Jednoduché kroky na vytvorenie rozpočtu projektu

Skúsení projektoví manažéri a tí, ktorí pracujú vo veľkých spoločnostiach, budú mať softvér a účtovníkov, ktorí im pomôžu zostaviť rozpočty projektov. Ale čo ak nie? Ak sa pozeráte na prázdnu tabuľku alebo e-mail od sponzora projektu, ktorý vás požiada o zostavenie finančných prostriedkov na projekt, potom je tento článok určený pre vás.

Pozrime sa na päť vecí, ktoré musíte urobiť, aby ste vytvorili základný rozpočet projektu.

Použite svoj zoznam úloh

Najprv si vezmite zoznam úloh projektu. Môžete mať aj štruktúru rozpisu práce a ak ju máte, je najlepšie ju použiť. Zoznam úloh však bude fungovať tak dlho, kým bude komplexne pokrývať všetko, čo musíte urobiť na projekte.

Ak nemáte zoznam úloh, je čas ho vytvoriť. Zapíšte si všetko, čo musíte urobiť, a veci, ktoré musíte vybudovať, vyrobiť alebo dokončiť pred dokončením projektu. Nemusí to byť v žiadnom konkrétnom poradí, ale musí obsahovať všetko.

Nakoniec v tomto kroku, brainstorming nápady so svojím projektovým tímom, pretože tam je povinná byť niečo, čo ste zabudli. Mnohé hlavy sú lepšie ako jedno!

Odhad každej zložky

Teraz prejdite svoj zoznam a vypracovať cenu každej položky. Napríklad úloha, ktorá hovorí, že „zriaďovanie stretnutí na prerokovanie požiadaviek“ by mohla zahŕňať získavanie a prijímanie zamestnancov, zasadacích miestností alebo nákup akýchkoľvek zdrojov, ktoré potrebujete, napríklad projektor alebo flip chart. Tam sú náklady spojené s tým, takže si citácie pre prenájom miestnosti a ďalšie vybavenie a poznamenajte si to.

Urobte to pre všetko na zozname úloh, takže skončíte s cenou proti každej položke. Niektoré úlohy projektu nemusia mať priloženú cenu a to je v poriadku.

Pridať odhady spolu

Potom pridajte všetky svoje odhady. Je to najjednoduchšie, ak vytvoríte zoznam položiek v tabuľke, pridáte náklady v nasledujúcom stĺpci a potom celkový počet stĺpcov v dolnej časti. Nechajte tabuľku pre vás matematiku! Stáva sa vašou tabuľkou rozpočtu.

Je dobré zoskupiť svoje náklady aj do kategórií, takže môžete ľahko zistiť, kde sa deje veľká časť peňazí. Používajte kategórie ako „Projekt Start Up“, „Infrastructure“ alebo „Training“ - vyberte zoskupenia, ktoré znamenajú niečo v kontexte projektu.

Pridať nepredvídané výdavky a dane

Bolo by skvelé, keby ste mali krištáľovú guľu a mohli by ste predpovedať tieto náklady so 100% presnosťou, ale pravdepodobne sa necítite presvedčení o svojej schopnosti to urobiť! Je to miesto, kde prichádza podmienka. Je to fond peňazí založený na tom, ako si myslíte, že máte odhady správne. Nevzťahuje sa na žiadnu konkrétnu úlohu. Je to celkový „núdzový hrniec“ v prípade, že ste niečo zle alebo nechali niečo omylom.

Ak neviete, koľko nepredvídaných okolností pridáte, prejdite na 10% z celkového množstva, ktoré ste vytvorili v kroku 3. Ide o non-vedecké odhady, že mnohí projektoví manažéri používajú a poskytujú vám trochu tlmenia v rozpočte v prípade potrebuješ to.

Pridajte riadok do tabuľky rozpočtu v dolnej časti, ktorá hovorí „Podmienka“ a určuje percentuálny podiel, ktorý ste použili.

Nezabudnite pridať akékoľvek dane z predaja alebo iné dane, ktoré nie sú explicitne zahrnuté vo vašich odhadoch jednotlivých riadkových položiek.

Pridajte to všetko a vaša konečná suma rozpočtu.

Získať schválenie

Poslednou vecou, ​​ktorú musíte urobiť, je, aby váš manažér alebo sponzor projektu schválili váš rozpočet. Porozprávajte sa s nimi o tom, ako ste to dali dohromady a aké prvky tvoria váš celkový rozpočet.

To je všetko! Projektové rozpočtovanie je základnou zručnosťou projektového riadenia a táto príručka vám pomôže vytvoriť rozpočet projektu.