Čo by zamestnávatelia nemali uchovávať v personálnych súboroch

Zamestnávatelia by nikdy nemali umiestňovať konkrétne položky do svojich všeobecných záznamov o pracovníkoch. Obsah vašich osobných súborov a záznamov o zamestnancoch je vo všeobecnosti prístupný zamestnancom ľudských zdrojov, zamestnancovi a manažérovi alebo vedúcemu zamestnanca v niektorých spoločnostiach.

V iných prípadoch je prístup obmedzený na personálny personál a zamestnanci môžu požiadať o prístup k svojim záznamom. Advokáti môžu tiež obhájiť obsah personálnych záznamov pre súdne spory a sťažnosti týkajúce sa rovnosti príležitostí (EEOC). Bývalý zamestnanec môže tiež požiadať o kópiu svojich osobných záznamov.

Osvedčený postup umožňuje, aby bol personálny súbor prístupný len zamestnancom ľudských zdrojov. Musíte uchovávať osobné súbory pod zámkom a kľúč v úložnom priestore, ktorý ich robí neprístupnými pre ostatných zamestnancov.

So všetkými týmito potenciálnymi užívateľmi a potenciálnymi divákmi vašich zamestnaneckých záznamov zamestnancov musí zamestnávateľ dbať na to, aby vo svojich záznamoch zamestnancov o zamestnancoch udržiaval nestrannú a vecnú dokumentáciu zamestnaneckej histórie zamestnanca.

V dôsledku toho budete chcieť použiť tieto všeobecné pokyny na dokumentáciu, ktorú uchovávate v personálnych záznamoch vašej organizácie.

Pokyny pre obsah personálneho súboru zamestnancov

Informácie v personálnych záznamoch musia byť faktické.

Stanoviská vedúcich pracovníkov alebo ľudských zdrojov; náhodné poznámky; klebety; neopodstatnené zvesti; otázky, správy alebo reklamácie iných zamestnancov, ktoré nie sú preskúmané; nevykonané, vyšetrované a uzavreté obvinenia; a akékoľvek iné faktické informácie, komentáre alebo poznámky by mali byť vylúčené z personálneho spisu zamestnanca.

Jeden z najhorších príkladov urážlivého komentára, ktorý manažér ľudských zdrojov našiel v zázname o zamestnancoch zamestnancov, zahŕňal poznámky z pohovoru manažéra. Jeden uviedol: „Možno príliš tučný na to, aby ste sa dostali hore a dole po schodoch podľa potreby.“ Predstavte si, že zamestnanec, advokát, a dokonca aj budúci zamestnanci a dozorcovia čítajú komentáre, ako sú tieto.

V inej spoločnosti manažér zistil neopodstatnené poznámky, že manažéri a iní umiestnili do zamestnaneckých spisov, ako napríklad: „Mary je naštvaná, pretože nedostala zvýšenie. Pozrite si problém?

Personálne záznamy musia byť zamyslene priradené k ich príslušným umiestneniam.

Určite protokol pre firemné personálne záznamy založené na štátnych a federálnych zákonoch, zákonoch o zamestnaní, ako je zákon o zdravotnom poistení prenosnosti a zodpovednosti z roku 1996 (HIPAA) a osvedčené postupy zamestnávateľa.

Potom sa držte protokolu. Nechcete nájsť náhodné výhovorky doktora zastrčené do personálneho spisu, keď patria do zdravotného spisu. Nechcete ani odôvodnenie a odôvodnenie propagácie zamestnanca v mzdovom súbore.

Tiež nechcete, aby záznamy o rozhodnutí o prijatí, ktoré zahŕňajú previerku pozadia alebo poznámky z diskusií s bývalými zamestnávateľmi v personálnom súbore.

Školitelia musia viesť školenia, vedenie a iní zamestnanci, ktorí vedú dokumentáciu v personálnych záznamoch.

Každá osoba, ktorá má prístup a môže umiestniť dokumenty do zamestnaneckého súboru zamestnancov, potrebuje školenie, aby primerane zapísala dokumentáciu.

Uvedenie v pokarhaní zamestnanca, že zamestnanec je úplne mŕtvy, nevyhrá vašich zamestnancov, aby zaznamenali akékoľvek ceny. Je však známe, že netrénovaní supervízori zapisujú podobné výroky a umiestňujú ich do zamestnaneckých súborov zamestnancov.

Ešte lepšie je, aby ste obmedzili prístup k súborom vašej osobe personálneho oddelenia, ktorá je zodpovedná za záznamy a vie, čo by sa malo a nemalo umiestniť do personálneho súboru.

Vyvážte informácie, ktoré umiestnite do personálnych záznamov.

Zahrnúť pozitívne aj negatívne aspekty zamestnaneckej histórie zamestnanca. Personálne záznamy príliš často zdôrazňujú každý negatívny jav a chýbajú pozitívne zložky, ktoré každý zamestnanec zažíva. Myslíte, že vyvoláva, propagácie, vynikajúce odmeny, a kópie chvály a ďakujem vám poznámky.

Uvedomte si rozdiel medzi osobnými poznámkami supervízora o ich reportérovi a oficiálnymi záznamami zamestnancov spoločnosti.

Poznámky dozorcu, ktoré sa používajú na zlepšenie výkonnosti, na sledovanie projektov a dokončenie cieľov a na spravodlivé určenie plánov zvýšenia a rozvoja výkonnosti, patria do súkromného súboru dozorcu, nie do oficiálnych záznamov zamestnancov spoločnosti.

Uznať aj potrebu vyškoliť orgány dohľadu v tom, ako robiť poznámky a uchovávať dokumentáciu v ich riadiacom súbore. Rovnaké kritériá pre fakty, nie názory, a konkrétne príklady, nie je to isté, platia pre súkromné ​​bankovky.

Súkromné ​​poznámky supervízora môžu byť predvolané v prípade súdneho sporu, takže sa odporúča opatrnosť aj pre súkromné ​​poznámky. Neodporúča sa prax orgánov dohľadu, ktoré vedú kópie záznamov, ktoré existujú v oficiálnom personálnom súbore zamestnancov.

Prenájom dokumentácie a poznámky k rozhovoru predstavujú trochu rozpaky.

Najlepšou praxou je zachovať samostatný súbor pre každú pozíciu, ktorú vyplníte, ktorá obsahuje všetku dokumentáciu týkajúcu sa vypĺňania tejto pozície z pracovného miesta do referenčných kontrol. Životopisy žiadateľov, sprievodné listy a žiadosti patria do tohto súboru okrem toho, že by ste mali presunúť žiadosť prenajatého zamestnanca do zamestnaneckého spisu zamestnanca.

Tento súbor obsahuje oficiálne kontrolné zoznamy a formuláre, ktoré sa usilujú o nestranné zastúpenie potenciálnych kvalifikácií zamestnancov a podporujú vaše rozhodnutie najať kvalifikovaného kandidáta. Názory a poznámky manažéra, ktoré boli prijaté počas procesu prijímania, nepatria do tohto súboru.

Ľudské zdroje môžu zbierať tieto poznámky, aby si zachovali úplnú dokumentáciu o pracovnom rozhodnutí, ale nepatria do personálnych záznamov.

Faktická dokumentácia o rozhodnutiach o zamestnaní.

Táto dokumentácia obsahuje také rozhodnutia, ako je povýšenie, prevod na postrannú príležitosť a zvýšenie platu a patria do personálnych záznamov. Názory supervízora alebo HR na zamestnanca nie. Dokumentácia k úradnému disciplinárnemu konaniu, ako napríklad písomné varovanie, patrí aj do personálneho spisu zamestnanca.

Špecifické príklady dokumentácie, ktoré by nemali byť v personálnych záznamoch

Nasledujúce informácie by nemali byť umiestnené v personálnych záznamoch. Dokumentácia môže vyžadovať samostatný súbor, môže byť klasifikovaná ako poznámky k dohľadu alebo manažmentu, alebo by ju zamestnávateľ nemal vôbec uchovávať.

• Akékoľvek lekárske informácie patria do zdravotnej dokumentácie.
• Mzdové informácie patria do mzdového súboru.
• Dokumenty, ktoré obsahujú čísla sociálneho zabezpečenia zamestnanca alebo informácie o chránených klasifikáciách zamestnanca, ako je vek, rasa, pohlavie, národný pôvod, zdravotné postihnutie, rodinný stav, náboženské presvedčenie, atď.
• Dokumentácia dohľadu na účely riadenia práce zamestnanca, stanovovania cieľov, poskytovanej spätnej väzby a pod. By mala byť podaná v súkromnom, dozornom alebo manažérskom priečinku.
• Výskumný materiál vrátane sťažnosti zamestnanca, vypočúvania svedkov, rozhovorov so zamestnancami, zistení, odporúčaní advokáta a uznesenia, ako aj následných opatrení na zabezpečenie odplaty, by mal byť uložený v vyšetrovacom spise, ktorý je oddelený od záznamov zamestnancov.
• Súbor zamestnanec I-9 formuláre v I-9 súbor alebo umiestnenie, mimo zamestnancov zamestnancov záznamov.
• Umiestnite kontroly na pozadí, vrátane trestnej minulosti, kreditných správ, a tak ďalej, a výsledky testovania drog do samostatného súboru, ku ktorému nemajú dozorcovia, manažéri a zamestnanec prístup. SHRM odporúča buď tento samostatný súbor, alebo odporúča, aby sa tieto informácie mohli uložiť aj do zdravotného spisu zamestnanca.
• Záznamy o rovnakých príležitostiach pre zamestnancov, ako sú formuláre na osobnú identifikáciu a vládne správy, by sa nemali uchovávať v personálnom súbore ani nikde, kde má dozorný orgán prístup.

Ak sa budete riadiť týmito pokynmi, vaša organizácia efektívne ukladá faktické, podporovateľné pracovné histórie a osobné záznamy na príslušných miestach.

disclaimer: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie sú síce autoritatívne, ale nie sú zaručené za správnosť a zákonnosť. Stránka je čítaná celosvetovým publikom a zákony a nariadenia o zamestnaní sa v jednotlivých krajinách líšia. Prosím vyhľadajte právnu pomoc alebo pomoc zo štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia na usmernenie, nápady a pomoc.