Ako vytvoriť register rizík projektu

01 Návrh dobrého registra rizík

Jedným zo spôsobov, ako podporiť účasť na riadení rizika, je dobrý dizajn registra rizík. Správny formát vám a ostatným členom projektového tímu rýchlo oznámi celkovú úroveň rizika v projekte.

Mal by umožniť používateľom ľahký prístup k podrobnostiam o jednotlivých rizikách v prípade potreby. To zase povzbudzuje každého, aby premýšľal o rizikách - pozerá sa na nové, keď vznikajú a monitorujú a prijímajú opatrenia na zmiernenie existujúcich rizík.

02 Zahrňte pravé polia

Váš register rizík by mal prinajmenšom obsahovať jedinečný identifikátor pre každé riziko, jeho opis, opatrenia, ktoré sa majú prijať ako reakciu, a vlastníka úlohy.

Popisy by mali byť stručné a na mieste. Napríklad riziko identifikované ako „Dažďové škody“ môže zahŕňať tento opis: „Ťažký dážď by mohol zaplaviť pole a spôsobiť poškodenie plodín“.

03 Dodatočné opatrenia

Možno budete chcieť zahrnúť kvantitatívne miery pravdepodobnosti, vplyvu a celkového rizika a zvyškové hodnoty po zmiernení rizika pre rizikovejšie projekty.

Číselné polia, ktoré sú vypočítané automaticky, môžu byť užitočné, ak používate techniku ​​hodnotenia rizika, ako je metóda Monte Carlo. Ďalšie užitočné polia zahŕňajú kľúčové dátumy, kategóriu rizika, kategóriu reakcie na riziko, blízkosť, náklady na zmiernenie a stav.

Počet polí, ktoré môžete zahrnúť, nie je obmedzený, ale na úrovni zobrazenia zoznamu by sa mali zobraziť iba kľúčové polia. Vyhnite sa ohromujúcim používateľom tým, že umiestnite nepotrebné podrobnosti do úrovne zobrazenia zoznamu. V ideálnom prípade diváci, ktorí potrebujú podrobnejšie informácie, kliknú na detaily.

04 Ďalšia možnosť

Možno budete chcieť vytvoriť databázu registra rizík pre každý projekt, aby ste sa neobmedzovali na štandardný súbor polí. Hoci tabuľka vám môže pomôcť sledovať vaše projekty, najmä menšie projekty, databáza vytvorená pomocou softvéru, ako je Kahootz alebo Podio, môže byť lepšia. V prípade potreby uľahčujú pridávanie dokumentov a veľkého množstva textu.

05 Semafory

Je ťažké poraziť semaforový systém pre vizuálny dopad. Užívatelia vedia, že červená znamená vysoké riziko, jantár znamená stredné riziko a zelená je nízke riziko. Tieto rýchle vizuálne podnety pomáhajú čitateľom skenovať informácie rýchlejšie.

06 Bezpečnostné funkcie

Možno budete chcieť povzbudiť účasť tým, že všetkým členom projektového tímu a možno aj niektorým zainteresovaným stranám umožní zobraziť register rizík. Mali by ste však nastaviť prístupové práva používateľa, aby ich mohli upravovať iba kľúčoví vlastníci a manažéri rizík. Potrebujete audit trail, ktorý zmenil čo a kedy.

07 Súhrnný profil rizika

Vedúci členovia projektového tímu a zainteresované strany nemusia mať čas stráviť prehľad o každom riziku. Súhrnný rizikový profil pre nich poskytuje rýchly obraz o celkových rizikách projektu. Zobrazuje počet rizík na každej úrovni pravdepodobnosti a dopadu.

08 Je to všetko o komunikácii

Nezabudnite, že register rizík projektu neuvádza len riziká a opatrenia na zmiernenie. Je to komunikačný nástroj, ktorý zapája vašich kolegov do riadenia rizík. Váš návrh by mal odrážať tento cieľ s rôznymi názormi pre rôzne publikum.