretože budete môcť sústrediť na jednu úlohu po ruke, budete to robiť lepšie.

Ako postranný panel, projektoví manažéri už dávno prišli na silu tejto techniky a vytvorili vlastnú verziu "chunking" prostredníctvom procesu rozpisu práce.

Ako začať s Chunking pri práci

Ako teda môžete začať chunking?

• Štart malé, až sa dostanete pocit. Vyberte si jednu úlohu, možno svoj týždenný prehľad.
• Odložíte 30 minút, o ktorých viete, že to bude trvať.
• Zatvorte dvere alebo postavte znak, ktorý znie „Genius v práci“ alebo niečo podobné a potom sa sústredte na správu a nič iné ako na správu.
• Telefón ignorujte.
• Nezkontrolujte e-mail.
• Stačí napísať správu.

Pokuste sa o to isté s telefonickými hovormi, stretnutiami zamestnancov a inými pravidelnými aktivitami. Zamerajte sa, skráťte svoje dni a po niekoľkých týždňoch praxe sa budete cítiť a byť efektívnejší.

Spodný riadok

Nestrácajte toľko času, keď sa pokúšate o multi-úlohu. Namiesto toho, aby ste sa stali efektívnejšími a produktívnejšími, používajte ich. Hoci je tento pojem nepríjemný, koncepcia je účinná.

Aktualizoval Art Petty