Zjednodušenie a zrýchlenie poskytovania ľudských služieb

Lídri ľudských zdrojov sú významným zdrojom podpory a pohodlia zamestnancov v ich osobnom i profesionálnom živote. HR je obchod so službami a táto služba zahŕňa pomoc zamestnancom pri rozvíjaní ich kariéry a riešení problémov medzi zamestnancami a ich supervízormi.

HR ich tiež podporuje niektorými z najdôležitejších a najvýznamnejších udalostí vo svojom živote, vrátane manželstva, pôrodu a boja proti vážnej chorobe.

Príliš často však rutinné administratívne služby, ako napr. Odpovedanie na rovnaké otázky znovu a znovu alebo dokončenie jednoduchých transakcií, spotrebúvajú väčšinu času ľudských zdrojov.

Znížiť administratívnu záťaž

Kľúčom k zníženiu administratívnej záťaže je školenie zamestnancov, aby sa stali sebestačnejšími a automatizovaním svetských úloh.To môže pomôcť uplatnenie prístupu riadenia služieb. Riadenie služieb zjednodušuje poskytovanie rutinných administratívnych služieb, čím sa uvoľňuje čas zamerať sa na vysoko hodnotné činnosti.

Typická personálna organizácia má pravdepodobne systémy na riadenie zamestnaneckých a mzdových činností. Pravdepodobne však nemá automatizovaný systém na vybavovanie žiadostí zamestnancov a plnenie požiadaviek.

Zvážte, čo sa stane, keď zamestnanec dostane predvolanie na povinnosť poroty: šance sú, že spoločnosť sa stále spolieha na fyzickú administratívu alebo na reťazec e-mailov, aby sa mohla zaoberať žiadosťou zamestnanca o čas mimo práce.

Keďže interakcie so zamestnancami sa bežne sledujú pomocou e-mailov a tabuliek, požiadavky zamestnancov sa často prehliadajú alebo prehliadajú. Potom sa vyskytnú chyby, čím sa vytvorí ďalšia frustrácia a dodatočná práca pre HR.

S e-mailom neexistuje jednoduchý spôsob, ako zistiť, či je požiadavka pozastavená, alebo určiť a odstrániť úzke miesta procesu. Podobne je ťažké analyzovať a reagovať na potreby zamestnancov - napríklad identifikovať často požadované informácie a uistiť sa, že sú dostupné online.

Manuálne administratívne procesy maria zamestnancov a predstavujú obrovský odtok pre tímy ľudských zdrojov. Jeden nedávny prieskum zistil, že zamestnanci v oblasti ľudských zdrojov trávia v priemere 12 hodín týždenne vybavovaním bežných hovorov a e-mailov.

Prístup riadenia služieb k potrebám zamestnancov

Prístup riadenia služieb eliminuje tieto zdĺhavé, časovo náročné procesy. Nie je to len náhrada za e-mail - mení to spôsob, akým sa HR zapája so zamestnancami.

Myslite na riadenie služieb ako perfektnú kombináciu administratívneho asistenta a projektového manažéra. Reaguje okamžite na požiadavky zamestnancov, postupuje v prípadoch, automatizuje opakovateľné manuálne procesy a dokonca riadi komplexné medziodvetvové činnosti, ako je napr.

Manažment služieb nikdy nezabudne ani neurobí chyby, vždy nasleduje s ľuďmi, aby sa veci spravili, a umožňuje vám vedieť, či je problém, ktorý nedokáže vyriešiť. Tiež vám ukáže, kde trávia vaši zamestnanci - takže môžete optimalizovať nasadenie zdrojov a maximalizovať produktivitu.

Správa služieb nenahrádza váš súčasný systém riadenia ľudského kapitálu - integruje sa s ním a dopĺňa ho, čo vám dáva viditeľnosť a kontrolu nad prácou, ktorú väčšinou robíte väčšinou prostredníctvom e-mailu.

Poskytuje tiež rovnakú úroveň viditeľnosti pre zamestnancov. Vidia skôr stav svojich otázok, než pocit, že ich žiadosti zmizli v čiernej diere hneď po ich podaní.

Poskytovanie schopnosti zamestnancov dohliadať na priebeh ich požiadaviek výrazne znižuje počet frustrovaných následných e-mailov, telefonických hovorov a osobných návštev HR, čo ďalej znižuje administratívnu záťaž ľudských zdrojov.

Výhody prístupu riadenia služieb

Manažment služieb začína roll-outom webového HR portálu, kde zamestnanci môžu nájsť informácie o HR a požiadať o personálne služby. V ideálnom prípade môžu zamestnanci pristupovať k tomuto portálu na svojich pracovných počítačoch, domácich počítačoch, laptopoch a ich smartfónoch a tabletoch.

To im umožňuje prevziať kontrolu nad svojimi základnými potrebami ľudských zdrojov - ako napríklad zápisy o prínosoch alebo aktualizácie stavu. Zamestnanci si jednoducho vyberajú skutočné služby, ktoré potrebujú, z katalógu služieb alebo vyhľadávajú informácie v znalostnej databáze portálu.

Keď zamestnanec predloží žiadosť prostredníctvom portálu, systém riadenia služieb automaticky vytvorí prípad a presmeruje ho celým procesom plnenia. To zahŕňa pridelenie prípadu správnemu odborníkovi na ľudské zdroje, automatické smerovanie prípadu z osoby na osobu, pretože každý krok plnenia je dokončený a zachovanie úplnej histórie prípadov.

Túto službu môžete rozšíriť aj na iné oddelenia. Napríklad systémy riadenia služieb môžu automaticky nastaviť účty IT alebo požadovať kancelárske priestory pre nových zamestnancov ako súčasť procesu onboarding.

Systém riadenia služieb riadi procesy poskytovania služieb na báze komplexných služieb a vie, ako tieto procesy vykonávajú. Napríklad, môže automaticky oznámiť, kedy je prípad zastavený, aby ste mohli konať.

Generuje tiež širokú škálu KPI a ďalších metrík procesov - ako napríklad, ako váš tím reaguje na otázky zamestnancov. Môže dokonca analyzovať typy dotazov založených na znalostnej báze, ktoré uľahčujú identifikáciu a vyplnenie medzier v obsahu.

záver

HR profesionáli sa rozhodnú pokračovať v kariére v HR, pretože chcú pomáhať ľuďom, netráviť dni archivovaním dokumentov, aktualizovaním tabuliek a reagovaním na e-maily. Príliš často, svetské požiadavky a hromady papierovanie prerušiť, že práca, ktorá frustruje je a zamestnancov, ktorí sa snažia pomôcť.

HR je poskytovateľom služieb a môže sa pozrieť na príklad svojho poskytovateľa služieb, oddelenia IT. IT sa ujalo vedenia v mnohých snahách podnikov aplikovať disciplínu riadenia služieb na automatizáciu predkladania a plnenia požiadaviek IT help desk.

Automatizácia týchto úloh umožňuje IT zamerať sa na strategickejšiu prácu, ktorá spoločnosti pomôže splniť jej širšie obchodné ciele a lepšie demonštrovať hodnotu IT.

Prístup k riadeniu služieb je kľúčom k zvyšovaniu povedomia ľudských zdrojov vedúcimi pracovníkmi prostredníctvom poskytovania kvalitnejších služieb a zvyšovania spokojnosti zamestnancov pri súčasnom znižovaní vlastného pracovného zaťaženia. HR môže venovať svoj čas a odborné znalosti strategickejším aktivitám, ktoré posunú jeho podnikanie vpred.