Projektový manažment Lingo

Projektový manažment je práca, ktorá prichádza s množstvom žargónu a terminológie. Akonáhle viete, čo to všetko znamená, je ľahké sledovať diskusie a účinne prispievať. To zvýši vašu dôveru v prácu, ak môžete pochopiť, čo všetci ostatní hovoria, a pomôže vám vziať viac vážne pri práci, ak používate správne termíny sami. Tu je návod na podmienky riadenia projektov, ktoré by ste mali vedieť.

nebezpečenstvo

„Riziko“ je termín, ktorý sa týka toho, čo by sa mohlo pokaziť s vaším projektom. Ak napríklad budujete nový kancelársky blok, cena ocele môže stúpať a to môže mať vplyv na váš rozpočet. Ale nemusí to ísť hore. Rovnako, ak plánujete hosťovanie vášho firemného piknikového večierku vonku, môže to byť pekné počasie, ale môže pršať. Skrátka, riziko je niečo, čo sa ešte nestalo.

Je dôležité vedieť, aké riziká obklopujú váš projekt, pretože potom môžete pre nich plánovať. Plány „B“ alebo pohotovostné plány môžete zaradiť do činnosti, aby ste sa v prvom rade vyhli riziku. S cenou ocele a počasím nie je veľa, čo by ste mohli urobiť, aby ste im zabránili, ale môžete robiť plány v prípade, že áno. Napríklad, môžete si prenajať markízu alebo zásobiť s dáždnikmi, takže ak to prší na piknik deň, ľudia môžu mať ešte dobrý čas.

Problém

Problémy a riziká sú často zamieňané členmi projektového tímu a ako projektový manažér je dôležité zabezpečiť, aby ste o týchto témach primerane hovorili. Riziko je niečo, čo sa ešte nestalo, zatiaľ čo problém je niečo, čo sa stalo. Problémy sú len problémy, ktorým čelí váš projektový tím. Možno ste videli, že prichádza (a zaobchádza sa s ním ako s rizikom pre začiatok) alebo môže byť úplne neočakávané. Či tak alebo onak, stalo sa to teraz a musíte s tým niečo urobiť.

medzník

Míľniky sú časovými bodmi, ktoré označujú kľúčové momenty projektu. Často sa používajú na:

• Začiatok fázy
• Koniec fázy
• Koniec hlavnej práce alebo veľká úloha
• Berúc na vedomie konkrétny termín v termíne
• Nehybné dátumy v pláne

Premýšľajte o míľnikoch ako o dátume, ktorý by ste napísali do svojho kalendára doma - veľké dôležité momenty v projekte, ako je dokončenie testovania alebo spustenie party. Míľniky sú jednou z deviatich zložiek Ganttovho diagramu, takže ich uvidíte vo svojich plánoch projektov zobrazených ako diamant.

sponzor

Váš sponzor projektu sedí v projektovej rade. Sú to osoby, ktoré „vlastnia“ projekt a dostávajú výhody. Napríklad, ak spúšťate nový IT systém pre továrenský tím, ktorý bude používať, sponzorom projektu bude generálny riaditeľ závodu. IT tím by bol súčasťou projektového tímu, ale nezohrávali by úlohu sponzorstva. Sponzor projektu je osoba, na ktorú sa môžete obrátiť, keď potrebujete usmernenie vyššieho manažmentu. Môže to byť:

• Odblokujte problém
• Nájdite niektoré zdroje
• Schváliť rozpočet
• Robiť rozhodnutia
• Dohodnite sa na konečnej špecifikácii

A tak ďalej. Projektový manažér efektívne informuje sponzora počas trvania projektu, a to tak z hľadiska štruktúry riadenia liniek, ako aj týždenných alebo mesačných (alebo real-time) správ o projektoch.

zúčastnených strán

Zainteresovanými stranami sú iní ľudia, ktorých sa váš projekt týka. Niektoré projekty budú mať široké skupiny zainteresovaných strán, ktoré budú zahŕňať všetky oddelenia v organizácii. Iní budú mať obmedzenejší rozsah. Niektoré zainteresované strany sú mimo vašej organizácie, ako napríklad vláda alebo regulačné orgány.

Musia byť tiež informovaní o relevantných novinkách. Väčšina zainteresovaných strán bude podporovať (alebo ambivalentne) zmeny, ktoré priniesol váš projekt, ale nie všetky budú. Stretnete sa so zainteresovanými stranami, ktoré váš projekt s otvorenou náručou privítajú.