Písanie pre podnikanie - manažment a vedenie

Účelom obchodného písania je odovzdať informácie niekomu inému alebo požiadať o informácie od nich. Ak chcete byť efektívne písať pre podnikanie, musíte byť úplné, stručné a presné. Váš text by mal byť napísaný takým spôsobom, aby mohol čitateľ ľahko pochopiť, o čom hovoríte.

Veľa písania pre podnikanie je nedbalý, zle písaný, dezorganizovaný, posiaty žargónom a neúplný. Často je buď príliš dlhá alebo príliš krátka. Všetky tieto atribúty prispievajú k neefektívnemu obchodnému písaniu.

Či už píšete predajný návrh, e-mail na svojho šéfa alebo návod na používanie softvérového balíka, existujú určité kroky, ktoré musíte dodržiavať, aby ste boli efektívne. Postupujte podľa týchto piatich krokov:

1. Usporiadajte si materiál
2. Zvážte svoje publikum
3. Zapíšte si svoje myšlienky
4. Preložte svoj materiál
5. Upravte svoj materiál

Organizácia je kľúč

Ak nezorganizujete svoj materiál, nebude to dobre plynúť a to nedáva zmysel. Písanie môže byť jednoduché alebo komplikované. Pri písaní e-mailu oznamujúceho schôdzku so zamestnancami je to tak jednoduché ako zbieranie vašich myšlienok. Na druhú stranu, budete pravdepodobne musieť vyvinúť komplexný obrys v predstihu hotového materiálu, ak píšete výsledky prielomového farmaceutického pokusu. Bez ohľadu na úlohu, bez primeranej úrovne organizácie (dokonca aj organizovanie vašich myšlienok), nemusíte zahrnúť všetko, čo potrebujete, alebo nedokážete zdôrazniť najdôležitejšie témy.

Vynechanie alebo nesprávne zameranie spôsobí, že vaše podnikanie bude menej jasné.

Poznajte svojho publika

Predtým, ako začnete písať, premýšľajte o svojom zamýšľanom publiku. Napríklad prezentácia o novom programe vašej spoločnosti 401 (k) môže mať rovnaký náčrt, keď je daný vášmu finančnému riaditeľovi, ako aj zamestnancom, ale úroveň podrobností, ktoré uvediete, sa bude líšiť. Musíte tiež zvážiť tón. Rýchly e-mail pre váš tím, ktorý im pripomína ročný podnikový picknick, nebude mať rovnaký tón ako váš výrok týkajúci sa výročnej správy vašej spoločnosti.

Pamätajte tiež, že budete efektívnejšie komunikovať so svojím publikom, ak sa sústredíte na to, čo chcete, aby ste počuli, a nie na to, čo chcete povedať.

Slovo o dobrom písaní

Dobrí spisovatelia majú rôzne štýly písania. Niektorí dávajú prednosť písaniu všetkého a potom sa vracajú a upravujú. Iní radšej upravovať, ako idú spolu. Niekedy sa ich preferovaný štýl líši v závislosti od toho, čo píšu.

Keď píšete (alebo keď upravujete), uvedomte si dĺžku. Mali by ste použiť dostatok slov, aby bol váš zmysel jasný, ale nepoužívajte zbytočné slová len preto, aby to bolo kvetnaté. Obchodné písanie musí byť jasné a stručné, nie verbose a kvetnaté. Pamätajte si, že nikto v podnikaní nemá čas čítať viac, ako je potrebné.

Na druhú stranu, nie je váš kúsok príliš krátky. Musíte písať dosť, aby bol váš zmysel jasný a nepochopený. Predstavte si, že zariadenie v sklade bolo označené "použité, ale dobré". Bolo by nejasné, či to znamenalo, že zariadenie bolo použité veľa, alebo že zariadenie už nebolo nové, ale stále funkčné. Niekoľko ďalších slov by tento význam objasnilo. Vyhnite sa tiež používaniu žargónu alebo skratiek, pretože môžu znamenať rôzne veci pre rôznych čitateľov.

Bez ohľadu na váš štýl písania, všetci spisovatelia potrebujú kontrolovať a upravovať všetky písomné materiály, dokonca aj e-maily.

Proofread a Edit

Bez ohľadu na váš štýl písania, všetci spisovatelia potrebujú kontrolovať a upravovať všetky písomné materiály, dokonca aj e-maily. Potom, čo ste dokončili písanie, overte svoju prácu. Potom ju budete musieť upraviť. Korektúry re-čítanie, čo ste napísali, aby sa ubezpečil, všetky slová vo vašej hlave, aby to správne na papier. Pretože naše mozgy pracujú rýchlejšie ako naše prsty, môžete vynechať slová, vynechať koniec alebo použiť nesprávne homonymum (napr. „Tam“ namiesto „ich“). Korektúry zachytávajú tieto chyby. Je zrejmé, že korektúry jeden-line e-mail je jednoduché a len pozerať sa na to, ako ste typ môže byť dosť.

Ak však píšete návod na obsluhu, vaša korektúra bude zložitejšia a bude trvať dlhšie.

Po overení materiálu je čas upraviť. Niekedy je možné vykonať korektúry a úpravy súčasne, ale je efektívnejšie, keď sa vykonávajú postupne.

Dôvod, pre ktorý upravujete, je opraviť alebo zmeniť to, čo ste napísali, aby sa materiál lepšie (a čítať) vylepšil. Pri písaní pre podnikateľov to znamená, že sa chyby opravia a text sa stane čo najjasnejším a stručnejším.

Nepíšete román

Keď píšete pre biznis, nepíšete ďalší "veľký americký román". Vaše písanie by malo byť podľa potreby také opisné, ale nemusíte maľovať živé obrázky slov s použitím veľkého množstva veľkých slov a reči. Ak máte na mysli "sklenené domy", nepíšte "sklovité domicily", napíšte "sklenené domy".