Príklad rozloženia obchodných listov

Pri písaní obchodného listu je dôležité usporiadanie Vášho listu, aby bolo ľahko čitateľné a profesionálne vyzerajúce. Takže je vaše použitie vhodné oslovenie a uzavretie, pravopis a gramatiku, a tón, ktorý používate.

Tu sú informácie o obchodných listoch, vrátane výberu písma, medzier odsekov, formátovania, okrajov, čo zahrnúť do každého odseku, ako zatvoriť písmeno a príklad správneho rozloženia obchodného listu.

Písmo písma a medzery

• Správne miesto rozloženie písaných obchodných písmen, s medzerou medzi nadpisom, pozdravom, kaľdým odsekom, uzáverom a podpisom.
• Jediný priestor váš list a ponechajte medzeru medzi každým odsekom. Pri odosielaní napísaných písmen ponechajte pred a po písomnom podpise dve medzery.
• Ľavé odôvodnenie vášho listu, tak, aby všetky kontaktné údaje, dátum, písmeno a podpis boli zarovnané vľavo.
• Použite obyčajné písmo ako Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri alebo Verdana. Uistite sa, že veľkosť písma, ktorú používate, je dostatočne veľká na to, aby sa čitateľ nemusel dostať k okuliarom - štandardná veľkosť písma pre tieto fonty je 10 bodov alebo 12 bodov.

Ak predkladáte svoj obchodný list veľmi konzervatívnej organizácii, je najlepšie použiť tradičné písmo Times New Roman 12 bodov. Za žiadnych okolností nepoužívajte fantázne fonty ako Comic Sans alebo rukopisné fonty ako Lucida na obchodnej korešpondencii.

Obchodné list etikety a tón

• oslovenie: Stále je štandardné používať titul príjemcu (pán, pani, pani, Dr., profesor, sudca) pred ich poslednými menami v pozdrave formálnej obchodnej korešpondencie (Príklad: „Vážený pán Smith“). Slovo „Vážení“ by malo vždy predchádzať názvu príjemcu; jednoducho nepoužívajte svoje meno samo o sebe, ako by ste mohli robiť v neformálnej korešpondencii. Rovnakým spôsobom sa vyhnite začatiu obchodnej korešpondencie s otvormi ako „Ahoj“, „Ahoj“ alebo „Dobré ráno“ - obchodné listy by mali vždy začínať písmenom „Vážený názov a meno príjemcu“, pokiaľ nepoužívate pozdrav „Na koho to May Concern ”(v prípadoch, keď nepoznáte meno príjemcu).

• zatváranie: Vaše zatváranie musí byť na strane konzervatívneho. Medzi prijateľné uzávery, ktoré treba použiť, patria: „S pozdravom,“ „S pozdravom,“ „S pozdravom“, „S pozdravom“, „Ďakujem vám“, „Ďakujem vám za vašu pozornosť“, „Úctivo“ a „Veľmi úctivo“ (často, skrátené „V / R“, je bežné vo vojenskej obchodnej korešpondencii). Nepoužívajte príležitostné uzávery ako: „Neskôr“, „Na zdravie“, „Srdečne“, „Vďaka!“, „TTYL“ alebo „Teple“.
• Výber slov a gramatika: Hoci vaše slovo voľba pre obchodné listy by nemali byť príliš stilted, kvetinové, alebo ozdobené, mali by ste sa tiež vyhnúť používaniu slang, skratky / akronymy, emojis, alebo text-hovoriť. V žiadnom prípade by ste nemali používať fragmenty viet, ktoré sa bežne používajú pri písaní správ. Namiesto toho použite úplné vety a sledujte, či sú čiarky spojené (kde sú dve úplné vety spojené čiarkou). Dôkladne si prečítajte pravopisné chyby a gramatické chyby.

• papier: Ak navrhujete formálny obchodný list, ktorý sa má posielať poštou na rozdiel od e-mailu, papier, ktorý používate, by mal byť štandardný biely kancelársky papier so slušnou hmotnosťou - nepoužívajte druh farebných alebo okázalosťových kancelárskych potrieb, ktoré by mohli byť použité v marketingu „Nevyžiadaná pošta“. Je dobré zahrnúť jednoduché logo firmy do hornej časti papiera.

Príklad rozloženia obchodných listov

Vaše kontaktné informácie

Tvoje meno

Vaša adresa

Vaše mesto, štátny PSČ

Vaše telefónne číslo

Vaša emailová adresa

dátum

Kontaktné informácie príjemcu

názov

nadpis

spoločnosť

adresa

Mesto (*): Štát (*): Poštové smerovacie číslo

pozdravenie

Vážený pán / pani. Priezvisko:

Telo listu

Prvý odsek vášho obchodného listu by mal poskytnúť úvod k tomu, prečo píšete.

Potom v nasledujúcich odsekoch uveďte viac informácií a podrobnosti o vašej žiadosti.

Posledný odsek by mal zopakovať dôvod, prečo píšete, a ďakovať čitateľovi za preskúmanie vašej žiadosti.

zatváranie:

S úctou, Váš, podpis:

Ručný podpis (pre tlačený list)

Zadaný podpis

Pozrite si vzorový obchodný list

Toto je príklad obchodného listu. Stiahnite si šablónu obchodného listu (kompatibilnú s Google Docs a Word Online) alebo si pozrite ďalšie príklady.

Stiahnite si šablónu programu Word

Pozrite si vzorový pracovný list (textová verzia)

Xavier Lau

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1. september 2018

Portia Lee

vlastník

Acme Travel

321 Metropolis Ave.

New City, NY 12345

Vážená pani Lee:

Píšem vám dnes v mene Happyland Helpers. Sme malá organizácia, ktorá pomáha rodinám s nízkymi príjmami, ktoré potrebujú mimoškolskú starostlivosť o svoje malé deti. Ponúkame granty rodinám a bezplatnú dopravu pre ich deti tak, aby mohli navštevovať jeden z miestnych centier starostlivosti o deti.

Každý rok organizujeme fundraisingové podujatie: Happylandský karneval na strednej škole Floyd Rosedale. Dúfam, že by ste mohli mať záujem o darovanie našej tichej aukcie a tomboly.

Hľadáme položky, ako sú darčekové koše, domáce potreby, hračky a ďalšie užitočné položky. Peňažné dary sa tiež oceňujú, ak dávate prednosť. Tento rok budú všetky výnosy smerovať na nákup novej dodávky, ktorú potrebujeme na prepravu detí.

Ak máte záujem o darovanie, dajte nám prosím vedieť e-mailom na adresu [email protected] alebo prostredníctvom mobilného telefónu (555-555-5555), ak máte akékoľvek otázky.

S pozdravom, Xavier Lau