Ako organizovať svoje papierovanie

Jediný čas, kedy sa zdá, že si myslíte o dôležitých dokumentoch, je, keď ich potrebujete. A často ich nemôžete nájsť, keď ich potrebujete, pretože buď nemáte organizovaný a centralizovaný systém na ukladanie dôležitých dokumentov a / alebo keď ste ich naposledy potrebovali, jednoducho ste ho hodili späť do mora papiere vo vašej domácej kancelárii, namiesto toho, aby ich vrátili tam, kam patrili.

Začíname

So všetkými vašimi dôležitými dokumentmi šíriť po celom dome, môžete strácať veľa času a energie hľadáte pre ne. Ste tiež v nebezpečenstve straty niektorých z nich úplne. Ale s niekoľkými jednoduchými krokmi môžete organizovať dôležité papierové dokumenty za hodinu!

Budete potrebovať malú skrinku s dvomi zásuvkami alebo prenosnú závesnú krabicu so súbormi, viacfarebné závesné súbory (6 rôznych farieb), trezory z manila z tretej strany a bezpečnostnú poistku proti ohňu (voliteľné). Alebo si môžete kúpiť veľké spojky a vložky do tabuliek. Akonáhle budete mať tovar tu je šesť krokov budete nasledovať organizovať svoje papierovanie.

Zhromaždite svoje dokumenty

Predtým, ako budete môcť zorganizovať všetky dôležité dokumenty, musíte ich vyhľadať. Niekedy je ľahšie povedať, ako urobiť.

Skontrolujte si domácu kanceláriu v zásuvkách a na papieri stohovanom na stole alebo stole. Pozrite sa na hromady papiera preplnenej vašej kuchyne dosky, rovnako ako kuchynské zásuvky a koše. Pozrite sa na spálňu a nočný stolík (mohli ste ich tam nechať v rannom zhone a zabudli na ne). V neposlednom rade skontrolujte svoju peňaženku alebo aktovku na dôležité dokumenty, ktoré ste náhodou stále nosili.

triediť

Najdôležitejšie dokumenty patria do jednej z nasledujúcich šiestich kategórií. Zoradiť všetky vaše zhromaždené dokumenty nasledovne:

1. Záznamy o domácnosti a majetku - hypotéky, majetkové listiny, projekty na zlepšenie domova a príjmy, príručky k spotrebičom a záruky, informácie o dani z nehnuteľností, poistky pre domácnosti a príručky
2. Automatické nahrávanie - tituly, záznamy o údržbe, poistné zmluvy a informácie, informácie o úveroch a platobné záznamy
3. Zdravotné záznamy - poistné zmluvy, príručky o dávkach zdravotného poistenia, vysvetlenie zdravotných dávok, lekárske účty, zoznamy liekov, flexibilné informácie o výdavkoch, lekárske potvrdenia, lekárske smernice, zmluvy o životnom poistení

1. Finančné záznamy - bankové výpisy, daňové priznania, záznamy o odpočítaní dane, záznamy o investíciách, záznamy o úveroch, výpisy z kreditných kariet
2. Elektronické záznamy - zmluvy a manuály pre mobilný telefón; Príjmy z predaja a záruky pre počítače, notebooky a iPady; káblové a internetové plány a účty; Potvrdenie o predaji bezdrôtového smerovača a manuál
3. Osobné záznamy - rodné listy, sobášny list, rozvodový list, opatrovnícke doklady, informácie o sociálnom zabezpečení, záznamy o imunizácii, pasy, záznamy o vojenskej službe, záznamy o krste a potvrdení, závety, pohrebný plán a informácie o pohrebisku. Ak máte domáce zvieratá, môžete do tejto kategórie zahrnúť aj dôležité dokumenty, ako napríklad informácie o veterinárnych a vakcínových látkach.

Nájdite si dôležité dokumenty

Väčšina vašich dôležitých dokumentov môže byť uložená v bežnej kartotéke alebo prenosnom závesnom boxe. Niektoré sú. Avšak, to by malo byť naozaj uložené v protipožiarnej bezpečné alebo offsite skladovanie možnosť, ako je bezpečnostná schránka.

Dôležité dokumenty sú dokumenty, ktoré by bolo veľmi ťažké alebo časovo náročné nahradiť. Môžu obsahovať citlivé osobné informácie, ktoré by mohli byť ohrozené v prípade porušenia alebo lúpeže. V prípade, že váš dom bol zničený požiarom alebo povodňou, ktorú by ste chceli, aby tieto dôležité dokumenty zostali nedotknuté.

Pre väčšinu ľudí by sa tieto dokumenty považovali za nevyhnutné: informácie o sociálnom zabezpečení, rodné listy, poistky spolu s kontaktnými údajmi vášho agenta, závetmi, majetkovými listami, názvami automobilov, cestovným pasom a akoukoľvek zmluvou alebo dohodou, ktorá si vyžadovala váš pôvodný podpis.

Urobte si hlavný zoznam všetkých životne dôležitých dokumentov, ktoré umiestnite vo vašom protipožiarnom trezore alebo v úložnom priestore mimo pracoviska.

Duplikujte svoju peňaženku

Väčšina z nás nesie kritické informácie v našich peňaženkách každý deň. Poznáte všetko, čo je vo vašej peňaženke? Čo by ste robili, ak by sa vaša peňaženka stratila alebo ukradla?

Urobte si kópie vodičského preukazu, karty darcu, preukazu zdravotného poistenia, členských kariet, ako je napríklad obchod s potravinami, vernostné karty, skladové kluby, a čo je najdôležitejšie, všetky kreditné a debetné karty (predné a zadné kópie). Tieto kópie uchovávajte s ostatnými dôležitými papierovými dokumentmi:

Piaty krok: Vytvorte jednoduchý informačný systém

Čím je informačný systém jednoduchší, tým je pravdepodobnejšie, že ho budete používať konzistentne. Vezmite každú kategóriu dôležitého dokumentu a priraďte mu farbu zaveseného súboru:

• Záznamy o domácnosti a majetku
• Automatické nahrávanie
• Zdravotné záznamy
• Finančné záznamy
• Elektronické záznamy
• Osobné záznamy

Pridajte príslušný počet visiacich súborov do systému súborov pre počet dokumentov, ktoré máte v každej kategórii.

Použite priečinky a vytvorte priečinok pre každý jednotlivý dokument v rámci každej kategórie. Umiestnite priečinky do príslušnej časti s farebným závesom.

Ak ste si zakúpili veľké trojkrúžkové zakladače a vložky na štítky, označte štítky vyššie uvedenými názvami záznamov, dierkami na papier a všetky dokumenty a usporiadajte ich. Ak by papier nemal byť dierovaný, dierkujte papier a dajte dokumenty do priečinka.

Ak nie je papierovanie len vašou vecou, ​​môže to byť pre vás voľný moment. Môžete skenovať všetky tieto dokumenty, uložiť ich na pevný disk a potom všetko skartovať. Ale využite svoj vlastný úsudok, pretože niektoré papierovanie je lepšie ponechané. Použite svoj najlepší úsudok.

Prebiehajúca údržba

Teraz, keď sú vaše dôležité dokumenty organizované, udržiavajte ich organizované. Každý mesiac, keď platíte svoje účty, podajte akékoľvek nové dokumenty do príslušnej časti svojho systému registrácie. Zároveň vyhľadajte všetky dokumenty, ktoré ste odstránili zo systému počas mesiaca, ktorý by mohol byť mimo systému registrácie. Znova ich vložte. Najmenej dvakrát ročne skontrolujte dokumenty vo vašom registračnom systéme, aby ste zistili, či je možné ich prečistiť. Dobré rozvrhy, ktoré treba dodržať, sú v prvom roku a na konci každého školského roka.

S trochou úsilia môžete využívať dlhodobé výhody organizovaním dôležitých papierových dokumentov.

Upravila Elizabeth McGrory.