Ako odpovedať na otázky o organizácii

Nie je divu, že anketári často vyhodia otázku o svojich organizačných schopnostiach. Schopnosť efektívne prideľovať čas, energiu a zdroje je rozhodujúca pre takmer každú pozíciu v každom odvetví. Organizácia je tiež nevyhnutnou mäkkou zručnosťou pre ľudí, ktorí pracujú v rýchlo sa meniacom prostredí, kde sa očakáva, že budú vynikajúce multitaskery. Skôr ako si sadnete na pohovor, premýšľajte prostredníctvom svojej odpovede na otázky týkajúce sa organizácie.

Ako hovoriť o organizácii

Neexistuje jediný správny spôsob, ako zostať organizovaný, a preto neexistuje žiadna správna odpoveď na otázku. Hovorte o svojich vlastných osobných metódach, o tom, čo pre vás funguje a prečo.

• Ukážte, že ste premýšľali o svojich organizačných metódach a výzvach, že sú pre vás dôležité a že máte systém, ktorý funguje.
• Popíšte svoje špecifické metódy, aby ste zostali organizovaní v čo najväčšom detaile.
• Vzťahujte sa na príklad spôsobov, ktorými vám váš systém prospel.
• Zdôraznite, že môžete byť flexibilný, aby ste sa mohli prispôsobiť neočakávaným novým problémom a úlohám.

Ako sa opisuje

Môžete sa vás opýtať, či by ste sa opísali ako organizovaná osoba. Krátka odpoveď je "áno", ale zvážte rozšírenie vašej odpovede o niektoré detaily, ktoré poukazujú na odôvodnenie vašej dôvery. Jeden z týchto príkladov môžete prispôsobiť svojim vlastným skúsenostiam a zvykom:

• Absolútne. Rád by som udržal kontrolný zoznam a uistil sa, že každá položka dostane pozornosť, ktorú potrebuje.
• Áno, niekedy až príliš veľa. Uistím sa, že všetko je čisté a v poriadku.
• Som veľmi organizovaná a dôkladná osoba, ktorá podľa mňa prispieva k môjmu úspechu.
• Áno, používam niekoľko online a desktopových nástrojov, aby som zostal organizovaný. Každý týždeň v pondelok si prezerám svoj kalendár a zvýrazním kľúčové veci, ktoré potrebujem splniť.
• Svoje denné, týždenné a dlhodobé pracovné projekty mám rád starostlivo.
• Urobím z neho miesto na nastavenie pripomienok a písanie zoznamov úloh. Potom vyrezávam bloky času, aby som sa venoval konkrétnym úlohám, takže som určil kroky a požadovaný čas na splnenie týchto cieľov.

• Plánujem čo najviac dopredu, ale v skutočnosti sa veci objavia na poslednú chvíľu. Uistím sa teda, že dokážem rýchlo prispôsobiť a rýchlo zareagovať a integrovať nové priority do svojej každodennej práce.
• Uistím sa, že ja a moji členovia tímu poznáme stanovené termíny projektov, a potom som stanovil kritériá, aby sme mohli sledovať náš pokrok. Pre väčšinu projektov som tiež stanovil „skoré termíny“ deň alebo dva pred termínom „konečný termín“ a urobil som všetko, čo je v mojich silách, aby som splnil tento cieľ tak, aby bol projekt dokončený v predstihu.

Pripravte sa na ďalšie otázky týkajúce sa následnej kontroly

Anketári často sledujú počiatočnú otázku o organizácii, aby otestovali, či ste si to naozaj mysleli. Tieto príklady ukazujú, aké podrobné musí byť vaše myslenie pri príprave na pohovor.

• Aké kroky podniknete na organizáciu a plánovanie projektu Vaša odpoveď by mala ukázať, ako využívate organizačné schopnosti na prípravu projektu a potom sa naň zamerať.
• Ako sa prispôsobíte zmenám na poslednú chvíľu, do ktorých sa musíte zmestiť? Vaša odpoveď by mala ukázať, že môžete svoje plány zmeniť a podľa potreby integrovať nové informácie.
• Ako si stanovujete priority úloh v rámci jedného projektu? Vaša odpoveď by mala preukázať, že viete, ako plánovať, analyzovať rôzne prístupy a možnosti, robiť správne rozhodnutia a uspieť s pracovným zaťažením.

• Ako plánujete včas zmeny termínov alebo nepredvídané výzvy? Povedzte nám o tom, ako vyvíjate záložné plány v prípade, že „Plán A“ nefunguje.
• Ako zvládnete situáciu, keď vaše plánovanie bolo nedostatočné? Diskutujte o svojich možnostiach riešenia problémov, svojej schopnosti multitaskingu, o tom, ako zvládnete konkurenčné priority a svojej schopnosti reorganizovať podľa potreby.

Uveďte príklady svojich zručností

Keď odpovedáte na tieto otázky, pokúste sa poskytnúť konkrétne príklady prípadov, v ktorých ste preukázali svoje organizačné schopnosti na pracovisku. Toto bude obzvlášť účinné, ak dokážete ukázať, ako vaše schopnosti vyriešili problém alebo inak prispeli k vašej spoločnosti.

Možno ste dokázali odstrániť nevybavenú administratívu. Možno ste stanovili termíny a procesy pre dôležitý projekt, ktorý zabezpečil jeho úspešné dokončenie. Tým, že opíšete, ako váš organizačný talent mal pozitívny vplyv, budete môcť zapôsobiť na svojich anketárov ako na niekoho, kto by mohol robiť