Komplexný prehľad úlohy riadenia projektu

Projektový riadiaci inštitút (PMI) definuje projektový manažment ako "splnenie požiadavky projektu prostredníctvom aplikácie vedomostí, zručností, nástrojov a techník na projektové aktivity. To sa dosahuje prostredníctvom iniciovania, plánovania, realizácie, kontroly a ukončenia projektu.."

Hoci sa táto definícia môže zdať zložitá, princípy projektového riadenia sú skutočne zakorenené v zdravom rozume a praktickosti. Či už chcete svojim projektovým manažérom poskytnúť projektový manažment alebo je vaším cieľom stať sa projektovým manažérom, zvážte základy projektového riadenia krok za krokom. Skôr ako začnete, zistite, či služba, ktorú chcete ponúknuť (alebo zadanie, ktoré používate) je skutočne projekt.

Všeobecné riadenie verzus riadenie projektu

Ako sa rozhodujete, či je alebo nie je projekt? Aby sme to rozložili, oddeľte dve rôzne oblasti riadenia na funkčné (alebo všeobecné) riadenie a riadenie projektov.

Funkčné alebo všeobecné riadenie je nepretržitá prevádzka úlohy. Jedným z príkladov by bolo, keby ste vlastnili technologickú spoločnosť a mali klienta, pre ktorého poskytujete podporu zálohovania a priebežne spravujete svoj ročný účet zálohovaním svojich serverov a poskytnutím týždenného prehľadu o činnosti. Ak to robíte päť rokov a máte s klientom zmluvu na obnoviteľné zdroje, vaša práca je nepretržitá a preto všeobecná alebo funkčná.

Ak však chce váš klient implementovať nový redakčný systém a má jeden rok na vývoj nového systému a požiada vás, aby ste viedli jeho vývoj, váš klient vás do projektu zapojil.

Podobne, ak pracujete s ľudskými zdrojmi a vašou úlohou je spravovať rozpočet oddelenia a dohliadať na juniorských spolupracovníkov, potom máte funkčnú úlohu, pretože ide o nepretržitú prácu, ktorá nemá definovaný cieľ.

Na druhej strane, ak máte tú istú prácu v oblasti ľudských zdrojov a riaditeľ vášho oddelenia vás požiada, aby ste zaviedli nový náborový program (a poskytuje vám termín a rozpočet) a robí z vás projektového manažéra, potom je to projekt, pretože má dátum začiatku a konca a úloha sa stane iba raz.

Vizualizácia vášho projektu do troch častí

Teraz, keď pochopíte podstatu projektu, môžete sa bližšie pozrieť na riadenie projektu. Ako príklad používame náborový program, teraz, keď viete, že je potrebný projekt, ďalším krokom je načrtnutie potrebného rozsahu, času a rozpočtu.

Projektový manažment je plánovanie, organizovanie a kontrola rozsahu, rozpočtu a času projektu náboru. Ak chcete pomôcť vizualizovať projekt, nakreslite jednoduchú pyramídu. Každá línia pyramídy predstavuje jednu z troch hlavných častí projektu (t. J. Rozsah, čas a rozpočet). Prázdny priestor uprostred pyramídy je kvalita dodaného výrobku. Pyramída je dôležitým nástrojom, ktorý je potrebné mať na pamäti pri plánovaní projektu, pretože ako vaše tri hlavné časti rastú alebo sa zmenšujú, ovplyvňuje sa kvalita výrobku.

Rozsah projektu

Definovanie rozsahu je často najťažšou a najkomplexnejšou časťou projektového riadenia. Podrobnosti o projekte sú na začiatku všeobecne neznáme, takže odhad, aké aktivity a úlohy sú potrebné na realizáciu projektu, je premyslený. Rozsah pozostáva zo všetkých rôznych činností a úloh, ktoré sa uskutočnia s cieľom vyrobiť konečný produkt, ktorý dodáte. Definovanie rozsahu projektu vám pomôže určiť čas a rozpočet, ktorý budete potrebovať na dokončenie projektu.

Dobrý spôsob, ako začať, je jednoducho napísať, čo si myslíte, že je potrebné na dokončenie úlohy. Potom konzultujte s ostatnými, aby ste získali komplexný prehľad o všetkých príslušných činnostiach.

Čas projektu

Po vytvorení počiatočného rozsahu môžete začať prideľovať čas každej aktivite a úlohe a navyše sa pozrieť na väčší obrázok projektov. Opýtajte sa sami seba, ktoré činnosti sa budú diať súčasne a ktoré sa budú diať postupne. Tiež pozorne sledujte, koľko ľudí preskúma aktivity projektu, pretože to ovplyvní čas, ktorý bude trvať na dokončenie kroku. Je prekvapujúce, ako dlho môže trvať jednoduchá úloha, keď ju musia prehodnotiť traja ľudia. Po výpočte času, ktorý bude trvať na dokončenie kumulatívnych aktivít a úloh, ste pripravení vytvoriť plán projektu, ktorý bude nasledovať projektový tím.

Rozpočet projektu

V tomto momente ste určili, čo (rozsah) a dĺžku (čas) projektu, Teraz je čas určiť rozpočet. Rovnako ako výpočet množstva času na projekt, budete často musieť konzultovať s ostatnými, vrátane vedúci oddelenia určiť presný rozpočet. Rozpočet sa skladá z viacerých hľadísk, vrátane použitia ľudí a materiálov zapojených do vykonávaných činností, ako aj toho, ako dlho budú títo ľudia potrebovať, a použitých materiálov.

Komunikácia je kľúč

Často klient (alebo šéf) chce, aby bol projekt dokončený v rámci vopred určeného času a rozpočtu bez toho, aby sa bral do úvahy rozsah projektu. Problém s tým je, že takmer vždy, rozsah projektu nemôže byť primerane dokončený vzhľadom na časové a rozpočtové obmedzenia. V dôsledku toho je súčasťou projektového riadenia vyjednávanie podmienok projektu s klientom alebo šéfom. Počas celého procesu vyjednávania, ako aj celej dĺžky projektu, je jasná komunikácia jednou z najdôležitejších zručností, ktorú budete potrebovať.

Čím jasnejšie komunikujete výzvy pozdĺž cesty, tým šťastnejší bude váš klient alebo šéf.