Kroky na prispôsobenie komunikácie pre každého publika

Ak dúfate, že budete komunikovať s ľuďmi spôsobom, ktorý bude zdieľať informácie a najmä zmeny správania a bude mať vážny vplyv, musíte poznať svoje publikum. Je to základný princíp veľkej komunikácie. Pochopenie perspektívy ľudí, s ktorými hovoríte, pomáha vám stať sa lepším moderátorom a odborníkom na ľudské zdroje.

Poznajte svoje publikum. Vedieť, o čo sa starajú. Vedieť, čo chcú počuť. A tým, že ich poznáte a sústredíte svoju správu, môžete im ukázať, že ste zdrojom. Zapojíte svoje publikum a budete mať väčší vplyv.

Problém? Vedieť, že vaše publikum si vyžaduje určitý čas, a je vždy ľahšie urobiť mozgový výpis všetkých vecí, o ktorých viete alebo chcete povedať svojmu publiku o téme. Kritické myslenie o tom, čo vaše publikum chce alebo potrebuje, je tvrdšie.

Veľa profesionálov v oblasti ľudských zdrojov sa chytí do toho, aby svojim divákom poskytlo všetko, čo by mali vedieť alebo urobiť o prezentácii problému. Viete, že ste sa ocitli v tejto pasci, keď sa ocitnete v tom, že namiesto toho, aby ste premýšľali o tom, že ste na nich umiestnili bodky:

• čo diváci naozaj zaujímajú,
• aké sú vaše najdôležitejšie body a
• ako ich zmapovať do jasného príbehu, ktorý vytvára pútavý rozhovor.

Druhá pasca, do ktorej mnohí personalisti spadajú, opakuje tú istú prezentáciu deň za dňom pre rôzne publikum. Problém je v tom, že rôzni diváci sa starajú o rôzne veci a reagujú na ne - takže ak chcete byť pútaví, musíte prispôsobiť svoju správu vždy, keď budete hovoriť.

Je to spôsob, ako zabezpečiť, aby ste svoju správu prispôsobili, prešli hlukom a aby sa vaše publikum angažovalo v tom, čo im hovoríte - bez ohľadu na to, kto alebo kde sa nachádzajú. Týchto päť kľúčových pripomienok zabezpečí, že vaše slová dosiahnu dosah, ktorý si zaslúžia - keď vyhráte plnú pozornosť a angažovanosť publika.

Vedieť, čo sa vaše publikum stará

Vaše publikum sa nestará o to, čo hovoríte, kým nepreukážete, že sa o ne staráte. Keď plánujete svoju prezentáciu, opýtajte sa, aké sú výzvy a potreby vášho očakávaného publika? Aké sú tri až štyri hlavné otázky alebo otázky o ich téme?

Ak neviete, opýtajte sa niekoľkých ľudí, ktorí sa zúčastnia vašej prezentácie, požiadajte manažéra oddelenia, alebo ak nie sú k dispozícii žiadne informácie, urobte to najlepšie.

Potom začnite svoju prezentáciu tak, že svojim divákom pripomenie svoje zistené obavy. Povedzte: „Viem, že niektorí z vás sa zaujímali o naše výhody, alebo„ si myslím, že tieto tri veci sú to, čo naozaj chcete z tohto workshopu dostať. “

Keď sa najprv rozprávate o svojom publiku a jeho problémoch a potrebách, na ktoré sa vo svojom prejave obrátite, preukážete, že vám záleží. To spôsobuje, že ľudia chcú počúvať.

Mapujte svoje hlavné body pre svoje publikum

Väčšina HR prezentácií sa cíti ako informačná skládka, nie jasný príbeh so súborom hlavných bodov. HR pracovníci zvyčajne vedia oveľa viac, než chcú iní ľudia vedieť alebo potrebujú vedieť o akejkoľvek potrebnej téme.

Autori Chip a Dan Heath vo svojej knihe "Made to Stick" nazvali toto "prekliatie vedomostí". Kedy ste naposledy cítili, že prezentácia je príliš krátka alebo sa vzťahuje príliš málo informácií? Pravdepodobne zriedka, ak vôbec.

Ľudia, ktorí vystupujú ako moderátori, tí, ktorí sú vypočutí a majú vplyv, začínajú uznávaním problému publika, že pomáhajú riešiť. Potom, ako pripravujú svoju prezentáciu, oddeľujú, čo musia vedieť od pekného.

Vezmite si polovicu času na prípravu, na ktorý sa musíte sústrediť v srdci svojej prezentácie a čo vaše publikum potrebuje vedieť, ktoré im pomôže. Najlepší spôsob, ako prelomiť „prekliatie vedomostí“ je zamerať sa na to, čo je pre vás a divákov najdôležitejšie.

Namapujte svoju prezentáciu na tabuľu alebo kus papiera, alebo použite sadu poznámok. Aká poradie bodov je najlepšia? Existuje nejaký poriadok k bodom, ktoré zvýšia zmysel pre vaše publikum? Ako súvisia vaše body? Vyčistite ich. Ak nie, povedzte ľuďom: „Tu je úplne iná, ale dôležitá téma.“

Povedzte príbehy a príklady použitia Vaše publikum nájde nahraditeľné

Popri snahe prezentovať príliš veľa vecí naraz, príliš často prezentácie HR znejú abstraktne a nesúvisia s každodenným životom a prácou publika. To, čo sa potom stane, je, že ľudia naladia, sedia v reči, predpokladajú, že to nie je o nich, a nerobia nič. To robí prezentáciu stratou svojho času a vašej.

Aby sme sa s nimi mohli spojiť, aby sme im pomohli konať, ľudia potrebujú myšlienky zakotvené v príbehoch a príkladoch. Ľudské mozgy sú prepojené na príbehy a na ich zapamätanie. Pokrýva menej bodov - lepšie - s mnohými príkladmi. A vždy, keď je to možné, uveďte príklady z ich oddelenia a ich každodenné skúsenosti v práci.

Povedzte príbehy o tom, ako používať myšlienku, ktorú zdieľate. Či už je to ako vyriešiť problém kompenzácie, ako poskytnúť spätnú väzbu, ako sa zaregistrovať na svoj plán vízie, alebo ako sa odlišuje od novej organizácie od tej starej, povedzte príbehy. Urobte most jasný medzi vašou témou a ich životmi a záujmami.

Zobraziť, nehovorte len svojmu publiku

Obrázok má v mnohých prípadoch hodnotu tisíc slov. Videá sa stávajú normou pre efektívnu komunikáciu. V tento deň prístupných video nástrojov používatelia, ktorí používajú príliš veľa textu, často používajú výhovorky. Hovorí: „Ale musím oznámiť veľmi špecifické informácie.“ Alebo „Moje publikum bude lepšie schopné stráviť túto komplikovanú myšlienku, ak ju napíšem.“ Nie, nie, a nie, nebudú.

Ak vaším cieľom nie je porodiť, odcudziť a podmaniť si svoje publikum a mať žiadny vplyv v najhoršom prípade, text skráťte. Pošlite ho v následnom e-maile alebo ho zdieľajte v dokumente Google. Vizuály, ktoré používate, musia podporiť príbeh, nie stať sa vaším skriptom. Akonáhle budete mať svoj jasný súbor hlavných bodov a dobrý tok podporovaný príbehy a príklady, len potom by ste mali spustiť prezentačný nástroj.

V opačnom prípade skončíte so svojimi diapozitívmi, ktoré slúžia dvojnásobne ako poznámky vášho rečníka. V takom prípade by ste mali prezentáciu odoslať e-mailom namiesto plytvania časom publika.

Prispôsobte a vylepšite tým, že poznáte svoje publikum

Akonáhle ste vytvorili dobrú prezentáciu, ktorá vizuálne podporuje vašu hlavnú správu, máte slobodu prispôsobiť ju každému publiku, ktorému slúžite. Môžete urobiť svoj bod a potom sa nahlas opýtať: „Tak prečo by ste sa o to mali starať?“ A prispôsobte svoju odpoveď publiku, ktoré je pred vami. Na čom sa vaši členovia marketingového tímu starajú, sa môžu veľmi líšiť od potrieb vašich vývojových pracovníkov.

V rokoch poskytovania školení a prezentácií pre vodcov v desiatkach organizácií, ako sú Apple, Oracle, SAP a T-Mobile, vyžarovala moc jednoduchého súboru správ. Keď boli správy podporované jednoduchými obrázkami a doručené cieleným moderátorom, ktorý dokázal objasniť body a spojiť ich s každodenným životom ich divákov, došlo ku komunikácii. A nie je to dôvod na prezentáciu?

----------------------------------------

Tobey Fitch je Managing Partner v Fitch Associates. V minulosti prispel do publikácií vrátane Podnikateľa.