Význam dokumentácie v oblasti ľudských zdrojov

Dokumentácia je písomný a uchovávaný záznam o pracovných udalostiach. Tieto záznamy sa skladajú z vládnych a právne záväzných prvkov, dokumentov vyžadovaných politikou a praxou spoločnosti, dokumentov navrhnutých podľa najlepších postupov v oblasti ľudských zdrojov a formálneho a neformálneho vedenia záznamov o pracovných príležitostiach.

Dokumentácia o zázname o zamestnaní

Dokumentácia zamestnanca je písomným záznamom jeho činností, diskusií, incidentov koučovania, svedectva o porušení pravidiel, disciplinárnych opatrení, pozitívnych príspevkov, odmien a uznania, vyšetrovaní, nesplnenia požiadaviek a cieľov, hodnotenia výkonnosti a ďalších.

Udržiavanie týchto záznamov umožňuje zamestnávateľovi a zamestnancovi zachovať písomnú históriu udalostí a diskusií, ku ktorým došlo v súvislosti s konkrétnou udalosťou. Dokumentácia pracovnoprávneho vzťahu obsahuje písomný záznam, ktorý môže byť potrebný na podporu takých činností, ako je podpora zamestnancov, zvýšenie mzdy zamestnancov a disciplinárne konanie - vrátane skončenia pracovného pomeru.

Dokumentácia o zamestnancoch je v prípade potreby všeobecne kladná aj záporná. Je to faktické, nie súdne. Popisuje udalosti, ktoré sa vyskytujú, nie na základe názorov a myšlienok pozorovateľa o udalosti. Dokumentácia tiež popisuje opatrenia, ktoré boli podniknuté v pozoruhodných prípadoch, ako je poskytnutie formálneho uznania zamestnancom alebo disciplinárne konanie.

Pamätajte si, že musíte vytvoriť dokumentáciu čo najbližšie k prípadu, keď dôjde k incidentu, aby boli záznamy včasné, podrobné a presné.

V súdnom konaní je dokumentácia o predchádzajúcej výkonnosti zamestnanca často rozhodujúca pre výsledok, ktorý zamestnávateľ zažil z podujatia. Vyjadrenie spravodlivého obrazu o výkone zamestnanca bez zamerania sa výlučne na negatívne udalosti je cieľom.

Typy dokumentácie

Politiky, postupy, príručka pre zamestnancov a plány rozvoja výkonnosti sú tiež formami dokumentácie, ktoré zaznamenávajú očakávané správanie zamestnancov a požiadavky na pracovisku na udržanie riadneho, spravodlivého pracoviska, v ktorom zamestnanci vedia, čo sa od nich očakáva.

Záznamy sú tiež písomné vyjadrenia obvineného, ​​žalobcu a svedkov, ktorí sú svedkami nepriateľských udalostí na pracovisku, ktoré zahŕňajú pochybenia zamestnancov, napríklad sexuálne obťažovanie.

Táto dokumentácia obsahuje aj trvalé záznamy, ako napríklad podpísanú žiadosť o zamestnanie, písomné odkazy na zamestnanie, materiály na žiadosti, ako sú životopisy a sprievodné listy, a previerky na pozadí. Vedľa zamestnaneckého spisu zamestnancov sa uchovávajú aj ďalšie dokumenty, ako napríklad formulár I-9 (ktorý overuje spôsobilosť zamestnanca na prácu v USA), ako aj zdravotné záznamy, záznamy FMLA atď.

Dokumentácia môže byť aj neformálna, ako je to v evidencii manažéra o jeho rokovaniach so zamestnancom v priebehu roka. Je dôležité, aby manažéri uchovávali túto dokumentáciu o všetkých svojich zamestnancoch, ktorí podávajú správy. Žiadny zamestnanec by nemal byť vybraný kvôli výkonu. To by sa mohlo považovať za diskrimináciu neskôr.

Dokumentácia môže byť formálna a uchovávaná v personálnom súbore zamestnanca. Od zamestnancov sa očakáva, že podpíšu túto dokumentáciu, aby potvrdili, že dostali kópiu, a skontrolovali jej obsah v celom rozsahu. Poznámka: Podpis neznamená súhlas s vyhláseniami v dokumentácii.

Použitie dokumentácie

Odporúča sa aj dokumentácia kritických incidentov, či už pozitívnych alebo negatívnych, aby manažéri mali záznamy o výkone zamestnancov v určitom časovom období.

Organizácie môžu používať dokumentáciu, ktorú uchovávajú inými spôsobmi. Môžu to zahŕňať postupy, pracovné pokyny a inštrukcie počítačového softvéru, aby sme vymenovali aspoň niektoré, ale na účely funkcie ľudských zdrojov ide o spoločné použitie dokumentácie. V nasledujúcej časti sú uvedené pokyny, ako správne dokumentovať.

Vzorky dokumentácie výkonnosti

Dokumentácia o výkonnosti zamestnanca vám umožní disciplínu, ukončenie alebo spravodlivú propagáciu, odmenu a uznanie zamestnancov. Bez dokumentácie je podanie žaloby na niektorú z týchto činností zložité a pre zamestnávateľa potenciálne riskantné.

Zamestnávateľ sa musí vyvarovať prípadného obvinenia z diskriminačného zaobchádzania so zamestnancami. Odhliadnuc od všetkých zákonných práv chcú dobrí zamestnávatelia vytvoriť pracovné prostredie, ktoré je spravodlivé, konzistentné a podporuje ciele zamestnancov a kariérne plány.

Toto prostredie je podporované profesionálnou dokumentáciou manažéra o výkone zamestnancov - chvályhodným správaním a akciami, ktoré si vyžadujú opravu alebo zlepšenie. Ako sa tieto dokumenty zdokumentovali, sa podrobnejšie diskutovalo. Nasledujúce príklady poskytujú viac príkladov príslušnej dokumentácie.

Dokumentovanie oneskorenia a absencie

zle:

Mark je zvyčajne neskoro na prácu. Mark zmešká príliš veľa práce.

Správny:

1. apríl: Mark zavolal chorých a vynechal osem hodín práce.

4. apríl: Mark prišiel do práce o 10.00 hod., Dve hodiny neskôr od plánovaného času štartu.

6. apríl: Mark si naplánoval stretnutie lekára a potom zostal doma, aby si nainštaloval novú pec.

12. apríl: Mark zavolal chorých a vynechal osem hodín práce.

Výkon dokumentácie

zle:

Mária je nespoľahlivá. Sotva robí čo robí.

Správny:

2. máj: Mary sľúbila, že prvý návrh návrhu bude k dispozícii na dnešnom týždennom stretnutí. Mary nepredložila návrh dokumentu podľa očakávania. Povedala, že bola príliš zaneprázdnená a ľudia, ktorých pomoc potrebovala, sa s ňou nevrátili.

Odpovedal manažér: Akú pomoc ste potrebovali? Informácie? Kto sa vám nevrátil a čo ste od nich potrebovali?

Carl a Michael potrebovali aktualizovať Mary o ich pokroku.

Čo vás robí tak zaneprázdnenými, že ste nemali čas prejsť na svoj záväzok? Vykonáva príliš veľa záväzkov s obmedzenými hodinami na ich splnenie.

Čo môžem urobiť, aby som vám pomohol?

Kedy sprístupníte návrh dokumentu na posúdenie?

Tieto vzorky poskytujú prehľad o tom, aká efektívna dokumentácia vyzerá ako dokumentácia, ktorá je napísaná nesprávne. Postupujte podľa tohto odporúčania, aby ste efektívne a legálne zdokumentovali zásady, výkon a udalosti na svojom pracovisku.

dementi

Poskytnuté informácie, hoci sú autoritatívne, nie sú zaručené za presnosť a zákonnosť. Stránka je čítaná celosvetovým publikom a zákony a nariadenia o zamestnaní sa v jednotlivých krajinách líšia. Prosím vyhľadajte právnu pomoc alebo pomoc zo štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia na usmernenie, nápady a pomoc.