Účel a obsah mzdového súboru zamestnancov

Mzdový súbor zamestnanca je úložiskom pre všetko, čo má čo do činenia s výplatou zamestnanca. Hlavným dôvodom na vytvorenie mzdového súboru je obmedzenie prístupu k ostatným dôverným informáciám, ktoré sa nachádzajú v personálnom súbore.

Účel mzdového súboru zamestnancov

Mzdový súbor umožňuje účtovníkom platiť zamestnanca bez prístupu k dôverným informáciám zamestnanca. Účtovný personál môže viesť mzdové záznamy, ak má zmysel vyplácať zamestnancovi. V prípadoch, keď sú mzdy a účtovníctvo outsourcované, je to ešte viac odporúčaná prax pre mzdové záznamy zamestnancov.

Súbor miezd obmedzuje prístup k dôverným informáciám o zamestnancoch. Mzdový súbor zamestnancov umožňuje účtovníkom a finančným pracovníkom mať informácie, ktoré potrebujú na zaplatenie zamestnanca na vhodnom mieste. Miesto by malo byť bezpečné a mimo dosahu všetkých ostatných zamestnancov.

Na účtovných pracovníkov musíte zapôsobiť tým, že informácie v mzdových súboroch sú dôverné a nemali by byť zdieľané bez povolenia a odhlásenia z personálneho oddelenia. Účtovníci by tiež nemali zdieľať žiadne informácie o zamestnaneckých výnosoch, akciách, bonusoch a iných informáciách, ktoré sú dôverné o zamestnancoch.

Ľudské zdroje nemusia monitorovať prístup účtovníctva k zamestnancom. Ako sa odporúča pre súvisiace súbory zamestnancov, ako sú napríklad personálne a lekárske súbory, mali by ste obmedziť prístup k mzdovému súboru. Obsah by mali vidieť iba ľudia, ktorí potrebujú mať informácie, aby mohli vykonávať svoju prácu.

Obsah zamestnaneckého mzdového súboru

Toto je navrhnutý zoznam toho, čo patrí do mzdového súboru zamestnancov.

• Ponuka list podpísaný manažérom, personálnym personálom a zamestnancom
• Platiť autorizáciu podpísanú Human Resources a manažérom pri prijímaní zamestnaneckej zmluvy
• W-4
• Dokumentácia a autorizácia týkajúca sa akéhokoľvek zamestnaneckého požitku, ktorý zahŕňa zrážku zo mzdy
• Formulár povolenia na priamy vklad
• Formáty účtovania mzdového času
• Hodinové týždenné výkazy
• Záznamy o časových hodinách, ak sa používajú
• Dochádzkové záznamy
• Žiadosti o úhradu výdavkov vrátane dokumentácie a potvrdenia o cestovných a iných oprávnených výdavkoch

• Formuláre na úhradu školného a potvrdenia o platbe, knihy atď
• Platiť vopred žiadosti formuláre
• Firemné úverové dokumenty a splátkový kalendár
• Príkazy na exekúciu a záznamy
• Povolenie na sprístupnenie súkromných informácií
• Vznesia sa papierové dokumenty týkajúce sa každého zamestnanca
• Papierovanie sa týkalo akéhokoľvek bonusu, podielu na zisku alebo ocenenia za uznanie
• W-2 formy
• Oprávnenie na všetky ostatné mzdové akcie, ktoré vaša spoločnosť povoľuje

Taktiež známy akosúbory zamestnancov, záznamy zamestnancov, súbory ľudských zdrojov, dokumentácia

Poznámka: Susan Heathfield vynakladá maximálne úsilie na to, aby na tejto webovej stránke ponúkla presné, bežné zmysly, etické riadenie ľudských zdrojov, zamestnávateľa a poradenstvo na pracovisku, ale nie je advokátom. Obsah stránky sa nesmie interpretovať ako právne poradenstvo. Stránka má celosvetové publikum a zákony a nariadenia týkajúce sa zamestnania sa v jednotlivých krajinách a krajinách líšia, takže články nemôžu byť definitívne pre všetky z nich pre vaše pracovisko. V prípade pochybností vždy vyhľadajte právneho zástupcu. Informácie na stránke sú len informatívne.