3 scenáre pri komunikácii online nie je správne

Existuje toľko spôsobov, ako komunikujeme online. K dispozícii je e-mail, textové správy alebo zasielanie správ prostredníctvom jednej z mnohých aplikácií, ktoré ju podporujú. Ale používanie e-mailu alebo správ nie je vždy najefektívnejším spôsobom komunikácie.

Za určitých okolností by ste sa im mali vyhnúť. Iste, je ľahké sa skryť za počítačom a povedať, čo chcete povedať prostredníctvom klávesnice. Ale niekedy musíte vystúpiť do sveta a použiť svoj hlas.

Tu sú tri situácie, v ktorých by bolo lepšie, keby ste neposlali odoslať.

Vyhnite sa biť Send To Resolve Conflict

Všetci sme boli súčasťou e-mailu alebo reťazca správ medzi dvoma stranami, ktoré sa snažia vyriešiť problém. Niekedy by ste mohli byť jedným z dvoch hlavných účastníkov, alebo možno ste jednoducho jedným z mnohých ľudí, ktorí ste sa cítili nútení vás zahrnúť.

Pri každom e-maile alebo odpovedi na správu sa problém zvyšuje. Nakoniec, to, čo bolo možno relatívne malé, sa stalo oveľa väčším. To zvyčajne vedie k osobnému stretnutiu oboch strán, ako aj dozorcovi alebo manažérovi na vyriešenie konfliktu.

Namiesto použitia e-mailu alebo zasielania správ na vyriešenie konfliktu zavolajte osobe alebo naplánujte osobné stretnutie. Ak ste príjemcom e-mailu alebo správy od niekoho iného, ​​ktorý sa snaží vyriešiť problém, odolajte pokušeniu odpovedať e-mailom. Zdvihnite telefón alebo choďte do kancelárie inej osoby a povedzte: „Dostal som váš e-mail a myslel som, že by bolo lepšie, keby sme túto situáciu prediskutovali na jednej strane a na rozdiel od e-mailu."

Ak je vaša e-mailová adresa jedinou možnosťou, nekopírujte do nej ostatných ľudí. Tým sa problém eskaluje. Ak ste na konci prijímania takéhoto e-mailu, kliknite na položku „odpovedať všetkým“. Jednoducho odpovedzte len na osobu, ktorá poslala e-mail. Ak budete "odpovedať na všetky," vaša odpoveď by mala povedať: "Vážim si, že ste túto situáciu priviedli do mojej pozornosti. Zavolám vám za minútu, aby ste o tom diskutovali." Toto upozorní každého, kto bol skopírovaný, že sa o situáciu staráte individuálne.

Vyhnite sa biť Odoslať, keď ste naštvaný

Po znepokojujúcej situácii alebo interakcii potrebujeme obdobie ochladzovania. E-mail a posielanie správ na to nie sú vhodné; je to okamžitý dizajn. Namiesto toho, keď ste sa upokojili, zavolajte alebo navštívte jednotlivca, aby ste prediskutovali situáciu. Ak ste na konci prijímajúceho e-mailu, vyhnite sa nutkaniu na odpoveď. Dajte si čas na upokojenie a potom zavolajte osobu a požiadajte o diskusiu tvárou v tvár.

V budúcnosti sa vopred rozhodnite, že nikdy nebudete používať e-mail alebo správy, keď budete naštvaní. Urobte si túto zmluvu so sebou.

Ak cítite potrebu napísať niečo, keď ste naštvaní, rukou napíšte správu. Nezadávajte ho do e-mailu, aj keď nemáte v úmysle odoslať správu. Neboli by ste prvou osobou, ktorá náhodne narazila na tlačidlo „odoslať“ namiesto tlačidla „uložiť“.

Vyhnite sa biť Odoslať Odoslať Bad News

Nikto nechce prijímať zlé správy a prijímať ho prostredníctvom e-mailu alebo správy môže pridať soľ do rany. Už ste niekedy e-mailom klienta, aby im povedal, že ich poradie bolo oneskorené?

Ak je odpoveď na niektorú z týchto otázok áno, prestaňte používať e-mail alebo posielanie správ, aby ste oznámili zlé správy. Pomocou e-mailu alebo zasielania správ na oznamovanie zlých správ môžete poslať správu, o ktorú sa nestaráte, alebo že problém nie je dosť dôležitý na to, aby ste si zaslúžili vašu osobnú pozornosť. Keď používate e-mail alebo posielanie správ na oznamovanie zlých správ, nemáte spôsob, ako posúdiť reakciu osoby. S najväčšou pravdepodobnosťou budú ľudia sklamaní alebo rozrušení. Ak sa vám nepodávajú správy osobne, ich pocity sklamania môžu eskalovať a vytvoriť ešte horšiu situáciu.

Nakoniec, keď v tomto scenári používate e-mail alebo posielanie správ, objavíte sa zbabelo. Zákazníci, spolupracovníci, šéfovia a priatelia oceňujú ľudí, ktorí majú odvahu komunikovať zlé správy osobne.

Ak si nie ste istí, či sa vaša správa kvalifikuje ako zlá správa, opýtajte sa sami seba: „Chcel by som dostávať e-mail alebo správu s takýmto typom správ alebo by som radšej, keby ste ju dostali osobne?“. Potom postupujte podľa toho.

Hoci nie je pochýb o tom, že e-mail alebo zasielanie správ je rýchly a efektívny spôsob komunikácie, nie je vždy vhodný. Postupujte podľa vyššie uvedených pokynov a vyhnite sa používaniu e-mailu alebo správy, ak to nie je vhodné.