Spôsoby obťažovania vašich partnerov projektu

Ako projektový manažér je súčasťou vašej práce zaistenie toho, aby zainteresované strany - to je váš projektový tím a kľúčoví zákazníci a dodávatelia - dostali z projektu to, čo potrebujú. Vaše zainteresované strany by mali byť kľúčovými šampiónmi. Mali by vás podporovať, pomáhať pri dosahovaní cieľov projektu a uistiť sa, že každý ťahá rovnakým smerom.

Ale je ľahké ich obťažovať. A keď sa to stane, môžu sa premeniť na ľudí, ktorí už s vaším projektom nemajú nič spoločné. Pre projektového manažéra je to veľké riziko, pretože na to, aby ste boli úspešní, potrebujete ich pomoc a podporu. Bez ich vstupu nemusíte byť schopní realizovať svoj projekt. Tu sú spôsoby, ako obťažovať účastníkov projektu a čo by ste mali robiť.

Neschopnosť komunikovať

Komunikácia by mala byť asi 80% toho, čo robíte ako projektový manažér. Keď nehovoríte svojmu tímu, dodávateľom alebo zákazníkom, čo sa deje, potom sa rýchlo rozčúlia. Horšie je, že majú sklon vyplniť medzery ich vysvetlením, čo sa deje, čo pravdepodobne nie je presné a mohlo by to poškodiť dobré meno projektu.

Namiesto toho zostavte jasné projektové správy. Zoznámte sa s nimi individuálne a v skupinách a informujte ich na každom kroku. Spojte projektový komunikačný plán a vykonajte analýzu zainteresovaných strán, aby ste mohli zistiť, kto potrebuje počuť, čo a kedy ho potrebujú počuť.

Neschopnosť opýtať sa ich stanovisko

Komunikácia je jedna vec, ktorá sa však týka aktualizácie stavu a sledovania projektov. Musíte to urobiť viac, než aby ste sa zapojili do projektu. To môže obťažovať ľudí, keď sú odborníkmi v danej oblasti a nepožiadate o ich príspevok k niečomu, na čo sú vysoko kvalifikovaní. Projektoví manažéri môžu upadnúť do pasce a veriť, že musia urobiť všetko a urobiť všetky rozhodnutia sami, ale to vôbec nie je tento prípad.

Namiesto toho požiadajte ich názor na to, ako riešiť problémy s projektom, keď vzniknú. Zohľadnite ich názory. Nemusíte robiť to, čo navrhujú, ale pomáha vám budovať vzťahy, ak počúvate. Môžete to urobiť prostredníctvom projektových stretnutí a byť k dispozícii na vypočutie, keď k vám prídu s návrhmi. Ak je to váš tím, uistite sa, že majú dostatočnú príležitosť vyjadriť svoje názory.

Veriť svoje kvalifikácie Dajte vám veľmoci

Byť PMP® neznamená, že by ste boli najlepším projektovým manažérom na svete (hoci by to mohlo pomôcť malému kúsku). Držanie certifikátu PRINCE2® Practitioner, alebo APMP alebo akéhokoľvek iného projektového riadenia vás neznamená, že by ste nemali byť výčitkami.

Hovoriť o vašej kvalifikácii po celú dobu a ako knihy robiť veci, je istý spôsob, ako obťažovať vaše zainteresované strany. Nechcú počuť o vašich skvelých výsledkoch v skúške alebo o tom, ako uplatňujete metodiku na ich projekt. V skutočnosti všetko, čo chcú, je, že projekt ide dobre. Veľmi sa nestarajú o to, ako sa tam väčšinou dostanete.

Nepredpokladajte, že napríklad máte kvalifikáciu a viete, ako robiť riadenie rizík, napríklad že nebudete vystavení riziku projektu. Stáva sa to z nás najlepších. Takže je lepšie byť pokorní a oddaní, dávať svoje zručnosti do praxe praktickým spôsobom a zároveň neveriť, že vás postavili nad svojich rovesníkov.

Vaša kvalifikácia by vám namiesto toho mala v tichosti poskytnúť dôveru, aby ste svoju prácu vykonávali podľa svojich najlepších schopností, ale zistíte, že mnohí ľudia, ktorí pracujú ako projektoví manažéri, majú certifikáty. Mnohí ľudia, ktorí pracujú v špecializovaných odvetviach, vlastnia certifikáty a pre mnohé spoločnosti sú poverenia vo vašej oblasti odbornosti, či už je to architektúra, účtovníctvo alebo riadenie projektov, jednoducho hygienickým faktorom.

Neočakávajte, že vaše zainteresované strany budú ohromené a nehovorte o nich po celý čas. Ukážte svoje zručnosti tým, že projekt dodáte dobre a ukážte, ako aplikujete vedomosti, ktoré ste sa naučili v triede.

Zmena termínu

Keď sa každý prihlásil na projektové míľniky a vie, čo sa deje, keď môžete všetci pracovať harmonicky ako jeden tím. Keď zmeníte termíny a nikomu to nehovoríte, to je, keď sa ľudia začínajú obťažovať.

Zmena dátumov má obrovský vplyv na prácu iných ľudí. Môžu si rezervovať čas dovolenky okolo svojej kritickej práce na projekte. Možno museli zálohovať zdroje v iných tímoch, pretože niekto v danom čase potrebuje projekt. Ak zmeníte dátumy bez toho, aby ste pochopili toto všetko, potom by ste mohli projekt ohroziť.

Váš sponzor projektu namiesto toho pochopí, či nemôžete dosiahnuť dohodnuté míľniky. Veci sa menia. Do rozsahu projektu alebo vecí, ktoré boli odstránené, sa pridali nové položky. Nie je však vašou úlohou dohodnúť sa iba na zmenách termínov. Spolupracujte s projektovým tímom, aby ste pochopili vplyv zmeny. Potom navrhnite riešenie pre sponzora projektu a vysvetlite dôvody zmeny dátumov.

Uistite sa, že všetky zainteresované strany sú si vedomé zmeny a ako by to mohlo ovplyvniť ich prácu. Potom, so súhlasom všetkých, urobte zmenu a aktualizujte projektovú dokumentáciu. Nikdy by ste nikdy nemali robiť zmeny v dátumoch bez toho, aby ste najprv nechali zvyšok tímu vedieť.

Plytvanie ich času

Stretnutia by mali byť efektívne, dobre riadené a mali by byť veľmi užitočné pre všetkých. Nie je to však vždy tak. Mnohokrát sa zainteresované strany sťažujú, že stratili čas na schôdzach. Nebol program, alebo rozhodnutie, ktoré sa očakávalo, nebolo urobené, pretože v miestnosti boli zlí ľudia.

Máte aj iné príležitosti, ako strácať čas - nie sú to len stretnutia. Nepoškodzujte ich priečinok doručenej pošty ich umiestnením do kópie e-mailov, keď nemusia byť. Namiesto toho majú zainteresované strany na projektoch aj iné úlohy, takže musia svoj čas využívať múdro. Uistite sa, že vaše stretnutia majú agendu. Naplánujte si ich, pozvite správnych ľudí a uistite sa, že ich budete nasledovať.

Odosielajte e-maily iba relevantným ľuďom. Ak niekoho potrebujete, uistite sa, že rozumie, prečo je pre nich dôležité, aby si boli vedomí, a aby ste sa vyhli obávanej „odpovedi“, pokiaľ môžete. Len si uvedomte, že iní ľudia sú zaneprázdnení a že váš projekt nie je ich najvyššou prioritou po celú dobu (ak je v každom čase).