Osobný asistent Pokračovať Vzorka a zručnosti Zoznam

Osobní asistenti sú podobní výkonným asistentom alebo asistentom v tom, že všetci vykonávajú rutinné úlohy administratívneho typu, takže niekoho iného nemusí. Pravdepodobne budú zahŕňať aj skríning alebo odpovedanie na telefónne hovory, listy a e-maily, spravovanie plánov a zapisovanie poznámok na schôdze.

Rozdiel je v tom, že osobné asistentky pomáhajú iba jednej osobe a môžu tiež pomáhať s osobnými úlohami, ako je nakupovanie alebo plánovanie spoločenských záväzkov.

Niektorí ľudia delegujú projektovú prácu na svojich asistentov, alebo im ich asistenti nechávajú v ich neprítomnosti.

Pracovné požiadavky na osobné asistentky

Kým nie je stanovená minimálna požiadavka na osobné asistentky z hľadiska vzdelania, zázemie v obchodnej alebo administratívnej práci pomáha. V niektorých prípadoch môže byť dôležitý aj druhý alebo tretí jazyk. Vo všeobecnosti sú zručnosti, ktoré máte, dôležitejšie ako vaše vzdelanie. Diskusia o niektorých z týchto potrebných zručností vám môže pomôcť rozhodnúť, či je tento typ práce pre vás.

Tu je zoznam osobných asistentov zručnosti pre životopisy, sprievodné listy, žiadosti o zamestnanie a pohovory. Požadované zručnosti sa budú líšiť v závislosti od zamestnania, na ktoré sa uchádzate, preto si pozrite aj náš zoznam zručností uvedených podľa zamestnania a typu zručnosti. Prezrite si tento zoznam a zistite, či ste použili tieto zručnosti v predchádzajúcich zamestnaniach alebo ste ich získali prostredníctvom odbornej prípravy.

Urobte si poznámky o tom, kedy a ako ste použili alebo vyvinuli tieto zručnosti. Potom ich pridajte do svojho životopisu a sprievodného listu alebo si po ruke vypracujte žiadosti o prácu. Ľudia, ktorí vyhľadávajú aplikácie, často hľadajú kľúčové zručnosti. Zápas si svoje zručnosti s tými, ktoré sú požadované pre prácu. Potom sa uistite, že sú uvedené vo vašom sprievodnom liste a uvedené na vašom životopise.

Mali by ste tiež vytvoriť rozhovor odpovede o tom, ako ste využili svoje zručnosti v predchádzajúcich pozíciách. Uveďte príklad, ako ste vyriešili problém na pracovisku pomocou jednej alebo viacerých z týchto zručností. Ukážte, ako vaše zručnosti prispeli k úspechu projektu.

Príklady osobných asistentských zručností

Tento zoznam nie je vyčerpávajúci, ale obsahuje niektoré z najdôležitejších, vyhľadávaných zručností pre osobných asistentov.

Organizácia a riadenie času

Ako osobný asistent, veľká časť vašej práce bude mať niekoho iného organizovaného a podľa plánu. Musíte sa preto dobre organizovať. Našťastie sa dá naučiť organizácia. Existujú špecifické techniky, ktoré môžete prispôsobiť, aby sa vaše využitie času stalo efektívnejším a aby ste inak udržali svoj život a život svojho manažéra v poriadku.

Písomná a verbálna komunikácia

Budete musieť pochopiť a riadiť sa pokynmi a budete musieť jasne a čestne prenášať informácie. V závislosti od podrobností o vašej pozícii by ste tiež mali privítať klientov, odpovedať na korešpondenciu alebo vytvárať správy a prezentácie. Všetky tieto úlohy vyžadujú špičkové komunikačné zručnosti vrátane rozprávania, písania, počúvania a čítania.

Presnosť a pozornosť k detailu

Pozornosť venovaná detailom je rozhodujúcou zložkou toho, ako sa dobre organizovať a komunikovať.

Neformálnosť alebo nepresnosť prinajlepšom vytvárajú neefektívnosť a môžu tiež spôsobiť vážne chyby alebo odcudziť kolegov manažéra.

Znalosť príslušného softvéru

Ktorý softvér budete musieť spracovať, sa môže líšiť, ale pravdepodobne bude obsahovať spracovanie textu, tabuľky, databázy, kalendáre, publikovanie na ploche a program PowerPoint alebo niečo podobné. Byť schopný poskytnúť aspoň minimálnu technickú podporu je plus. Možno budete musieť vyhodnotiť niekoľko rôznych programov a aplikácií, ktoré si sami vyberiete a ktoré poskytujú najlepšie nástroje na dosiahnutie cieľov vášho manažéra. Vašou úlohou je vždy zjednodušiť a zjednodušiť prácu manažéra, čo si môže vyžadovať veľa problémov pri riešení problémov.

Taktika a diskrétnosť

Ako osobný asistent budete často vystavení citlivým materiálom, od obchodného tajomstva až po vysoko osobné informácie, ktoré budete musieť zachovávať v tajnosti.

Súvisiaca zručnosť je takt, schopnosť reagovať jemne alebo vôbec na informácie, ktoré by iní ľudia mohli považovať za ťažké alebo trápne. Inými slovami, musíte byť bezpečnou osobou pre vášho manažéra, aby bol zraniteľný. Koniec koncov, len vy budete vedieť, koľko pomoci potrebujú.

Zoznam osobných asistentov

Administratívne zručnosti

Tieto zručnosti sú často súčasťou popisu práce pre osobného asistenta alebo sú to zručnosti s pridanou hodnotou. Váš zamestnávateľ môže potrebovať niekoho, kto pre ňu môže vykonávať tieto úlohy.

• administratívne
• schôdzky
• Korešpondencia
• pochôdzky
• Diania
• Plánovanie akcie
• podania
• Vykonávacie postupy
• Údržba harmonogramov
• stretnutie
• Manažment kancelárie
• Projektový manažment
• výskum
• plánovanie
• Prijatie diktátu
• Prijímanie správ
• Písať si poznámky
• Cestovné opatrenia
• Cestovné plánovanie

Komunikačné zručnosti

Ako osobný asistent sú pre prácu dôležité všetky aspekty komunikácie. Buďte pripravení ukázať svoje skúsenosti alebo školenia.

• Zdvihni telefón
• komunikácia
• e-mail
• Pozdrav návštevníkov
• Manipulácia s dopytmi
• Networking
• Neverbálna komunikácia
• Skríningové volania
• Verbálna komunikácia
• Písomné oznámenia

Finančné zručnosti

Máte skúsenosti alebo školenia pre tieto úlohy?

• Účtovné
• rozpočtovanie
• nákup
• sourcing
• nakupovanie

Technologické zručnosti

Ste schopní používať rôzne platformy a zariadenia a robiť základné riešenie problémov?

• Počítač (PC, Mac, tablet)
• Správa databáz
• Microsoft Office
• Príprava prezentácie
• správy
• Spracovanie textu

Osobné majstrovské zručnosti

Tieto zručnosti sú často súčasťou vašej osobnosti. Ukážte, ako ste ich použili a vyvinuli.

• diskrétnosť
• diplomatický
• diskrétnosť
• flexibilita
• medziľudský
• multitasking
• organizácie
• Kladný postoj
• Riešenie problémov
• Profesionálny Demeanor
• Vlastná motivácia
• Tímový hráč
• Riadenie času
• Pracujte nezávisle

Ak ste tieto zručnosti nepoužívali v predchádzajúcom zamestnaní, pozrite sa na to, ako ste ich vyvinuli na dobrovoľníckych alebo neplatených pracovných miestach, alebo ich využite vo svojom osobnom živote. Používate tieto zručnosti ako súčasť náboženskej komunity alebo na študentský projekt v škole? Rozvíjali ste zručnosti ako súčasť športového tímu alebo individuálneho športu? Táto skúsenosť môže byť tiež cenná a robí z vás lepšieho kandidáta na túto pozíciu.

V nasledujúcej ukážke pokračujte v práci určenej pre osobného asistenta, vezmite na vedomie, ako sú niektoré z vyššie uvedených zručností zapracované do textu, najmä „základné kvalifikácie“.

Ukážka osobný asistent Resume

Toto je príklad resumé pre pozíciu osobného asistenta. Prevezmite šablónu na obnovenie (kompatibilnú s dokumentmi Google Docs a Word Online) alebo si pozrite ďalšie príklady.

Stiahnite si šablónu programu Word

Ukážka osobného asistenta Resume Resume (Textová verzia)

Žiadateľ Carly

999 Hlavná ulica

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

KARIÉRNY CIEĽ

Detailne orientovaný a vysoko organizovaný osobný asistent dobre znalý v poskytovaní bezproblémovej podpory vedúcim pracovníkom na úrovni C, ako aj nezávislý výkon administratívnych úloh, plánovania schôdzok, plánovania ciest, nákupov a plánovania udalostí s ľahkou efektivitou hľadá pozíciu osobného asistenta s top firma.

HLAVNÉ KVALIFIKÁCIE

• Schopný spracovávať citlivé údaje a spracovávať všetku korešpondenciu a diktát s nekompromisnou integritou a dôvernosťou.
• Dokáže ľahko nadviazať kontakt s klientmi, dodávateľmi a zainteresovanými stranami projektu, a to osobne aj písomne.
• Schopný využiť vzdelávanie v oblasti účtovníctva, aby bolo možné presne zladiť účtovné knihy a vykonávať funkcie rozpočtovania a nákupu.
• Vždy udržuje pozitívne a dokonale profesionálne správanie, so schopnosťou vštepiť dôveru a angažovanosť druhých.

PROFESIONÁLNE SKÚSENOSTI

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Osobný asistent prezidenta, September 2016-súčasnosť

Poskytovať komplexnú administratívnu a osobnú podporu zakladateľovi butikovej finančnej poradenskej firmy s rozsahom zodpovednosti, ktorá zahŕňa diktovanie, korešpondenciu, správu kancelárií, vzťahy s dodávateľmi, plánovanie schôdzok, koordináciu ciest a funkcie plánovania udalostí.

• Plánované sú všetky podrobnosti pre veľmi úspešné podujatia týkajúce sa vzťahov s klientmi vrátane víkendov golfových a tenisových rezortov, seminárov o finančnom plánovaní a banketov pre akcionárov.
• Zdrojom a zabezpečením nákladovo efektívnych cestovných a zábavných dodávateľov sa znížili cestovné výdavky o 15%.
• Využitý balík Adobe Creative Suite na vytvorenie vizuálne zapájajúcich sa nových marketingových brožúr a mesačného bulletinu.

VZDELÁVANIE

Bakalársky titul v odbore Podniková ekonomika (Minor: Účtovníctvo)2016; GPA 3.9

University of Missouri, Columbia, MO

Deanov zoznam; Absolvent Summa cum Laude

Technické odbornosti: Microsoft Office Suite, QuickBooks a Adobe Creative Suite. Plynule po španielsky.