Naplánujte projekt so základnými nástrojmi projektového riadenia

Náš svet práce je čoraz viac svetom projektov. Projekty sú také, ako vyvíjame nové produkty, realizujeme strategické iniciatívy a robíme všetko, čo je v organizácii nové.

Projekty sú podľa definície dočasné a jedinečné iniciatívy, na rozdiel od bežných prevádzkových činností. Zatiaľ čo mnoho firiem sa spolieha na vyškolených, certifikovaných projektových manažérov, aby viedli svoje iniciatívy, zručnosti v oblasti projektov sa čoraz viac vyžadujú pre všetkých odborníkov. Tento článok ponúka úvod do plánovania projektu pre všetkých odborníkov, ktorí majú záujem o prijatie postupov, ktoré fungujú tak dobre pre profesionálnych projektových manažérov.

Urobte si čas na skutočné definovanie a plánovanie svojho projektu

Projektoví manažéri chápu, že veľká časť celkového trvania projektu sa vynakladá na plánovanie. Mnohí z nás majú tendenciu ponáhľať sa k začatiu práce, ktorá je vo svete projektov podobná preskakovaniu čítania inštrukcií o tom novom kúsku nábytku, ktorý ste si zakúpili od jedného z „predajcov“. Šance sú, spech robiť prácu bez čítania pokynov vytvorí nejaké vážne problémy v určitom okamihu vo vašom úsilí.

Namiesto toho, aby sme sa ponáhľali priamo do práce, je dôležité, aby sme si zopár kritických problémov:

1. Čo presne vytvárate? Buďte čo najkonkrétnejší.
2. Kedy ho musí dokončiť?
3. Aké zdroje (ľudia, vybavenie a rozpočet) máte k dispozícii na dokončenie projektu?

Uvedené tri položky sú základnými zložkami vyhlásenia o rozsahu. Každý projektový manažér pracuje na objasnení rozsahu pred začiatkom práce.

Rozsah iniciatívy Iniciatívy spoločnosti Holiday Holiday

Vzorové vyhlásenie o rozsahu pre firemnú dovolenku môže byť prečítané nasledovne:

Naším cieľom je do konca decembra naplánovať a dodať firemnú sviatočnú oslavu pre 100 zamestnancov a ich významných ďalších, za cenu nepresahujúcu 10 000 USD. Naše plánovanie a koordinácia bude pozostávať zo 4 členného výboru s dohľadom generálneho riaditeľa.Súčasťou večera bude otvorený bar, á jedlo, dezert a zábava.

Len si čas na remeslo, že jednoduché, ale dôležité vyhlásenie ponúka silný návod pre tím zapojený do projektu. Každý chápe povahu projektu, časový rámec, zdroje a rozpočet.

Rozdeliť rozsah do diskrétnych blokov práce

Projektoví manažéri vytvárajú niečo, čo sa nazýva štruktúra rozdelenia práce, aby sa dali opísať jasnými, funkčnými podmienkami, všetkými prácami projektu, ktoré musí niekto dokončiť v určitom časovom rámci. Rozdelenie práce vo vašej situácii môže zahŕňať:

• Identifikujte polohu.
• Potvrďte dostupnosť izby a zablokujte ju vkladom.
• Vyberte možnosti potravín.
• Potvrďte bar a to, čo bar obsahuje.
• Identifikujte možnosti dezertu.
• Vytvárajte a distribuujte pozvánky s výberom potravín.
• Dokončite výber potravín na základe vrátených pozvánok.
• Rozhodnite sa o type zábavy.
• Skontrolujte možnosti zábavy a vyberte.
• Potvrďte nastavenie jedálne.
• Nákup stolových darčekov pre hostí.
• Koordinovať a doručiť udalosť.

Projektoví manažéri by tento rozpis práce projektu vypracovali bez ohľadu na zdroje alebo načasovanie, ale skôr vo formáte brainstormingu. Akonáhle boli všetky práce potrebné na dosiahnutie rozsahu projektu identifikované, je načase uviesť ich do poriadku, prideliť zodpovednosti a požiadať členov tímu o odhad času a nákladov.

Vytvorenie projektového plánu z členenia práce

Po dokončení jednoduchého rozpisu práce uvedeného na predchádzajúcej stránke musíte teraz:

• Potvrďte, že boli identifikované všetky hlavné položky na dosiahnutie rozsahu projektu.
• Potvrďte, kto bude pracovať s akými pracovnými položkami a vytvorte maticu zodpovednosti, v ktorej načrtnete hlavné pracovné úlohy zodpovednej strany.
• Požiadajte, aby každý člen tímu preskúmal svoje úlohy, určil odhady času a nákladov, poznamenal termíny, zhrnul potreby zdrojov a zabezpečil, že dôkladne vyhodnotia prácu, ktorú musia zodpovedať.

Po dokončení vyššie uvedených krokov by projektový tím mal spolupracovať na postupnosti udalostí v správnom poradí, pričom by mal zaznamenať akékoľvek konflikty zdrojov alebo potenciálnych výziev plánovania. Projektový manažér by dokončil tento krok vytvorením sieťového diagramu, výpočtom kritickej cesty a následným plánovaním zdrojov, často pomocou počítačového softvéru.

Pre váš menší projekt používajúci neformálne metódy, jednoduchý post-it poznámka typ prístupu, ktorým sa položky v poradí môže byť všetko, čo je potrebné. Tento proces vám umožní vyvinúť kompletný obraz o krokoch a termínoch pre plánovanie a poskytovanie skvelej dovolenkovej párty!

Nechajte Začať prácu

Teraz, keď ste si urobili čas na správne zameranie projektu, identifikáciu hlavných úloh, poradie úloh a vyhodnotenie požiadaviek na čas a zdroje, ste pripravení dať tímu prácu na ich pridelených úlohách. Vašou úlohou ako neformálneho projektového manažéra je monitorovať prácu, podporovať členov tímu a pomáhať pri identifikácii a riešení problémov, ktoré sa vyskytnú. Dobrý projektový manažér sa pravidelne stretáva s členmi tímu s cieľom zhodnotiť pokrok a identifikovať a riadiť vznikajúce riziká.

Spodný riadok

Rovnaké prístupy, ako sú uvedené vyššie, možno aplikovať na akúkoľvek situáciu projektu vo vašom oddelení alebo obchodnej jednotke. Vypracovať jasný rozsah, identifikovať prácu, priradiť zdroje, vypracovať odhady a harmonogram, a potom sledovať a kontrolovať prácu. Vaše postupy budú uznávané a oceňované profesionálnymi projektovými manažérmi na vašom pracovisku a vaše výsledky budú oveľa lepšie, než jednoducho skákať do práce bez toho, aby ste si to mysleli.