Úloha a účel projektovej charty

Projekty existujú formálne v organizácii kvôli charte projektu. Je to dokument, ktorý autorizuje prácu, ktorá sa má uskutočniť, a vymenuje projektového manažéra. Poskytuje vám ako projektovému manažérovi mandát na prácu, ktorá je v ňom opísaná.

Najdôležitejšou úlohou projektovej charty je stanoviť, čo presne projekt dosiahne. Pozrime sa na to, čo je v tomto základnom projektovom dokumente.

Čo je súčasťou Charty projektu?

Prvá časť projektovej charty objasní názov projektu, mená sponzora a projektového manažéra a dátum vyhotovenia dokumentu. Potom sa dostanete do mäsa dokumentu.

Hlavné časti projektovej charty sú nasledovné.

• Účel projektu: To vysvetľuje, prečo je projekt žiadaný. Môžete sa odvolávať na obchodný prípad alebo zmluvu, ktorá vedie tento projekt, alebo jednoducho vysvetliť, prečo je dôležité vykonať túto prácu.
• Popis projektu: Vysvetlite v tejto časti, čo projekt dosiahne. Mali by ste uviesť podrobnosti o položkách, ktoré sa budú stavať, alebo o službách, ktoré sa majú dodať.
• Rozpočet: V tomto bode nemusíte mať všetky podrobnosti o úlohách projektu, takže nemôžete dať dohromady úplný a podrobný rozpočet projektu. Poznačte si akékoľvek rozpočtové obmedzenia alebo počiatočný rozsah výdavkov, ktoré očakávate.

• Riziká: Všetky projekty majú riziká. Táto časť projektovej charty tvorí prvú verziu protokolu rizík projektu. Zaznamenajte všetky riziká, o ktorých viete, v tomto bode, aby riadiaci tím mohol vidieť, čo by mohlo ovplyvniť pokračovanie projektu.
• Míľniky: Ak poznáte míľniky na vysokej úrovni, zahrňte ich do projektovej charty v tejto časti. Môžete ich preniesť do Ganttovho diagramu neskôr, keď prídete zostaviť podrobnejší plán. Momentálne hľadáte dátumy zrušenia alebo čokoľvek, čo je uvedené v zmluvách, na ktorých pracujete.

• Ciele projektu: Je to naozaj dôležitá časť, ale môže byť ťažké zostaviť ju. Snažíte sa odpovedať na otázku: „Ako budeme vedieť, kedy skončíme?“ Zapíšte si, čo očakávate od projektu a ako budete vedieť, či sa tam dostanete. Napríklad v projekte na spustenie systému na zaznamenávanie času pre všetky oddelenia by mohlo byť cieľom: „Všetky tímy budú používať systém časového výkazu do konca roka.“ Tiež si poznačte, kto bude. zodpovedá za to, že ste dosiahli tento cieľ. Vyhne sa akýmkoľvek problémom na konci projektu, kde sa zrazu nikto nie je pripravený podpísať prácu ako úplnú.

• Úrovne autority projektového manažéra: Pokiaľ nie je jasné a zdokumentované niekde inde, stojí za to zahrnúť do charty aj časť o tom, čo môžete urobiť bez toho, aby ste sa museli ďalej odhlásiť od niekoho staršieho. Vo všeobecnosti sa vzťahuje na to, aké úrovne tolerancie boli stanovené pre rozpočet a časový harmonogram a boli by vyjadrené takto: „Projektový manažér má 10% toleranciu rozpočtu a 5% toleranciu podľa harmonogramu. Každá odchýlka nad týmito schválenými limitmi musí byť podpísaná sponzorom projektu. “Túto časť môžete rozšíriť, aby ste určili, aké oprávnenie má projektový manažér na prijímanie a prepúšťanie zamestnancov projektového tímu.

Schválenie Charty projektu

Poslednou časťou projektovej charty je sekcia schvaľovania. Manažér projektu a sponzor projektu (alebo osoba, ktorá odštartovala prácu, ak je ešte určený dlhodobý sponzor) musí podpísať dokument a tento dátum podpísať. Dnes je pravdepodobné, že to bude prostredníctvom e-mailu, takže si ponechajte kópiu autorizácie e-mailu vo svojich súboroch projektu v prípade, že sa na ňu chcete obrátiť.