Ako zorganizovať úspešnú mediálnu udalosť

Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako môže vaša spoločnosť získať bezplatnú mediálnu expozíciu (často známa ako „zarobené médiá“), je mediálne podujatie.Či už ste sa spojili s niekoľkými sponzormi, aby ste pomohli menej šťastným, alebo aby ste usporiadali tlačovú konferenciu s cieľom oznámiť vydanie produktu, existujú určité kroky, ktorými by ste sa mali riadiť, aby ste zorganizovali úspešnú mediálnu udalosť.

Spustite tlačovú správu

Odoslanie vašej tlačovej správy pomôže médiám rozhodnúť, či je váš príbeh dosť hodný pokrytia. To je dôvod, prečo pomáha udržiavať vašu tlačovú správu jednoduchú a nikdy nepoužívajte žiadny humbuk. Stanice a noviny hľadajú novinky; nehľadajú predajnú reklamu.

Máte okno na zasielanie tlačovej správy. Nechcete, aby ste ho odoslali príliš skoro a potom sa zabudne alebo pochová a nechcete ho odosielať príliš neskoro, keď už iné príbehy mohli byť priradené, a jednoducho sa nehodia do vašej udalosti. Všeobecne platí, že 2 až 3 dni pred Vašou akciou je dosť vopred upozornený.

Taktiež chcete mať istotu, že v tlačovej správe nájdete pokyny a špeciálne pokyny. Ak je sídlo vašej spoločnosti na jednom mieste, ale vaša udalosť je vo vašom závode vo vzdialenosti 30 míľ, musíte to vo svojom vydaní vyjasniť.

Sledujte telefónne hovory

Potom, čo ste poslali svoju tlačovú správu, môžete zavolať redaktorom v novinách alebo producentom v televíznych staniciach, aby ste si overili, či ich dostanú. To je všetko, čo sa musíte opýtať.

Často sa im otvorí rozhovor, aby vám povedali, či si myslia, že budú schopní prísť alebo nie. Ale aj keď to tak nie je, nechcete sa opýtať, či prichádzajú. Budú tam, ak budú môcť, ale nebudú sľubovať.

Majte na pamäti, novinky alebo ťažké spravodajské dni im môže zabrániť, aby prišli na poslednú chvíľu. Nechcete ich otravovať, aby ste zistili, či prichádzajú, dokonca aj v deň podujatia, keď tam stojíte a čakáte, kým sa objavia novinári.

Tiež sa chcete pozerať na čas telefonovania. Volanie 10 minút pred 17:00 hod. sa môže zdať ako koniec dňa pre vás, ale pre výrobcu, ktorý je 10 minút až do nočného spravodajstva. Najlepšie časy na volanie sú vo všeobecnosti okolo 10:00 a medzi 1 a 2:30 hod.

Naplánujte si čas svojho podujatia starostlivo

Každý pracuje na termínoch. Noviny si stanovili časy, ktoré položili na ďalší deň. To znamená, že keď prídu na vašu akciu o 17:00 hod. vo štvrtok sa pokrytie nemusí zobraziť až do soboty.

Televízne stanice majú vo všeobecnosti ráno, poludnie, 5, 6, 10 a / alebo 11 hodín. v priebehu týždňa, v závislosti od vášho televízneho trhu. Získanie pokrytia, ak sa vaša mediálna udalosť začne o 16:00 hod. môže byť veľmi zložité. Nebudú len hop do svojho spravodajského auta a riadiť sa ako blázon, aby si vašu pásku na vzduchu 5. Je tu skript, ktorý musí byť napísaný a pásku, ktorá musí byť upravená.

Naplánujte si čas podujatia tak, aby to bolo nielen vhodné pre reportérov, ale aj zvýšite vaše šance na získanie okamžitejšej expozície.

Nesnažte sa robiť všetko

Ako lákavé, ako to môže byť stať sa režisérom, nehovorte reportérovi, fotografom alebo kameramanom, aké zábery chcete, aby sa dostali. Chcete s nimi nadviazať určitý vzťah a začať vzťah s novinami alebo televíznou stanicou. Nebudete vyhrať žiadnych priateľov tým, že im poviete, ako robiť svoju prácu.

Uľahčite si to (a von)

Ak držíte udalosť na vašej ploche s rozlohou 50 000 štvorcových stôp a oblasť, ktorú dovoľujete médiám, je v zadnej časti budovy, poskytnite im čo najjednoduchší prístup. Nemajú ich parkovať v prednej časti budovy a potom, keď vám pomôžu, ich zariadenie nasaďte až naspäť. Ak existuje spôsob, ako sa dostať naspäť, nechajte médiá poznať smery jazdy vo vašej tlačovej správe a jasne označiť cestu, keď prídu.

Tiež chcete zvážiť, ktorá oblasť vášho zariadenia je prísne mimo hraníc. Ak sa napríklad nemôžete vyhnúť dlhej prechádzke, naozaj chcete, aby médiá prechádzali celou budovou s kamerami? To neznamená, že začnú strieľať, čo chcú. Mnohé spoločnosti však majú prísne pravidlá o tom, kde môžu kamery a zamestnanci, ktorí nie sú zamestnancami, ísť z dôvodu ochrany majetku.

Zoberme si Vizuálne

Zamyslite sa nad svojimi vizuálmi pozorne. Dajte médiám čo najviac praktických skúseností. Hovoriť o produkte za pol hodiny a potom sa odkazovať na obrázok v brožúre je niečo, čo médiá nemusia ani ukázať. Pamätajte si, že odovzdávajú vizuály vašim potenciálnym zákazníkom (svojim divákom alebo čitateľom), preto je dôležité mať na pamäti publikum, aby ste mohli získať pokrytie, ktoré potrebujete.

Nezabudnite na Press Kit

Uveďte informácie o vašej udalosti a odovzdajte ju médiám. Tieto informácie im pomôžu napísať príbeh, ale tiež vám pomôžu mať väčšiu kontrolu nad novinkami, pretože im dodávate dôležité informácie.

Uistite sa, že kontakt s médiami je k dispozícii

Nezabudnite sprístupniť svoj kontakt s médiami pre otázky. Ak má reportér ďalšie otázky, musí byť schopný rýchlo získať kontakt s médiami. Nezabudnite uviesť telefónne číslo kontaktov s médiami a všetky ďalšie kontaktné informácie vo vašej tlačovej súprave.

Používajte zamestnancov so skúsenosťami

Nemusíte obmedzovať hovorcov svojej udalosti na vlastný kontakt s médiami. Ak zamestnanec môže dať lepšiu soundbite, pretože mal viac skúseností s vývojom a prácou s určitým produktom, všetkými prostriedkami, aby bol k dispozícii pre otázky.

Pripravte si svoje vyhlásenie vopred

Ak plánujete hovoriť na kamere alebo reportérovi novín, premýšľajte o tom, čo chcete povedať dopredu. To môže pomôcť mať priateľa, ktorý nie je oboznámený s vašou firmou čítať svoje tlačové sady a klásť otázky, ktoré majú. Z týchto otázok, ako aj z vlastného brainstormingu, prišiel zoznam odpovedí. Nechcete znieť nacvičené, ale nechcete znieť nepripravene alebo povedať "Umm …" veľa.

Tiež chcete zvážiť rôzne typy médií. Noviny majú iné potreby ako televízia a naopak. Novinár sa vás môže pýtať na otázky, ktoré sa líšia od televízneho reportéra. Každé médium má rôzne spôsoby prezentácie vašich správ, takže budú potrebovať ten typ, ktorý najlepšie vyhovuje ich publiku.

Čo ak sa reportér nezobrazí?

Stanica alebo noviny môžu posielať fotografa alebo filmára namiesto reportéra. To neznamená, že váš príbeh nie je pre nich dôležitý. Neboli by tam, keby nemali v pláne rozprávať svoj príbeh tak, aby sa liečili tí, ktorí sa objavia veľmi dobre.

Ak je filmár ťahá svoje zariadenie, neponúknite mu tlačovú súpravu. Ponúknite, aby ste ho niesli, kým nebude schopný získať zábery, ktoré potrebuje. Ošetrenie sa s ním ako s občanom druhej triedy sa vráti späť na stanicu a mohlo by to poškodiť vaše šance na budúce pokrytie.