Spôsoby, ako požiadať o pomoc od sponzora projektu

Vzťah medzi projektovým manažérom a sponzorom projektu je podobne ako tradičný vzťah zamestnanec / manažér. Sponzor projektu nesmie byť priamym manažérom projektového manažéra alebo dokonca v reťazci velenia projektového manažéra. Sponzor projektu však podporuje projektového manažéra, pretože projektový tím pracuje na dokončení projektu.

Podobne ako supervízor, jeden z najväčších spôsobov, ako sponzor projektu podporuje projektového manažéra, je riešenie problémov, ktoré zvládne len niekto, kto má organizačný vplyv sponzora projektu. Keď projektoví manažéri narazia na problémy, môžu vyriešiť iba sponzori projektu, tu sú veci, ktoré by mali robiť projektoví manažéri.

Výfuk Všetky ostatné možnosti

Projektoví sponzori majú tendenciu byť na organizačnej úrovni, kde väčšina rozhodnutí je zložitá, pretože ak je rozhodnutie jednoduché, uskutočňuje sa na nižšej úrovni. Musia robiť ťažké rozhodnutia rýchlo, niekedy s obmedzenými informáciami.

Ako projektový manažér sa musíte uistiť, že ste vyčerpali všetky ďalšie možnosti na vyriešenie vášho problému predtým, než sa obrátite na sponzora projektu. Povedzme napríklad, že máte člena projektového tímu, ktorý neplní svoje záväzky. Predtým, ako sa rozhodnete sponzorovi projektu, mali by ste sa pokúsiť vyriešiť problém s členom projektového tímu. Ak to nefunguje, mali by ste ísť do supervízora člena tímu. Akonáhle to problém nevyrieši, môžete tento problém prevziať na sponzora projektu.

Vyčerpali ste možnosti riešenia problémov zdola nahor. Teraz môže sponzor projektu na tomto probléme pracovať zhora nadol. Sponzor projektu by mal problém vyriešiť so svojím kolegom a informovať vás o ich dohodnutom postupe.

Posledná vec, ktorú chcete urobiť, je, že sponzor projektu príde s uznesením, ktoré by ste mohli implementovať pod vlastnou autoritou bez akejkoľvek pomoci. Niekedy sa to stane. Každý robí chyby. Naučte sa z týchto situácií, keď sa vyskytnú, a budete pre neho lepší projektový manažér. Keď nabudúce príde podobná situácia, zvládnete to lepšie ako predtým.

Buďte konkrétni o tom, čo potrebujete

Kým sponzori projektov sú zvyknutí pracovať na neúplných informáciách, projektový manažér by nemal zanedbávať relevantné informácie. Je dôležité, aby sponzor projektu mal kontext pre situáciu, ktorá si vyžaduje jeho pozornosť.

Akonáhle má sponzor projektu vhodný kontext pre rozhodnutie, buďte konkrétny o tom, čo potrebujete od sponzora. Potrebujete smer, ako postupovať? Potrebujete povolenie na vykonanie konkrétnej akcie? Potrebujete vyriešiť problém? Potrebujete zdroje, ktoré nemôžete získať sami?

Ak ste si nepomysleli presne to, čo potrebujete, môžete prísť k rozhodnutiu o tom, čo potrebujete, ale neskôr zistíte, že ste sa mýlili. Premýšľajte o tomto probléme skôr, ako ho odovzdáte sponzorovi, aby sa minimalizovalo riziko plytvania druhým časom.

Udržujte svoju požiadavku zameranú

Sponzori projektu sú zaneprázdnení ľudia. Nespočetné množstvo otázok si vyžaduje, aby sa ich plány vyčerpali.

Ak má projektový manažér skutočnú potrebu času sponzora projektu, nie je to zlá vec alebo zásah do času sponzora. Čas strávený s projektovým manažérom a sponzorom projektu by mal byť vysoko produktívny. Udržujte svoju požiadavku zameranú tak, aby ste v prípade potreby používali len toľko času, koľko ste zadali.

Ako váš sponzor zažíva produktívny jednorazový čas s vami, on alebo ona sa bude tešiť na vaše stretnutia. Ľudia na vysokých úrovniach organizácií často trávia svoj čas na neproduktívnych stretnutiach, na ktorých sa musia zúčastniť. Účasť na produktívnom stretnutí by mohla byť energizujúcou zmenou tempa pre sponzora projektu.