Zamestnanecké záznamy Zamestnávatelia by sa mali udržiavať

Chcete vedieť, aké záznamy o zamestnancoch uchováva ako zamestnávateľ? Zamestnávateľ vedie pre každého zamestnanca štyri súbory záznamov o zamestnancoch. Okrem toho zamestnávateľ spravuje ostatné záznamy o zamestnancoch pre všetkých zamestnancov.

Personálne súbory záznamov o zamestnancoch

Pre každého zamestnanca sa vedie personálny súbor. Tieto osobné súbory obsahujú dôverné dokumenty a sú spravované a spravované personálnym personálom. Osobné súbory sú hlavnými zamestnaneckými záznamami, ktoré zamestnávateľ, zamestnanec a manažér zamestnanca využívajú v niektorých spoločnostiach.

V iných - a to je odporúčaný prístup - prístup k zamestnaneckému súboru zamestnancov je obmedzený na HR a zamestnanca pod dohľadom.

Typické dokumenty v personálnom súbore zahŕňajú žiadosť o zamestnanie, kontaktný formulár pre rodinnú pohotovosť, dokumentovanú históriu disciplinárnych opatrení, životopis, potvrdenie o príjme zamestnaneckej príručky zamestnanca, podpísané pracovné listy zamestnávateľa, pravidelné hodnotenie, hodnotenie práce alebo výkonnosť. plán rozvoja, osvedčenia o výcviku a evidenciu dochádzky a aktuálne osobné kontaktné informácie o každom zamestnancovi.

Nie všetky osobné súbory obsahujú rovnaké dokumenty, ale každý osobný súbor má niektoré dokumenty, ktoré sú rovnaké. Dokumentácia o výkone zamestnanca nepatrí do personálneho spisu, pokiaľ to nezaručuje disciplinárne konanie, ocenenie alebo iné známky vynikajúceho výsledku. Takéto každodenné poznámky o výkone patria do súboru, ktorý manažéri sledujú výkon, ciele a príspevky svojich zamestnancov.

Mzdové súbory záznamov o zamestnancoch

Mzdové súbory tiež viesť záznamy zamestnancov. Súbory miezd obsahujú históriu pracovných miest zamestnanca, oddelenia, zmeny odmeňovania, exekúcie, úvery a ďalšie informácie potrebné na zaplatenie zamestnanca a uchovávanie kópie histórie odmien zamestnanca.

Mzdový súbor bude obsahovať aj históriu vládnych formulárov, ako sú W-2, W-4, a sociálne zabezpečenie zadržiavajúce dokumenty vyplnené zamestnancom. Súbor bude obsahovať aj informácie o zamestnaneckých výhodách a povolenie na výber platieb zo zamestnaneckej výplaty.

Lekárske súbory záznamov o zamestnancoch

Zamestnávateľ vedie aj zdravotnú dokumentáciu zamestnanca. Záznamy o zamestnancoch v zdravotnej dokumentácii nie sú k dispozícii nikomu okrem zamestnancov určených pre ľudské zdroje a zamestnancov, ktorých záznamy sú uchovávané v spise. Lekárske spisy obsahujú poznámky lekára, papierovanie aplikácie FMLA, informácie o testovaní liekov, požadované fyzické informácie a ďalšie také dokumenty, ktoré sa týkajú zdravotného stavu zamestnanca alebo jeho rodinného príslušníka.

Lekárske spisy, kvôli dôvernosti záznamov zamestnancov, dostávajú najvyšší stupeň bezpečného uchovávania a dôvernosti. Odporúča sa, aby sa zdravotné záznamy uchovávali v uzamknutých zásuvkách, ktoré sú uzamknuté v miestnosti, ktorá nie je prístupná pre zamestnancov iných ako personál určený personálom.

I-9 Súbory záznamov o zamestnancoch

I-9 Súbory vedú záznamy zamestnancov, ktoré sú uchovávané pre všetkých zamestnancov v jednom súbore, ktorý je oddelený od ostatných záznamov zamestnancov. Zamestnávatelia uchovávajú tento zamestnanecký záznam oddelene od ostatných zamestnaneckých záznamov, aby udržali dôvernosť zamestnancov od vládnych úradníkov a iných subjektov, ktoré sú oprávnené posudzovať zamestnancov I-9.

Vedenie I-9 v oddelenom umiestnení zabezpečí, že ak ste vybraní na kontrolu súboru I-9, zamestnanci vlády nebudú mať prístup k žiadnym iným záznamom o zamestnancovi alebo jej zamestnaní vo vašej organizácii, s výnimkou skutočných zamestnancov. I-9. Tieto vyšetrovania sa každoročne zvyšujú, takže sa uistite, že vaši zamestnanci riadne vyplnili formuláre I-9, alebo môžete podliehať pokutám a prípadnému uväzneniu.

Prístup zamestnancov k záznamom o zamestnancoch

Zamestnanci si môžu pozerať svoje záznamy o zamestnancoch kontaktovaním pracovníka oddelenia ľudských zdrojov počas bežných pracovných hodín. Žiadny zamestnanec nesmie meniť alebo odstraňovať akýkoľvek dokument v jeho záznamoch, ktorý musí byť videný v prítomnosti osoby personálneho oddelenia.

Musíte mať zamestnanca zamestnanca záznam politiky sledovania v príručke svojho zamestnanca a sledovať ho bez rozdielu, pokiaľ ide o požiadavky zamestnancov na zobrazenie ich súborov.

Ak zamestnanec pošle písomnú žiadosť o kópiu svojich osobných záznamov po odchode zo zamestnania, musíte ich poslať kópiu.

Občas sa stretnete so zamestnancom, ktorý je podozrivý z toho, aké záznamy o zamestnancoch uchováva ich oddelenie ľudských zdrojov. Sú to zamestnanci, ktorí s najväčšou pravdepodobnosťou požiadajú o kópiu svojich súborov zamestnancov. Znova, bez diskriminácie, urobte kópiu súboru a pošlite ho. (Pravdepodobne dostanete spätnú väzbu, že zamestnanec bol prekvapený, ako málo dokumentácie si personálny personál udržal.)

V niektorých jurisdikciách je zákonné účtovať zamestnancovi náklady na duplikáciu a odosielanie súboru.