Použitie organizačných diagramov ako nástroja na správu

Organizačné diagramy, alebo skrátene Org Charty, sa používajú na ukázanie ľudí o plánovanej štruktúre organizácie. Táto "formálna" organizácia má odrážať mocenskú štruktúru spoločnosti. Niekedy Org Charts slúžia len na zmätenie ľudí, čo je vlastne štruktúra. Zvyčajne to nie je úmyselné, ale skôr POTVRDZUJE zmätok zainteresovaných ľudí.

Je však možné použiť aj organizačnú schému ako nástroj na správu, aby sa dosiahli ciele vašej organizácie. Budeme skúmať typické príklady "štandardných" Org Chartov. Pozrieme sa na mätúce Org Charts. Nakoniec budeme diskutovať o použití Org Chartu ako nástroja riadenia.

"Štandardné" organizačné diagramy

Štandardné Org Charty sa zvyčajne používajú na to, aby ľuďom ukázali zamýšľanú štruktúru organizácie. Táto "formálna" organizácia má odrážať mocenskú štruktúru spoločnosti. Často odráža len štruktúru zodpovednosti. Skutočná moc v organizácii často nasleduje riadky komunikácie namiesto riadkov v Org Chart.

Grafy majú typicky pyramídový tvar. Ukazujú zodpovednú osobu na vrchole. Nižšie sú zoskupené podriadené osoby, zvyčajne v postupne menších boxoch. Zvyčajne sú jednotlivci, ktorí sa nachádzajú na rovnakej horizontálnej úrovni v org Chart, vnímaní ako "rovesníci" v rámci organizácie.

Tento Org Chart of Imperial College Department of Computing (DOC) je typický pre pyramídový graf. Vedúci oddelenia má päť riaditeľov, ktorí mu priamo podávajú správu, plus zástupca vedúceho a vyhľadávacia komisia. Každý z riaditeľov má svoje priame správy uvedené v zelených ovciach pod ich výbormi.

Mätúce organizačné diagramy

Niekedy Org Charts môže zmiasť ľudí, čo je to vlastne štruktúra. To zvyčajne nie je úmyselné, ale skôr odráža zmätok zainteresovaných ľudí. Ak si nie ste istí funkčnými vzťahmi skupiny, alebo ak sa často menia, je prakticky nemožné ich presne určiť.

Snáď najbežnejšie miesto na nájdenie mätúcich Org Charts je v americkej federálnej vláde. Org Chart pre oddelenie počítačovej vedy a matematiky v Oak Ridge National Laboratory nevedie k rýchlemu pochopeniu štruktúry organizácie. Zdá sa, že naznačuje, že jedenásť funkcií sa priamo zodpovedá riaditeľovi.

Kým rozpätie kontroly (počet priamych správ, ktoré môže manažér efektívne dohliadať) sa značne líši, je ťažké uveriť, že ide o optimálne fungujúcu organizáciu. Niektorí z vedúcich funkcií sú pravdepodobne „rovnocennejší“. Ak by sme mali mapovať komunikačný tok v rámci tejto organizácie a množstvo času, ktorý každý podriadený strávil s riaditeľom, niektoré priame správy by pravdepodobne museli byť reklasifikované ako podriadené iné funkcie.

Organizačné schémy ako nástroj riadenia

Org Charts sú zvyčajne skôr reaktívne ako proaktívne zariadenie. Vytvorili sme organizáciu alebo sme sa nechali vyvíjať a rástla. Pre ľudí v organizácii, ani pre ľudí, s ktorými komunikujú, už nie je jasné, kto je za čo zodpovedný. Tak sme sa zostaviť veľa krabíc a liniek ukázať všetkým, kto robí čo. Potom pridáme prerušované čiary a podobné umelé zariadenia, aby sme ukázali, že to, čo sme nakreslili ako prvé, nie je v skutočnosti vždy.

Lepšou voľbou je však, aby ste vytvorili Org Chart, ktorý odráža miesto, kde chcete, aby organizácia išla, a nie len odráža, ako je teraz. Ak chcete rovnú, horizontálnu organizáciu, nakreslite takto Org Chart. Ukážte, že šesť alebo osem (alebo dokonca jedenásť, ako sme videli vyššie) manažéri informovali VP. Ukážte, že všetkých desať programátorov hlási priamo projektovému manažérovi.

Ak sa vaša organizácia spolieha na kvalitné kruhy alebo výrobné tímy, aby splnila svoje poslanie, mali by ste to ukázať vo vašom Org Chart. Necítite sa obmedzení držať sa horizontálnych zoskupení a vertikálnych línií. Ak vaši zamestnanci tým lepšie pochopia svoje úlohy, môžete použiť kruhy, obrátené trojuholníky alebo čokoľvek iné, čo potrebujete.

Existuje mnoho softvérových produktov na trhu, ktoré vám pomôžu ukázať, ako chcete, aby vaša organizácia fungovala. OrgPlus je príkladom druhov nástrojov, ktoré možno použiť na objasnenie mnohých aspektov podnikania, vrátane Org Charts.

Spôsob, akým by to malo byť hotové

Nižšie uvedený príklad reprezentuje Org Chart, ktorý ma veľmi zaujal. To bolo prepustený do ohlasovať novú éru pre spoločnosť, ktorá požadovala kreatívne, nové akcie od všetkých svojich zamestnancov.

Jasne ukazuje rovinnú, horizontálnu štruktúru určenú na podporu komunikácie a inovácie. Jasne ukazuje tím tvorený dvomi vedúcimi pracovníkmi, čo naznačuje, čo sa od zamestnancov očakáva. Napriek tomu si zachováva jednoznačné línie konečnej zodpovednosti. Prezident jednoznačne vedie spoločnosť, ale všetci ostatní vedia, že musia svoju úlohu uspieť.

Cesta organizačného diagramu by mala byť

Je ešte priskoro na to, aby sme zistili, či tento Org Chart bude mať požadovaný účinok. Bolo to len niekoľko týždňov. Firemní úradníci ho však jasne použili ako účinný nástroj riadenia, ktorý pomáha riadiť ich organizáciu smerom k novým cieľom.