Vedieť ako, prečo a kedy dokumentovať výkon zamestnancov

Vo svete ľudských zdrojov a zamestnania môže dokumentácia o výkone zamestnanca spôsobiť alebo narušiť vašu schopnosť disciplíny, ukončenia alebo spravodlivého presadzovania, odmeňovania a uznávania zamestnancov.

Dokumentácia je nevyhnutná pre manažérov a personálny personál, pretože musíte vynaložiť veľké úsilie na zaznamenanie všetkých udalostí v histórii zamestnania vašich zamestnancov - pozitívnych aj negatívnych incidentov výkonnosti.

Tu je všetko, čo manažéri a personalisti musia pozorne dokumentovať výkonnosť zamestnancov.

Prečo by ste mali dokumentovať výkon zamestnancov

• Dokumentácia poskytuje dôkaz o tom, že problémy s výkonom boli včas a stručne prerokované so zamestnancom.
• Dokumentácia ponúka históriu zlepšenia alebo neúspechu zamestnanca v čase. Je chronologický a presný opis činností zamestnanca, činností manažéra a udalostí, ku ktorým dochádza.
• Dokumentácia poskytuje dôkazy, ktoré podporujú rozhodnutia manažmentu prijať nepriaznivé opatrenia, ako je disciplína alebo ukončenie pracovného pomeru so zamestnancom.
• Dokumentácia poskytuje dôkaz, že zamestnanec si zaslúži dostupnú propagáciu alebo príležitosť nad inými zamestnancami, ktorí sú tiež oprávnení.

• Dokumentácia poskytuje dôkazy na zdôvodnenie zvýšenia platu, zníženia alebo prečo zamestnanec nedostal žiadne zvýšenie.
• V prípade súdneho sporu chráni záujmy zamestnávateľa úplná a dôkladná dokumentácia. Dokumentácia môže podporovať akcie manažmentu pri ukončení neúspešného zamestnanca. Môže tiež preukázať, že zamestnanec bol vypovedaný z dôvodov, ktoré sú právne protichodné voči iným, ako je napríklad nezákonná diskriminácia.

Čo dokumentovať

Manažéri musia zdokumentovať výkonnosť zamestnancov, a to ako pozitívne, tak aj zlyhania výkonnosti. Musia presne zdokumentovať, čo urobil a povedal zamestnanec a čo manažér urobil a povedal v odpovedi počas stretnutia alebo rozhovoru.

Musíte zdokumentovať všetky dohody uzatvorené počas konverzácie, stanovené ciele, požadované a očakávané zlepšenia a časový harmonogram zlepšenia. Dokumentácia by mala obsahovať aj záväzky, ktoré manažér robí na pomoc zamestnancovi.

Ako dokumentovať

Dokumentácia by mala byť napísaná počas alebo bezprostredne po stretnutí alebo rozhovore so zamestnancom. V žiadnom momente by ste si nemali nechať zapísať konverzáciu v deň, keď sa skutočne vyskytla. Čakanie na neskoršiu dobu ovplyvňuje kvalitu dokumentácie, pretože je založená na pamäti.

Jednou z najhorších chýb manažérov je veriť, že podľa potreby môžu zrekonštruovať históriu poradenstva pre zamestnancov. Žiadna osoba HR, ktorá má akúkoľvek skúsenosť s dôstojnou, včasnou dokumentáciou, je niekedy zmätená rekonštruovaným záznamom. Manažéri, ktorí rekonštruujú z pamäti, prinášajú pre svoju spoločnosť zbytočné a neprijateľné riziko, pretože nevyvinutá história sa nebude držať potenciálneho súdneho sporu.

Potrebujete svoju dokumentáciu, aby sa zdala byť profesionálna, prehľadná a organizovaná. Napíšte dokumentáciu, ako keby ste hovorili o histórii tretej strane. Nikdy neviete, kto môže prečítať vašu dokumentáciu jeden deň, takže sa uistite, že odráža vašu profesionalitu. (Späť na kokteil, obálku alebo lepiacu poznámku nie je možné považovať za profesionálnu dokumentáciu.)

Ak zamestnanec získa novú prácu - alebo to urobíte - vo vašej organizácii, vaša dokumentácia by sa mala obrátiť na nového manažéra zamestnanca. Pre vašu pamäť a pre informovanie nového manažéra zamestnanca je potrebné uviesť meno a titul zamestnanca, vaše meno a titul a úplný dátum na každom dokumente.

Napíšte dokumentáciu, ktorá je faktická, spravodlivá, právna, objektívna, úplná a konzistentná. Vyhýbajte sa názorom (Mike je nedbalý. Alice je lenivá. Tom mi klamal.), Volanie mien, redakcia (John je blbec. Mark má problém s postojom.), A označovanie (Mária je nezodpovedná. George nie je tím player.).

Vyhnite sa tiež snahe interpretovať správanie zamestnanca. (Marsha sa nesmie tejto úlohe páčiť. Paula sa zdá byť nad hlavou.) Minimalizujte používanie popisných slov, ako sú prídavné mená a príslovky (pomaly, nedbanlivo, nešťastne, náladovo, neslušne). Uveďte špecifické správanie a konanie zamestnanca, nie váš názor alebo jeho interpretáciu.

V dokumentácii je potrebný presný záznam konverzácie. Držte sa faktov a zapíšte si to, čo ste povedali a čo povedal zamestnanec. Uistite sa, že vaša dokumentácia je jednoznačná a že dostane fakty rovno. (V akejkoľvek možnej právnej situácii chyby v ktorejkoľvek zo zdokumentovaných udalostí spôsobia podozrenie na celú dokumentáciu.)

Nakoniec, zdokumentujte všetky dohody, záväzky, časové harmonogramy, potrebné zlepšenia, kontrolné body a ďalšie podrobnosti, ktoré by sa mohli stratiť z pamäte. Uistite sa, že ste nastavili dátum a čas pre termíny a termíny, takže nedôjde k nedorozumeniu.

Spoznajte dokumentačnú politiku oddelenia ľudských zdrojov, ktorá vám povie, aká dokumentácia vyžaduje umiestnenie v personálnom súbore zamestnanca. Každá dokumentácia disciplinárnych opatrení by mala byť určite zahrnutá.

Kde dokumentovať a ukladať

Keďže dokumentácia o zamestnancoch je pre zamestnanca dôverná a súkromná, musíte sa postarať o to, aby akákoľvek dokumentácia zostala dôverná pre manažéra, HR a prípadne ďalšieho manažéra zamestnanca. Preto sa neodporúča uvádzanie dokumentácie na zdieľanej počítačovej jednotke. Ručne napísaná dokumentácia a vytlačená dokumentácia manažéra sa najlepšie uchovávajú v uzamknutom sklade.

Ak sa budete riadiť týmito pokynmi, keď pôjdete do HR a požiadate o pomoc pri disciplinovaní, ukončení alebo prevode zamestnanca na prácu s lepším potenciálnym nasadením, HR vám pomôže vyriešiť problém alebo zlepšiť situáciu. Keď vám HR povie dokumentovať, dokumentovať, dokumentovať alebo vám nemôže pomôcť; budete mať všetky svoje základy.

disclaimer: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie sú síce autoritatívne, ale nie sú zaručené za správnosť a zákonnosť. Stránka je čítaná celosvetovým publikom a zákony a nariadenia týkajúce sa zamestnania sa v jednotlivých krajinách líšia. Prosím vyhľadajte právnu pomoc alebo pomoc zo štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia na usmernenie, nápady a pomoc.