Ako si vytvoriť svoje manažérske stretnutia Produktívne udalosti

Nemusíte hľadať veľmi ďaleko, aby ste našli články od odborníkov na riadenie času, dokonalých manažérov a iných guruov a učiteľov, ktorí sa schádzajú na stretnutiach a navrhujú, aby ste sa vyhýbali, zmenšovali alebo inak obchádzali tieto často pracné podnikové časy.

Niekedy sa však musíme len stretnúť. A áno, odborníci na riadenie času, kontrolu agendy a pravidlá poriadku majú k dispozícii veľké rady. Zameranie je tu trochu iné, ponúka niektoré osvedčené a pravdivé pokyny, ktoré pomôžu manažérom zmeniť päť spoločných typov stretnutí na bezbolestné a produktívne udalosti.

Päť riešení spoločných stretnutí

1. Odstráňte smrť aktualizáciou „Okolo tabuľky“, Toto stretnutie poznáte. Cram osemnásť ľudí v miestnosti a potom vyžadovať, aby každý človek zdieľať aktualizáciu, ktorá zvyčajne znie ako pokus o ospravedlnenie ich existencie a urobiť prípad pre ich zakotvenie v slávnej sále slávneho zamestnanca. Generálni riaditelia a vedúci predstavitelia sú preslávení vedením týchto stretnutí, naivne veria, že je to skvelý spôsob, ako si každý môže vypočuť, čo sa deje v celej firme. V skutočnosti, ľudia väčšinou naladiť a zamerať sa na plánovanie svojej vlastnej aktualizácie, že nikto nebude počúvať.

miesto: V každom prípade sa spojte so svojimi kolegami, členmi tímu alebo kľúčovými kolegami, ale nepodľahnite prístupu „okolo stolu“. Poskytovať informácie výnimočne. Podeľte sa o relevantné novinky vrátane finančných výsledkov, veľkých zákazníckych výhier alebo aktualizácií o iniciatívach v rámci celej organizácie. Tiež rozšíriť ponuku pre jednotlivcov, aby nastolili dôležité otázky. Ak sa vyskytne niečo pozoruhodné a nie je všeobecne známe, niekto by sa o to mal podeliť. Ak jedna skupina potrebuje pomoc od inej skupiny, vzneste žiadosť.

V opačnom prípade nenútiť všetkých účastníkov, aby sa o ne podelili.

2. Stretnutia o stave vo všeobecnosti. Môžu to byť brutálni zabíjači času, najmä keď sa uzamknú ako opakujúce sa udalosti a sú zle riadení.

namiesto Nikdy nevolajte stretnutie na niečo, čo môžete vyhľadať. Využite technologické nástroje dňa, aby ste zabezpečili, že vaše pracovné tímy budú udržiavať aktuálnu a viditeľnú aktualizáciu stavu, kde ju každý uvidí kliknutím myši. Ak musíte splniť plánovaný čas stretnutia na polovicu, alebo použiť agilné prístupy a spustiť krátke „stand-up“ stretnutia. Buďte drakonickí o odbočeniach a rozptýlení, ktoré tieto relácie predlžujú. Zamerajte sa na zdieľanie stavu a požadujte, aby ľudia riešili problémy mimo tohto fóra.

3. Neštruktúrované brainstormingové stretnutia. Väčšina stretnutí brainstormingu je tak málo uľahčená, že skončíme potlačovaním myšlienok, podporovaním myšlienky šéfa alebo vytváraním skvelých zoznamov skvelých vecí na post-it, ktoré sa nikdy nepočujú ani nevideli.

miesto: Pracujte na definovaní témy brainstormingu a podeľte sa o ňu s pozvanými pred zasadnutím. Zhromažďovať ich vstupy a konsolidovať a uverejňovať alebo zdieľať ich bez pripisovania myšlienkam. Pomocou živej relácie môžete skočiť a stavať na predložených nápadoch a pridať ich do zoznamu. Odmietnite nutkanie hodnotiť nápady v tejto relácii. Zahrňte aj iné techniky, ktoré minimalizujú socializačné tlaky, ako napríklad písanie mozgu. A predovšetkým konsolidujte myšlienky a vytvorte proces na ich vyhodnotenie, ako aj na ich archiváciu pre ľahkú skupinovú orientáciu v budúcich stretnutiach a situáciách.

4. Operačné recenzie, ktoré robia inkvizíciu krotkú. Ak ste niekedy prežili stretnutie, kde sa vedúci stretnutia - zvyčajne výkonný - zameriava buď na jednu bojujúcu funkciu alebo hľadá slabé miesto v prezentácii všetkých a potom nemilosrdne grilova poslov, viete, aký deštruktívny je tento formát. Neudržiavajte tento proces.

miesto: Udržujte hlboké funkčné ponory a podnikové proctologické skúšky súkromné ​​a zamerajte sa na zdieľanie kľúčových prevádzkových ukazovateľov, problémov a príležitostí. Stretnutie skupiny nie je čas alebo miesto na roztrhnutie nedostatočne výkonnej oblasti alebo jednotlivca. Pripravte si na mieste nadväzné stretnutie, ale nepodliehajte všetkým ostatným viditeľnému krížovému preskúmaniu tohto problému. Nevzdávajte sa zodpovednosti za zlepšenie, ale eliminujte krutosť a čo predstavuje verejné hanbenie z repertoáru riadenia schôdzí.

5. Stretnutia, ktoré vyvolávajú otázky vyžadujúce spontánne rozhodnutia. Kupodivu alebo iróniou je zasadacia miestnosť jedným z najhorších miest pre rýchle rozhodnutia. Prvýkrát vznesenie otázky a výzva na rozhodnutie stavia ľudí na miesto a budú vás za to, že tento prístup využívajú.

miesto: Neustále pracujte na stretnutiach skupín, aby sa zainteresované strany zapojili do otázok a možností. Vyžiadajte si ich vstup, ponúknite svoje perspektívy a pracujte na sprostredkovaní spoločných záujmov. Použite fórum stretnutia na overenie záujmov zainteresovaných strán a identifikáciu ich odporúčaní. Aj keď sa vám zatiaľ nepodarí prijať okamžité rozhodnutie bez ďalšieho kroku alebo dvoch krokov, posilníte svoje pracovné vzťahy s vašou prípravnou prácou.

Dolný riadok pre teraz

Sme prirodzenými príšerami a dokonca s rôznymi technologickými nástrojmi, ktoré nám umožňujú pripojiť sa bez toho, aby sme boli na tom istom mieste, niekedy to pomáha byť tvárou v tvár. Využite tento čas múdro a prejavte úctu voči účastníkom tým, že vytvoríte stretnutia, ktoré minimalizujú časové investície a maximalizujú vysoko kvalitné zdieľanie informácií v prostredí, ktoré nie je ohrozujúce.