I-9 Obsah súborov pre zamestnancov

Formulár I-9, Overenie zamestnateľnosti je formulár, ktorý vyžaduje Ministerstvo vnútornej bezpečnosti - US Citizenship and Immigration Services (USCIS) na dokumentovanie spôsobilosti na zamestnanie v Spojených štátoch. Ako zamestnávateľ musíte vyplniť formulár I-9 pre každého zamestnanca, ktorého si najmete.

Všetci zamestnanci, občania a ne-občania, najatí po 6. novembri 1986, musia v čase prenájmu vyplniť časť 1 tlačiva I-9. Zamestnávateľ je zodpovedný za to, aby zamestnanec včas a riadne vyplnil časť 1 tlačiva I-9.

Zamestnávateľ musí overiť overenie zamestnania a zabezpečiť, aby boli riadne vyplnené aj oddiely 2 a 3 tlačiva I-9. Zamestnávatelia musia vyplniť oddiel 2 tlačiva I-9 preskúmaním dôkazov z prvej ruky (iba originálne, neuplynuté dokumenty) o totožnosti a spôsobilosti na zamestnanie do troch (3) pracovných dní odo dňa začatia zamestnania.

Zamestnanec musí byť fyzicky prítomný a jeho originálne dokumenty musia byť preverené osobne. Zamestnanec, ktorý preskúma pôvodné dokumenty, musí podpísať časť 2 I-9.

Formulár overuje, či ste skontrolovali dve schválené formy identifikácie, ktoré dokazujú, že zamestnanec je legálne oprávnený pracovať v Spojených štátoch.

Zamestnávatelia alebo ich splnomocnení zástupcovia musia vyplniť oddiel 3 pri opätovnom uznaní, že zamestnanec je oprávnený pracovať v USA. Pri opätovnom zaradení zamestnanca do troch rokov od pôvodného ukončenia I-9 majú zamestnávatelia možnosť vyplniť nový formulár I-9 alebo vyplniť časť 3.

Pravidelne musíte kontrolovať formuláre I-9, aby ste sa uistili, že máte vyplnený formulár pre každého zamestnanca. Musíte skontrolovať pravdivosť a úplnosť a uložiť dôkazy o audite a každom školení, ktoré zamestnanci, ktorí dokončili alebo uložili I-9, dostali.

Umiestnenie dokončených I-9 formulárov

Z týchto dôvodov budete chcieť ponechať všetkých zamestnancov I-9 a sprievodnú dokumentáciu v samostatnom personálnom súbore.

Vláda môže tieto formuláre kontrolovať. Ak štátni zamestnanci skontrolujú vaše formuláre I-9, nechcete im povoliť prístup k osobným súborom vašich zamestnancov a dôverným informáciám, ktoré obsahujú.

Takže, v záujme dôvernosti zamestnancov a obmedzeného prístupu, chcete izolovať svojich zamestnancov I-9 v jednom priečinku, ktorý je špeciálne určený pre I-9 úložisko.

To chráni súkromie vašich zamestnancov a zároveň zachraňuje zamestnávateľa pred možnou odpoveďou na ďalšie otázky, ktoré sú vyvolané obsahom zamestnaneckého súboru zamestnancov. Môžete nevedomky otvoriť svoju spoločnosť na zvýšené vyšetrovanie zamestnancov USCIS. Vyhnite sa tomuto.

Aktuálne I-9 vyšetrenie súborov

Podľa amerického imigračného a colného dozoru (ICE) môže vláda kontrolovať vaše I-9: „Proces administratívnej inšpekcie je iniciovaný doručením oznámenia o inšpekcii (NOI) zamestnávateľovi, ktorý núti výrobu formulárov I-9.

"Podľa zákona sú zamestnávateľom poskytnuté minimálne tri pracovné dni na predloženie formulárov I-9. ICE často požiada zamestnávateľa, aby poskytol podpornú dokumentáciu, ktorá môže obsahovať kópiu miezd, zoznam súčasných zamestnancov, stanovy spoločnosti, a obchodných licencií. “

Súčasným trendom je, že ICE zvyšuje svoje úsilie v oblasti presadzovania práva. Zamestnávatelia čoraz viac čelia trestným obvineniam uloženým manažérom, vlastníkom a zamestnancom ľudských zdrojov za to, že pre každého zamestnanca neboli riadne vyplnené a uložené formuláre I-9. Podniky získali čoraz vyššie pokuty a boli vylúčené.

Zamestnávatelia musia I-9 formuláre brať vážne. Vážne. Potrebujeme povedať viac?

Pozri aktuálny formulár I-9 a kompletné pokyny na jeho implementáciu na Ministerstve vnútornej bezpečnosti - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).

Taktiež známy ako:súbory zamestnancov, záznamy zamestnancov, súbory ľudských zdrojov, dokumentácia