Prehľad personálnych súborov a zásady vzorových súborov

Personálny súbor je uložená dokumentácia zamestnávateľa o histórii a stave celého pracovného pomeru s individuálnym zamestnancom. Zamestnávateľ vedie túto pracovnú dokumentáciu v personálnom spise z troch dôvodov.

• Zamestnávateľ chce mať presné informácie po ruke a organizovať sa, keď potrebujete prístup k informáciám z akéhokoľvek dôvodu. Zmeny v havarijných kontaktoch, adresách zamestnancov, sledovaní hodnotení výkonnosti, disciplinárnych listoch, uznaní zamestnancov a materiáloch pre žiadosti o zamestnanie sú príkladmi druhov informácií, ktoré zamestnávateľ bude chcieť rýchlo získať.
• Zamestnávateľ musí uchovávať dokumentáciu o personálnych otázkach, ako je výber zamestnancov, výkonnosť, história práce, odôvodnenie odmeňovania a interné propagačné aplikácie, aby sme vymenovali len niektoré z nich.

  Požiadavka EEOC, súdny proces alebo dokonca potreba zdôvodniť neexistenciu zvýšenia alebo povýšenia na zamestnanca si vyžaduje, aby zamestnávateľ zozbieral a uchoval tento typ dokumentácie zamestnancov.

• Niektoré záznamy o zamestnancoch vyžadujú federálne alebo štátne vlády pre zamestnávateľov, aby ich udržali. Organizácia informácií o zamestnancoch v personálnom súbore má zmysel pre prístup a právnu zhodu a pripravenosť.

Typy personálnych súborov

Zamestnávateľ spravidla spravuje niekoľko typov personálnych spisov, na obchodné účely, na utajenie zamestnancov, na ochranu súkromia a na dodržiavanie právnych predpisov. Nie som si vedomý žiadneho zákona, ktorý hovorí, koľko súborov musí zamestnávateľ uchovávať.

Existuje však mnoho zákonov a existujú osvedčené postupy týkajúce sa dôvernosti zamestnancov, ktorými sa riadi obsah personálnych súborov a kto má prístup k týmto informáciám. Toto sú osobné súbory, ktoré väčšina zamestnávateľov v USA udržiava. (Svetové zákony a postupy sa môžu líšiť.)

• Súbor personálu: Toto je hlavný súbor zamestnancov, ktorý obsahuje históriu pracovného pomeru.
• Súbor miezd: Chcete zachovať samostatný súbor pre všetky mzdové otázky týkajúce sa platu a dávok.
• Zdravotnícky súbor zamestnancov: Federálny zákon o zdravotnom poistení prenosnosti a zodpovednosti z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zamestnávatelia chránili zdravotné záznamy zamestnancov ako dôverné.
• I-9 Formuláre zamestnancov: Musíte si ponechať samostatný súbor pre všetkých zamestnancov (nie na zamestnanca) formulárov I-9, pretože nechcete, aby vládni zamestnanci, ktorí sú oprávnení kontrolovať tieto formuláre za rôznych okolností, pri pohľade na vaše hlavné súbory dôverných informácií o zamestnancoch,

Prístup zamestnancov k personálnym súborom

Zamestnancom je umožnený prístup k zamestnaneckým spisom zamestnancov pod vedením a dohľadom zamestnancov ľudských zdrojov. Súbory zamestnancov zamestnancov sa považujú za majetok zamestnávateľa, ktorý je zodpovedný za ich ochranu a ochranu.

Zásady súborov vzorových pracovníkov

Nasleduje vzorová politika súborových súborov pre použitie vo vašej spoločnosti. Diskutuje o rôznych súboroch, ktoré sa odporúčajú a ktorí by mali mať prístup ku každému súboru.

Vzorová politika

Spoločnosť vedie pre každého zamestnanca tri súbory zamestnancov.

súboru je udržiavaný pre každého zamestnanca (Vaše meno spoločnosti). Tieto osobné súbory obsahujú dôverné dokumenty a sú spravované a spravované personálnym personálom.

Prístup k tomuto súboru je obmedzený na personálny personál a predpokladá, že každý zamestnanec manažéra si uchováva vlastný súbor s dokumentmi relevantnými pre pracovný výkon zamestnanca.

Typické dokumenty v personálnom súbore zahŕňajú žiadosť o zamestnanie, kontaktný formulár pre rodinnú pohotovosť, zdokumentovanú históriu disciplinárnych opatrení, životopis, príručku pre zamestnancov a podpisy zamestnávateľov, aktuálne osobné informácie a referencie na pracovné miesta.

Nie všetky osobné súbory obsahujú rovnaké dokumenty, ale každý osobný súbor má niektoré dokumenty, ktoré sú rovnaké.

Mzdové súbory sú tiež zachované; Mzdové súbory obsahujú históriu pracovných miest zamestnanca, oddelenia, zmeny odmien a tak ďalej. Prístup k mzdovému spisu je obmedzený na príslušné účtovníctvo a personálny personál.

zdravotného spisu zamestnanca je tiež zachovaná. Obsah zdravotnej dokumentácie nie je k dispozícii nikomu okrem zamestnancov určených pre ľudské zdroje a zamestnancov, ktorých záznamy sú uchovávané v spise. Na meno vašej spoločnosti) majú zdravotné záznamy najvyšší stupeň bezpečného uchovávania a dôvernosti.

Zamestnanec si môže prezrieť svoj osobný spis kontaktovaním pracovníka personálneho oddelenia počas bežných pracovných hodín. Žiadny zamestnanec nesmie meniť alebo odstraňovať akýkoľvek dokument zo svojho osobného spisu, ktorý musí byť nahliadaný v prítomnosti osoby personálneho oddelenia.

Taktiež známy akosúbory zamestnancov, záznamy zamestnancov, súbory ľudských zdrojov, dokumentácia

Vyhlásenie - Upozornenie:

Susan Heathfield vynakladá všetko úsilie na to, aby na týchto webových stránkach ponúkla presné, etické, etické riadenie ľudských zdrojov, zamestnávateľa a poradenstvo na pracovisku, ktoré sú prepojené s touto webovou stránkou, ale nie je právnym zástupcom a obsah na stránke, zatiaľ čo nie je zaručená presnosť a zákonnosť a nemá sa chápať ako právne poradenstvo.

Stránka má celosvetové publikum a zákony a nariadenia týkajúce sa zamestnania sa v jednotlivých krajinách a krajinách líšia, takže stránka nemôže byť definitívna pre všetky pracoviská. Ak máte pochybnosti, vždy vyhľadajte právneho zástupcu alebo štátne, federálne alebo medzinárodné vládne zdroje, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne. Informácie na tejto stránke slúžia len na usmernenie, nápady a pomoc.