10 vecí, ktoré by mal vedieť každý nový programový manažér

Riadenie programu je odmeňovanie a dobre platená kariérna voľba, ale môže to byť aj náročná úloha. Ak ste práve dostali svoju prvú správu programu, alebo chcete vedieť, či by ste mali skočiť do kariéry riadenia programu, je dôležité pochopiť, čo znamená kariéra. Zvážte týchto 10 vecí, z ktorých každý nový programový manažér by si mal byť vedomý pred spustením úlohy riadenia programu.

Riadenie programu nie je to isté ako projektový manažment

Projektový manažment je o plánovaní práce, organizovaní úloh a zdrojov, riadení procesov a dosahovaní špecifického cieľa. Či už ide o otvorenie novej kancelárie, spustenie novej aplikácie alebo vybudovanie olympijského štadióna, projekty majú definovaný začiatok, stred a koniec s jasným súborom cieľov.

Riadenie programu je iné a vo všeobecnosti oveľa širšie. Programový manažér môže dohliadať na viacero projektov naraz, z ktorých každý môže mať vlastný projektový tím a projektového manažéra. Tieto projekty môžu byť súčasťou väčšieho programu, ktorý má organizácii v priebehu času priniesť niečo hodnotné.

Očakávajte neistotu

Programy sú vo svojej podstate neisté. Aj keď možno viete, čo je to veľký obraz, je to len vyhlásenie o vízii, keď začínate. Presná cesta, ako sa tam dostať a aké projekty sa budú vyžadovať počas dlhšieho časového obdobia, je niečo, čo musíte urobiť, keď idete.

Začnete s podrobným plánovaním toho, čo viete, a vytvorte si obraz o tom, ako osloviť zvyšok, keď sa priblížite. Postupne rozširujte svoje plánovacie a dodacie horizonty, kým nebudete môcť ísť ďalej.

V pravidelných intervaloch odblokujte, aby ste naplánovali ďalšie kroky. Môžete tiež využiť túto príležitosť, aby ste sa uistili, že ste stále na dobrej ceste k dosiahnutiu obchodnej hodnoty.

Dajte si pozor na vyhorenie

Kým projekt môže byť viac ako rok, programy sa môžu natiahnuť - zdanlivo neurčito.

Manažéri programov musia chrániť svoje tímy pred vyhorením. Nemôžete pracovať na najvyššiu rýchlosť donekonečna, aby ste zabezpečili, že vaši zamestnanci dostanú primerané prestoje. To by malo zahŕňať obdobia tichšieho pracovného času s menším množstvom výstupov a primeraný čas mimo pracoviska na dovolenku.

Spravujte úzku dovolenku, sledujte svoje správy o práci nadčas a buďte ostražití, aby ste si zachovali blahobyt svojho tímu, ak chcete znížiť životnosť a udržať svojich talentovaných ľudí na živote programu.

Musíte riadiť tempo

Keď doručujete program, ktorý má vzdialený dátum dokončenia, musíte riadiť tempo práce.Je ťažké udržať hybnosť v priebehu viacerých rokov, takže vašou úlohou manažéra programu je žonglovať priority a projekty, aby boli pravidelne merateľné výstupy.

Zmiešajte rýchle výhry a stály pokrok smerom k väčším cieľom. To pomáha tímu vidieť, že sa pohybujete vpred a zaisťuje, že existuje niekoľko krátkodobých úspešných príbehov na zdieľanie, aby bola motivácia vysoká. Napokon pomáha investorom a výkonným manažérom vidieť, že sa dosiahol pokrok.

Trénujte svoj tím pre úspech

Programy pre organizáciu často prinášajú niečo nové, jedinečné alebo transformačné. Jednou z výziev práce na týchto druhoch iniciatív je, že pravdepodobne nemáte zručnosti vo vlastnej réžii, aby ste mohli dokončiť všetky požadované úlohy a projekty.

To je v poriadku a možno očakávať. Vašou úlohou ako nového manažéra programu je zabezpečiť, aby ste si mohli zdokonaľovať, rekvalifikovať a rozvíjať ľudí, ktorých máte, aby ste mohli spoločne riešiť všetky požiadavky na zdroje.

Môžu existovať niektoré oblasti, kde potrebujete určitý zdroj iba na obmedzenú dobu. Napríklad nebudete trénovať jedného z vašich zamestnancov, ako riadiť vysokozdvižný vozík, ak je to zručnosť, ktorú potrebujete len jeden týždeň. Ak však meníte spôsob, akým sa spravuje internetová prezentácia vašej spoločnosti, pravdepodobne by bolo užitočné mať interné zručnosti spojené s vývojom webových stránok spolu s odbornými znalosťami v oblasti sociálnych médií alebo optimalizácie pre vyhľadávače. Toto sú zručnosti, na ktoré sa bude podnik v dlhodobom horizonte spoliehať.

Rozhodnite o tom, ktoré z nich musíte vložiť do tímu a ktoré by mali byť outsourcované, potom zaistite, aby váš program mohol poskytovať školenia a náborové úlohy, ktoré sú potrebné na to, aby boli pripravené riadiť výstupy, ktoré každý projekt prináša.

Správa je komplexnejšia

Ak ste prišli z prostredia projektového riadenia, potom pre vás riadenie nebude prekvapením. Je to spôsob, akým sú organizované a kontrolované štruktúry projektov a programov, aby sa zabezpečilo správne rozhodovanie a zapojenie správnych ľudí. Je dôležité, aby sa zabezpečilo, že práca sa bude napredovať spôsobom, ktorý je v súlade s celkovým obchodným prípadom, a pomáha udržať zodpovednosť ľudí.

Správa vecí verejných je aj spôsobom, ktorým môže kancelária riadenia projektov a vedúci pracovníci zabezpečiť, aby bol program na dobrej ceste prinášať výhody. Poskytuje tiež formálnu cestu k ukončeniu projektov alebo celého programu, ak sa dá preukázať, že tieto výhody už nebudú dosiahnuté.

Riadenie je zložitejšie v prostredí programu ako v prostredí projektu. Projektové rady a riadiace skupiny majú zvyčajne výkonnú úroveň. Očakáva sa, že konečným výsledkom programu je zvyčajne transformácia podniku.

Plánovanie je zložitejšie

Projektoví manažéri, ktorí sú zapojení do programu, spravia svoje projektové plány zvyčajne, potom sa tím manažérov programu - pod vaším vedením ako programový manažér - stretne a plány sú integrované.

To sa ľahšie povie, než urobí. Vyžaduje identifikáciu závislostí medzi projektmi a projektovými úlohami. To vás núti pozrieť sa na požiadavky na zdroje pre celý program a žonglovať aktivity, ktoré vyhovujú dostupnosti kľúčových ľudí.

Po vytvorení integrovaného programového plánu ho môžete sledovať v Ganttovom grafe alebo inom softvérovom nástroji. Keďže vaši projektoví manažéri sledujú svoje projekty v reálnom čase, budete musieť vykonať úpravy programového plánu, informovať každého o zmenách a vysvetliť, čo to znamená pre ich oblasti práce.

Nemusíte plánovať každý riadok

Ako programový manažér sa spoliehate na svojich projektových manažérov, aby vykonali podrobné plánovanie. Nie je praktické ani žiaduce, aby ste sledovali program s tisíckami úloh.

Potrebujete rozvinutý, vysokoúrovňový pohľad na projekty s dostatočnými detailmi, aby ste zistili, či niečo bude mať vplyv na programovú úroveň.

Najjednoduchší spôsob, ako to dosiahnuť, je pomocou vyhradených softvérových aplikácií. Snažiť sa riadiť svoj multimilionový dolárový program na základnej tabuľke by bolo príliš náročné.

Musíte delegovať

Napriek tomu, že ste v dobrej delegácii, znamená to, že ste v úlohe riadenia programu znamená, že v tom musíte byť ešte lepší.

Dobrou správou je, že by ste mali mať tím projektových manažérov, a dokonca by ste mali mať špecializovanú kanceláriu na riadenie programu, ktorá by podporila vašu transformačnú zmenu.

Na programe je veľa práce a nastavenie, aby sa zabezpečilo, že všetky pohyblivé časti sa budú pohybovať v správnom čase, je to obrovské úsilie. Nemôžete to urobiť sami a nemali by ste to skúsiť. Zistite, koľko času potrebujete na spustenie programu a potom sa uistite, že máte na mieste tím, ktorý vás bude zálohovať.

Ak v kancelárii na správu programu nemáte nikoho, požiadajte o pridelenie niekoho do tímu na správu programu. Je toho veľa, čo majú robiť. Napríklad niekto, kto má úlohu koordinátora projektu, by bol dokonale umiestnený na to, aby poskytol potrebnú koordináciu na úrovni programu, čím by vás oslobodzoval od zapojenia sa do strategických úloh.

Nebojte sa konfliktu

Existuje veľa prameňov programov. Od projektov s ťažkými zainteresovanými stranami až po zdanlivo nedosiahnuteľné termíny vám každý deň poskytne príležitosti na konflikt. Dajte si pozor na veci, ktoré narušujú výkonnosť projektu a buďte pripravení vstúpiť, keď je to potrebné, aby ste predišli konfliktnej situácii predtým, ako začne.