Základné riadenie projektov 101: Čo je to?

Projektový manažment je jednou z najdôležitejších zložiek úspešného podnikania. Ovplyvňuje príjmy a záväzky a v konečnom dôsledku pôsobí na spokojnosť a udržanie zákazníkov alebo klientov. Vaša spoločnosť môže mať v dielach len jeden projekt naraz, zatiaľ čo iné väčšie spoločnosti a subjekty môžu naraz žonglovať s viacerými projektmi. Projekty sú svojou povahou dočasné.

Projekty sú prostriedkom smerom k cieľu a cieľ bude nakoniec dosiahnutý. Vaše podnikanie môže prejsť na iný projekt … alebo nie. Možno to bol jednorazový cieľ.

Projekty urýchľujú rastúcu potrebu pracovných síl. Inštitút pre riadenie projektov odhadol, že v období rokov 2010 - 2020 bude na celom svete pridaných viac ako 15 miliónov nových pozícií riadenia projektov.

Čo je projektový manažment?

Projektový manažment nie je celá prevádzka vašej spoločnosti. Je to len jeden segment, konkrétny projekt s podrobným plánom o tom, ako sa vám a vašemu podniku podarí dosiahnuť tento cieľ. Je to plán podrobne opísaný v sérii krokov, z ktorých každý je rovnako dôležitý ako ostatní. Musíte dosiahnuť ten, aby ste sa správne dostali k ďalšiemu.

Myslite na riadenie projektu ako na rebrík, ktorý musíte vyliezť. Nemôžete skočiť na vrchol. Musíte ho vziať na priečku pre maximálnu efektivitu. Váš tím musí použiť nástroje, ktoré im boli k dispozícii, ako aj ich odborné znalosti a vedomosti, aby mohli vykonať každý krok a prejsť na ďalší krok.

Je ľahké povedať, že sa chcete dostať do boxu A, takže budete robiť 25 krokov v tomto smere. Musíte však tiež zvážiť časové hľadiská do plánu projektu a pravdepodobne budete musieť pracovať v rámci rozpočtu. Môžete prechádzať týchto 25 krokov, alebo môžete jog. Záleží na tom, ako rýchlo sa tam musíte dostať na úspešné dokončenie projektu. Môžete ušetriť peniaze cestovaním pešo, alebo si môžete najať vodiča. Záleží na rozpočte, ktorý ste venovali projektu.

Neexistuje žiadny univerzálny prístup, systém alebo plán. Každý projekt, ktorý vy a vaša spoločnosť riešite, bude s najväčšou pravdepodobnosťou mať svoj časový plán, cieľ a rozpočet. To je dôvod, prečo je tak dôležité mať pútavého, talentovaného projektového manažéra na mieste, aby spustil show.

Prvky projektu

Úspešný projektový manažér musí súčasne riadiť štyri základné prvky projektu. Tieto prvky sú vzájomne prepojené.

• Rozsah: To zahŕňa veľkosť projektu, jeho ciele a požiadavky.
• zdroje:Budete potrebovať ľudí, vybavenie a materiály.
• čas: To neznamená len to, koľko času bude projekt trvať celkovo. Musí byť rozdelená na trvanie úloh, závislosti a kritickú cestu.
• peniaze:Majte pevné pochopenie nákladov, nepredvídaných okolností a zisku.

Najdôležitejší prvok: Rozsah

Rozsah projektu je definícia toho, čo má projekt dosiahnuť a rozpočty času a peňazí, ktoré boli vytvorené na dosiahnutie týchto cieľov. Akákoľvek zmena rozsahu projektu musí mať zodpovedajúcu zmenu v rozpočte, čase, zdrojoch alebo všetkých troch.

Ak je rozsah projektu vybudovať budovu na umiestnenie troch widgetov na rozpočet 100 000 USD, očakáva sa, že projektový manažér to urobí. Ak sa rozsah zmení na budovu pre štyri miniaplikácie, projektový manažér musí získať primeranú zmenu času, peňazí a zdrojov.

zdroje

Existujú tri aspekty porozumenia a riadenia zdrojov: ľudia, vybavenie a materiál.

Úspešný projektový manažér musí efektívne riadiť zdroje pridelené projektu, vrátane členov projektového tímu, pracovníkov dodávateľa a subdodávateľov. Musí zabezpečiť, aby jeho zamestnanci mali zručnosti a nástroje, ktoré potrebujú na dokončenie práce, a musí neustále monitorovať, či má dostatok ľudí na dokončenie projektu v stanovenom termíne. Jeho úlohou je zabezpečiť, aby každý človek rozumel úlohám a termínom projektu.

Vyšší člen každej skupiny zamestnancov sa podriadi projektovému manažérovi, keď riadi priamych zamestnancov, ale zamestnanci môžu mať aj riadiaceho pracovníka, ktorý poskytuje technický smer. V situácii riadenia matíc, ako je projektový tím, je úlohou projektového manažéra zabezpečiť smerovanie projektu riadiacim pracovníkom. Riadenie subdodávateľských zmlúv zvyčajne znamená riadenie tímu vedúcich pracovníkov pre subdodávateľov, ktorí zase riadia týchto pracovníkov.

Projektový manažér musí často obstarávať zariadenia a materiály a riadiť ich používanie tak, aby tím mohol efektívne fungovať. Zodpovedá za to, že vo vhodnom čase bude mať vhodné vybavenie a materiály na správnom mieste.

čas

Tri prvky úspešného riadenia času sú úlohy, harmonogram a kritická cesta.

Zostavte harmonogram projektu tak, že do zoznamu zapíšete všetky úlohy, ktoré musia byť dokončené. Niektoré sa musia robiť postupne, zatiaľ čo iné sa môžu prekrývať, alebo sa môžu vykonávať v tandeme. Každej úlohe priradiť trvanie. Prideľte požadované zdroje. Určite predchodcov - aké úlohy musia byť dokončené pred ostatnými - a nástupcami, úlohy, ktoré nemôžu začať až po dokončení každej ďalšej úlohy. Tento aspekt projektového riadenia sa niekedy označuje ako vodohospodársky manažment pretože jedna úloha nasleduje za druhou vo viac alebo menej sekvenčnom poradí.

Softvér projektového riadenia môže zjednodušiť úlohu tvorby a riadenia harmonogramu projektu.

Niektoré úlohy majú malú flexibilitu v požadovaných dátumoch začiatku a konca. Toto sa nazýva "float". Ostatné úlohy nie sú flexibilné. Majú nulovú hladinu. Linka cez všetky úlohy s nulovým plávaním sa nazýva kritická cesta, Všetky úlohy na tejto ceste - a tam môže byť viacero paralelných ciest - musia byť dokončené včas, ak má projekt prísť do termínu. Kľúčová úloha manažmentu času projektového manažéra monitoruje kritickú cestu.

peniaze

Tri úvahy pri spravovaní peňazí sú náklady, nepredvídané výdavky a zisk.

Každá úloha má náklady, či už ide o pracovnú dobu počítačového programátora alebo kúpnu cenu betónového kubického nádvoria. Každá z týchto nákladov sa odhaduje a spočíta pri príprave rozpočtu projektu.

Niektoré odhady budú presnejšie ako iné. Rozpočet projektu by preto mal obsahovať príspevok na nepredvídané udalosti - peniaze vyčlenené v rozpočte „len v prípade, že skutočné náklady na položku sa výrazne líšia od odhadu.

Zisk sú peniaze, ktoré chce spoločnosť z tejto úlohy urobiť. Je to na vrchole nákladov.

Rozpočet projektu sa teda skladá z odhadovaných nákladov, plus podmienená suma, plus zisk. Úlohou projektového manažéra je udržať skutočné náklady na odhadovaných nákladoch alebo pod nimi a maximalizovať zisk, ktorý spoločnosť získa na projekte.

Projektový manažment je umenie a veda

Úspešné riadenie projektov má prax. Tieto myšlienky vám môžu poskytnúť základné pochopenie projektového riadenia, ale považujú ho len za začiatok. Ak vaša práca alebo kariéra zahŕňa projektový manažment a ak chcete zlepšiť svoje zručnosti, porozprávajte sa s úspešnými projektovými manažérmi, prečítajte si a precvičte si prax. Projektový manažment môže byť veľmi prospešnou kariérou.