Päť fáz projektu

Zatiaľ čo niektoré projektové metodiky, ako sú agilné prístupy, komprimujú alebo opakujú nasledujúce fázy v rýchlejšom, iteratívnom cykle, práca každého štádia je viditeľná a odlišná v každom projekte.

Formálne projekty Sledujú päťstupňový proces ako postup

1. začatia: tvorba projektového tímu, prenajímanie projektov a štart.
2. plánovanie: dokončenie rozsahu projektu, definovanie podrobného členenia práce, posúdenie rizika, identifikácia požiadaviek na zdroje, dokončenie harmonogramu a príprava na skutočnú prácu.
3. prevedenie: vykonávanie skutočnej práce požadovanej definíciou a rozsahom projektu.
4. Monitor a kontrola: skutočné riadenie, podávanie správ a kontrola zdrojov a rozpočtov počas realizačnej fázy.
5. Zavrieť projekt: odovzdanie projektu, posúdenie získaných poznatkov, prerušenie projektového tímu.

Tradičný projektový tok

Bez ohľadu na veľkosť projektu je pohyb v etapách rovnaký. Projekt je iniciovaný alebo odštartovaný chartou, ktorá identifikuje projektového manažéra a popisuje dôležitosť projektu.

Akonáhle je projekt zahájený, prejde do fázy plánovania. Tu kľúčové a pracovné tímy identifikujú potrebnú prácu, ktorá sa má dokončiť, aby sa dosiahol rozsah projektu a vypracovali odhady a hodnotenia času, nákladov, zdrojov a rizík.

Po fáze plánovania sa práca začína a prebieha v definovanom poradí potrebnom na prechod od predchodcu alebo predchádzajúcich činností k následným aktivitám. Dôležitú úlohu v tejto fáze zohrávajú závislosti na projekte.

Počas vykonávania projektu vedúci projektu a členovia tímu monitorujú, podávajú správy a kontrolujú celkový projekt s dôrazom na kritické aktivity na ceste. Táto práca pokračuje až do ukončenia realizačnej fázy a dodania projektu zákazníkovi.

Záverečná fáza, ukončenie projektu, ukončenie projektu, zhodnotenie získaných poznatkov a odloženie projektového tímu tak, aby členovia mohli prejsť na ďalšiu iniciatívu.

Pre agilné alebo iteratívne projekty vývojového typu sa plánovanie a realizácia uskutočňujú v krátkych spurtoch alebo sprintoch, pričom fázy sa opakujú až do ukončenia projektu k spokojnosti zákazníka.

začatia

Dôkladná iniciácia projektu nielenže nastaví váš projekt na úspech, ale bude aj základom pre všetky budúce etapy. Počas iniciácie dostanete pridelených členov projektového tímu, stručne ich oboznámite s celkovými cieľmi projektu a požiadate klienta alebo vlastníka projektu o čo najviac otázok, aby ste mohli projekt efektívne plánovať. Je to tiež skvelý čas vybudovať tímové nadšenie o projekte a zbierať všetky detaily na poslednú chvíľu, ktoré by mohli ovplyvniť plánovanie projektu. Ďalšie kroky zahŕňajú:

• Analýza zainteresovaných strán
• Pridelenie výkonného sponzora
• Vývoj a komunikácia dokumentov charty
• Formálne úvodné stretnutie

plánovanie

Po spustení projektu a zozbieraní všetkých relevantných informácií potom začnete plánovať svoj projekt. Fáza plánovania závisí od veľkosti vášho projektu, koľko informácií musíte organizovať a aký veľký je váš tím. Výsledkom plánovania by mal byť jasný plán projektu alebo harmonogram, z ktorého budú všetci plniť svoje pridelené úlohy. Pri plánovaní projektu je veľmi užitočný programový plán ako Microsoft Project alebo Basecamp. Ak nemáte prístup k jednému z týchto programov, urobte všeobecné vyhľadávanie online na bezplatný softvér na plánovanie projektov.

Aj keď je použitie programu plánovania projektov užitočné, nie je vždy potrebné. Použitie programu Excel a programu Word na vytvorenie plánu a jeho oznámenie tímu je rovnako účinné. Špecifické úlohy vo fáze plánovania zahŕňajú:

• Vytvorenie komunikačného plánu pre rôzne zainteresované strany.
• Vypracovanie podrobnej štruktúry členenia práce.
• Identifikácia kritickej cesty.
• Vykreslenie zdrojov na projektovom pláne a spresnenie postupnosti práce na základe projektových závislostí a obmedzení zdrojov.
• Vypracovanie podrobného harmonogramu.
• Posudzovanie rizík a vypracovanie plánu určovania priorít a zmierňovania rizika.

poprava

Teraz, keď máte solídny projektový plán, tím môže začať realizovať projekt proti prideleným úlohám. Je to štádium, keď každý začína robiť prácu. Budete chcieť oficiálne naštartovať fázu vykonávania s osobnými stretnutiami, aby sa zaistilo, že každý má to, čo potrebuje, aby začal vykonávať svoju časť projektu. Získanie tímu na správnej ceste je neoddeliteľnou súčasťou úspechu projektu, a tak jasne zostavte plán a komunikačný plán.

Monitor a ovládanie

Kým je projekt vo fáze realizácie, začnete ho monitorovať a kontrolovať, aby ste sa uistili, že sa pohybuje podľa plánu. Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete projekt sledovať a kontrolovať. Príležitostné registrácie s vedúcimi tímu, organizované denné „stand-up“ alebo formálne týždenné stretnutia o stretnutiach sú účinné. Informácie, ktoré prichádzajú z týchto stretnutí alebo komunikačných kanálov, budú informovať slučku spätnej väzby av konečnom dôsledku o každom plánovaní a úpravách, ktoré sú potrebné pre projekt. Ďalšie dôležité aktivity v tejto fáze zahŕňajú:

• Dodržiavanie vopred stanoveného komunikačného plánu na zabezpečenie informovanosti zainteresovaných strán o stave projektu.
• Monitorovanie pracovných tímov a pracovných činností na kritickej ceste.
• Identifikácia príležitostí na zlepšenie výkonnosti harmonogramu rýchlym sledovaním alebo dokončením aktivít paralelne alebo tam, kde je to potrebné, rozbitím plánu pridaním zdrojov.
• Monitorovanie skutočných a plánovaných nákladov.
• V niektorých prípadoch, monitorovanie, výpočet a vykazovanie zarobenej hodnoty pre projektový plán.
• Monitorovať a zmierňovať riziká a podľa potreby vylepšovať plán rizík.

Projekt Zatvoriť

Akonáhle sú všetky detaily a úlohy vášho projektu kompletné a schválené vlastníkom klienta alebo projektu; môžete konečne zavrieť svoj projekt. Ukončenie projektu je rovnako dôležité ako jeho začatie, plánovanie a realizácia. Budete chcieť zdokumentovať všetky informácie z projektu a usporiadať ich úhľadne, aby ste sa k nim mohli v prípade potreby vrátiť. Je to tiež vhodná doba na usporiadanie post-mortem na projekte, aby sa všetci členovia tímu mohli zamyslieť nad tým, čo sa deje počas projektu. Malo by byť tiež zdokumentované, takže výsledok môže byť zdieľaný s ostatnými členmi projektu a uložený v priečinku histórie projektov.

Nakoniec je dôležité formálne prerušiť projektový tím, poskytovať spätnú väzbu a hodnotenie výkonnosti, ako to naznačuje politika vašej firmy.