Ako odpovedať na otázky zamestnancov - Tipy a stratégie stretnutia

Obchodné stretnutia môžu bežať na nekonečne, ak otvoríte podlahu, aby ste si vzali otázky zamestnancov, ak nestanovíte parametre od začiatku a udržiavate kontrolu nad podlahou. Hovorenie „je tu v každom dave“ platí dobre v kontexte obchodných stretnutí, pretože nespokojní zamestnanci sú často ochotnejší hovoriť v skupinách. Jediné, čo je potrebné, je jeden negatívny komentár alebo otázka, aby si ostatní začali v dohode súhlasiť. Ale naopak, môže to byť pravda: začať pozitívny rozhovor a pozvať ostatných, aby sa pripojili, a výsledok môže byť produktívnym stretnutím s každým, kto odchádza z pocitu, že stretnutie stojí za ich čas.

Jednou z najväčších sťažností na obchodné stretnutia je, že sú často zbytočné a strácajú cenný pracovný čas. Uistite sa, že ste jasne uviedli účel svojho stretnutia, vopred stanovte množstvo času, ktorý sa venujete na stretnutie (ako aj akékoľvek otvorené diskusie) a potom sa držte tém stretnutia a plánovaného trvania. Možno budete chcieť robiť stretnutia zaujímavejšie s stretnutím ľadoborec alebo zahrievacie aktivity.

Tu sú stratégie pre prácu so zamestnancami, ktorí kladú otázky počas stretnutí, ktoré nechcete odpovedať hneď, alebo ktoré nechcete osloviť v žiadnom momente počas stretnutia.

Ak chcete konať na otázku okamžite

Ak je otázka aktuálna a na úlohe a máte pocit, že by mala byť adresovaná, odpovedzte na ňu okamžite - ale krátko - a potom, ak budete mať čas, budete mať na konci stretnutia ďalšie otázky.

Podporte svoje vyhlásenie, že sa pohybujete s rečou tela. Pozrite sa na svoje poznámky alebo otočte tvárou k tabuli, atď. Pri zlomení očného kontaktu na okamih ukážete, že sa pohybujete ďalej. Ak sa pozeráte do publika (najmä so zdvihnutým obočím), môžete posielať signál, ktorý zanecháte otvorenie pre viac otázok.

Ak je publikum negatívne alebo nepriateľské, uznávajte ich obavy, ale len nepriamo. Urobte si chvíľku, aby ste vysvetlili, že rozumiete a zdieľate svoje obavy, ale ak sa vám príliš priblíži téma, nič sa nedosiahne. Navrhnite, aby si ľudia zapísali svoje otázky na neskôr, alebo sa dohodli na stretnutí s vami, kde môžete podrobnejšie diskutovať o ich problémoch.

Odpoveď na jednu otázku sa hodí, pretože:

• Umožňuje držiteľovi stretnutia stretnúť sa s niečím, o čom by nemuseli myslieť.
• Posiela správu, ktorú počúvate pre svoje publikum;
• Ak vezmete len jednu otázku, pošlete aj správu, že ste stále pod kontrolou stretnutia, ale záleží na tom, čo si účastníci myslia.

Ako presne odložiť otázku

Ak sa bude otázka klásť neskôr na stretnutí, uveďte: "To je dobrá otázka a my sa budeme zaoberať v krátkom čase."

Ak je otázka položená mimo témy a nebude na stretnutí riešená, uveďte súbor osobitných pokynov na riešenie. Ak jednoducho odmietnete odpovedať na otázku alebo prejsť rozsudkom, "to nie je účelom tohto stretnutia," môžete skončiť poslaním nesprávnej správy svojim zamestnancom: manažment sa nestará.

Ďalším spôsobom, ako odložiť otázky, o ktorých sa na stretnutí nehovorí, je požiadať osobu, aby sa s vami (alebo iným príslušným členom vedenia) stretla súkromne, aby podrobnejšie prediskutovala svoje obavy. Môžete dokonca navrhnúť (ak je to vhodné), aby bola táto otázka dostatočne dôležitá na to, aby bolo možné zvážiť, či sa bude riešiť na samostatnom stretnutí v budúcnosti.

Odloženie otázky je užitočné, pretože:

• V príležitostnom pracovnom prostredí sa zamestnanci môžu cítiť príliš slobodne, aby hovorili a mohli prevziať kontrolu nad stretnutím;
• Väčšina nahnevaných alebo nespokojných zamestnancov chce byť vypočutá viac než čokoľvek iné. Dať im ozvučnú dosku v správny čas a nastavenie môže pomôcť zabrániť tomu, aby sa malé problémy stali väčšími problémami; a
• Zamestnanci potrebujú a reagujú na dobré vedenie.Ak manažment udržiava kontrolu spravodlivým a vyváženým spôsobom, posiela správu zamestnancom, ktorých manažment počúva, ale musí stanoviť vhodné hranice.