V obrane Messy Desk

Každý deň je na vás hádzaných viac a viac informácií. Nová pošta, správy z rôznych výborov, faktúry, návrhy a ďalšie všetky narazia na váš pracovný stôl niekoľkokrát denne. Ste príliš zaneprázdnení na to, aby ste sa s tým hneď vyrovnali, takže sa to začína hromadiť. Vaša pracovná plocha začína vyzerať ako vojnová zóna.

Problém tu nie je, že váš stôl je chaotický; Problém je, že dôjde k strate dôležitých vecí. Buď je pochovaná novým materiálom prichádzajúcim dovnútra, alebo je to v novom materiáli, ale nevšimol si ho. V dôsledku toho trávite príliš veľa času vecami, ktoré sú skôr naliehavé než tie, ktoré sú dôležité.

Keď sa váš šéf chce dozvedieť, ako čoskoro môže mať túto správu pre viceprezidenta, nechcete jej povedať, že ste si nevšimli poznámku, ktorú vám poslala a žiadala o správu. Ani váš šéf nebude nadšený, že rozloženie novej produktovej rady je neskoro, pretože ste ju odložili stranou a zakryli ste ju a zabudli ste na ňu.

Niektorí ľudia vám povie, že najlepší spôsob, ako tento problém vyriešiť, je čistý pracovný stôl. Iní hovoria, že neporiadok je v poriadku. Kto má pravdu?

Preplnený stôl, zaplnená myseľ

Nie je to tak dávno, tam bol populárny výraz 'preplnený stôl je známkou preplnenej mysle.' Tento výraz dal vzniknúť celému priemyslu, ktorý má pomôcť obchodným manažérom vyčistiť ich desktopy ako znak ich duševnej ostrosti.

Niet pochýb o tom ste videli filmy, kde šéf sedí v jeho kancelárii na vrchole centra mrakodrapu. Sedí za skleneným stolom bez zásuviek. Jedinými ozdobami sú impozantné pero na podpisovanie dôležitých dokumentov a telefónu alebo interkomu, aby mohol vydávať príkazy.

Na druhej strane…

Mnohí ľudia nevidia nič zlého na hromadách papiera pokrývajúcich pracovnú plochu, dokonca aj rozliatí na sedadlá kresiel a kancelárske podlahy. Citujú príslovia ako „preplnený stôl je znamením génia“ a „chaotický stôl je len znakom chaotického stola“.

Všetci poznáme niekoho, ktorého stôl je takto. Nevidíte, ako môžu dokonca povedať, či na ploche je kov alebo drevo. Keď sa ich však na niečo pýtate, idú rovno na hromadu, listujú cez 2 alebo 3 listy a vytiahnu to, o čo ste žiadali.

Čo funguje pre vás

Obe strany sú správne. Táto otázka nie je správna. Otázkou je, ktorá z vás urobí efektívnejšiu. Existuje niekoľko základných usmernení, ktoré sa vzťahujú na oba prístupy, ale kľúčom je pracovať spôsobom, ktorý vám umožní byť najúčinnejší. Takmer každý potrebuje, aby sa zbavil niektorých neporiadok na vrchole svojho stola, ale nemá viac ako jednu položku na vašom stole kedykoľvek nebude fungovať pre mnohých z nás.

Mnoho ľudí pracuje na viacerých projektoch súčasne (alebo takmer v rovnakom čase). Kreatívne typy cítia potrebu mať inšpiráciu, ktorá ich obklopuje. Detailne orientovaní jedinci potrebujú po ruke objemy referenčného materiálu. Niektorí ľudia cítia, že hromady práce ich robia zaneprázdnenými, a tak ich udržujú bezpečnejšie v čase prepúšťania. Iní cítia čistý stôl ukazuje, ako efektívne sú na získanie práce. Dôležité je robiť to, čo pracuje pre vás.

Ako skrotiť monštrum

Či už sa chystáte na sterilnú sklenenú plochu, alebo jednoducho chcete priniesť trochu viac poriadku do chaosu vašej pracovnej plochy, existuje niekoľko základných pokynov:

• Naozaj chcete zlepšiť: Neodporúčame tvrdý prístup, ktorý niektorí robia. Bohužiaľ, že necháva ospravedlnenie byť príliš ľahké na seba. Tento pokus o to, aby bol váš stôl menej prepracovaný a účinnejší, závisí od toho, či urobíte vážne úsilie.
• Keep, Toss alebo Move: Nájdite tri nádoby. Označte najmenšiu "Keep". Označte najväčší "hodiť". Majte iný kontajner označený ako „ťah“. Skutočne dôležité veci pôjdu do vášho kontajnera, aby ste ich mohli triediť neskôr. Čokoľvek, čo chcete vziať domov alebo dať preč ide do kontajnera "ťah". Všetko ostatné ide do kontajnera.

• Začnite s najstaršími: Môžete povedať, že sa na ne pozeráte, ktorá hromada je najstaršia. Zvyčajne je to najďalej od stoličky. Bude najjednoduchšie odhodiť veci z tejto hromady.
• Vyhodnotiť iba raz: Pozrite sa na každú položku v hromade. Rozhodnite, do ktorého kontajnera pôjde. Nesmiete ho vrátiť späť na pracovný stôl neskôr, musíte sa rozhodnúť teraz. Všetko vložte do jednej z troch nádob. Neexistuje žiadna iná možnosť.
• Opýtajte sa sami seba: Prvá otázka je "mám to niekde inde, alebo to môžem získať od niekoho?" Ak máte kópiu vo svojom e-maile alebo v správe, alebo na stole osoby, ktorá pripravila analýzu trhu atď., Nemusíte si ponechať ďalšiu kópiu. Vyhoďte to. Potom sa spýtajte, prečo to potrebujem? Ak je odpoveď a) na to podniknúť kroky, b) s tým niečo urobiť, keď od niekoho dostanem viac informácií, alebo c) odkázať na to, ako robím inú prácu, vložte ju do hromady. (Potom, čo sa zbavíte neporiadku, budete re-triediť vaše držať hromadu týchto troch kategórií, takže neváhajte oddeliť je teraz. To ušetrí čas neskôr.) Ak vaša odpoveď bola niečo iné, hodiť, že položka.

• Buďte bezohľadní a odvážni: Ako budete postupovať cez každú hromadu, dostať sa bližšie a bližšie k veciam, ktoré práve prišli, buďte vo svojich rozhodnutiach nemilosrdní. Vezmite žiadnych väzňov. Ak to naozaj nepotrebujete, vyhoďte to. A byť statočný. Neprestávajte na niečom len preto, že sa vás niekto môže raz na niečo opýtať. Nevytvárajte pevnosť papiera, aby ste sa chránili.

Spravovať problém

Váš desktop nemusí byť sterilný a úplne bez papiera, aj keď to môže byť, ak to pomôže. Vaším cieľom je usporiadať pracovnú plochu tak, aby maximalizovala vašu efektivitu. Ak to znamená, že na stole máte ešte viac pilotov ako ten, kto je vedľa, to je v poriadku - za predpokladu, že všetko, čo ste držali, vám pomôže splniť váš cieľ zvýšenia efektívnosti.