Základné manažérske zručnosti pre začiatočníkov

Úroveň 1 pyramídy manažérskych zručností ukazuje základné zručnosti, ktoré musí zvládnuť každý začínajúci manažér. Je to základ pyramídy pre manažérske zručnosti, ktorá ukazuje zručnosti, ktoré musí manažér zvládnuť, aby bol úspešný, a ukazuje, ako tieto manažérske zručnosti stavajú na sebe smerom k úspechu.

Základné manažérske zručnosti

Existujú štyri základné manažérske zručnosti, ktoré musí každý zvládnuť, aby mal úspech v riadiacej práci. Tieto štyri základné zručnosti majúplánovať, organizovať, riadiť a kontrolovať a sú podrobne opísané nižšie.

plán

Plánovanie je prvým a najdôležitejším krokom v akejkoľvek riadiacej úlohe. Je to tiež najčastejšie prehliadaný alebo zámerne vynechaný krok. Kým množstvo plánovania a požadované detaily sa budú líšiť od úlohy k úlohe, preskočiť túto úlohu je pozvať istú katastrofu okrem slepého šťastia. To je to, čo nám hovorí 6 P je plánovanie (alebo 7 P v závislosti na tom, ako budete počítať).

Hoci väčšina ľudí spája pojem plánovanie so všeobecným obchodným plánovaním, existujú aj rôzne úrovne plánovania:

• Strategické plánovanie
• Taktické plánovanie
• Operačné plánovanie

Existujú rôzne druhy plánovania:

• Plánovanie katastrof
• Plánovanie nástupníctva
• Krízové ​​plánovanie
• Kompenzačné plánovanie

usporiadať

Manažér musí byť schopný organizovať tímy, úlohy a projekty, aby sa tímová práca dosiahla čo najefektívnejším a najúčinnejším spôsobom. Ako začínajúci manažér môžete organizovať malý pracovný tím alebo projektový tím. Tie isté zručnosti budú potrebné neskôr vo vašej kariére, keď budete musieť zorganizovať oddelenie alebo novú divíziu spoločnosti.

Je jasné, že medzi plánovaním práce a jej organizáciou je veľa prekrývania. Tam, kde sa plánovanie zameriava na to, čo je potrebné urobiť, je organizácia operatívnejšia a viac sa zameriava na to, ako čo najlepšie dosiahnuť prácu.

Keď organizujete prácu, musíte:

• určiť potrebné úlohy
• úlohy priradiť úlohy
• určiť najlepší zdroj (osoby alebo vybavenie) pre danú úlohu
• získať zdroje a prideliť ich roliam
• prideliť zdroje rolám a delegovať na ne právomoc a zodpovednosť.

Či už máte pridelený malý tím alebo projekt na riadenie, začínajúci manažéri musia byť schopní organizovať kancelárie a dátové systémy.

Nemusíte byť schopní fyzicky pohybovať ľudí okolo, aby sa váš tím spolu, ale mali by ste zvážiť. Na druhú stranu, možno budete musieť presunúť niekoľko ľudí do malého priestoru a budete musieť organizovať veci, aby tím mohol efektívne pracovať v tomto priestore. Neskôr vo vašej kariére budete možno musieť zorganizovať kanceláriu, ktorá bude obsahovať tímy z rôznych oddelení a ich špecifické potreby.

Budete tiež musieť byť schopný organizovať všetky systémy, ktoré budú spracovávať údaje, ktoré váš tím potrebuje na zber alebo distribúciu. V týchto dňoch sú to pravdepodobne počítačové systémy. Musíte sa rozhodnúť, či napríklad potrebujete nastaviť zdieľané webové stránky na intranete spoločnosti alebo na zdieľanom priečinku na súborovom serveri. Ako budete organizovať systémy tak, aby k nim mal prístup každý, kto potrebuje informácie (a aby nebol dostupný tým, ktorí by to nemali vidieť, rovnako ako vaši konkurenti)? Ak váš tím potrebuje alebo produkuje niečo iné ako informácie, musíte sa zorganizovať tak, aby váš tím dostal to, čo potrebujú, keď ho potrebujú, a môže sa dostať k ostatným tým, čo váš tím vyrába v správnom čase.

Nezabudnite sa organizovať. Pôjdeme do toho na vyššej úrovni v úrovni 3 pyramídy Management Skills, ale aj ako začínajúci manažér musíte byť schopní organizovať sa, svoj čas a priestor, aby ste mohli byť najefektívnejší.

Nakoniec, pamätajte, že je to zriedka dosť na to, aby ste veci zorganizovali raz. S neustálymi zmenami v zdrojoch, cieľoch a vonkajších faktoroch budete zvyčajne musieť reorganizovať ich prispôsobenie.

Priamy

Réžia je krok akcie. Plánovali ste a zorganizovali prácu. Teraz musíte nasmerovať svoj tím, aby ste vykonali prácu. Začnite tým, že sa ubezpečíte, že cieľ je jasný všetkým v tíme. Všetci vedia, čo je cieľom? Všetci vedia, aká je ich úloha v tom, aby sa tím dostal k cieľu? Majú všetko, čo potrebujú (zdroje, autorita, čas, atď.) Na to, aby sa zúčastnili?

Vytiahnite, Don't Push

Budete efektívnejšie pri nasmerovaní tímu smerom k vášmu cieľu, ak budete ťahať (viesť) skôr ako tlačiť (sedieť a dávať rozkazy). Chcete motivovať ľudí vo vašom tíme a pomáhať im a inšpirovať ich k cieľom tímu.

ovládanie

Niektorí spisovatelia sa snažia „zjemniť“ túto zručnosť tým, že ju nazývajú „koordinovať“ alebo podobné výrazy.Dávam prednosť silnejšiemu termínu, kontrole, pretože je nevyhnutné, aby manažér bol schopný riadiť činnosť tímu.

Vo vyššie uvedených krokoch ste naplánovali prácu, zorganizovali zdroje, aby sa to stalo čo najefektívnejšie, a nariadili tímu, aby začal pracovať. V kroku kontroly monitorujete vykonanú prácu. Porovnáte skutočný pokrok s plánom. Overíte, že organizácia pracuje tak, ako ste ju navrhli.

Ak je všetko v poriadku, nemusíte robiť nič iné ako monitor. To sa však zriedka stáva. Niekto dostane chorý, triedenie databázy trvá dlhšie, než sa očakáva, kľúčový konkurent zníži svoje ceny, požiar zničí budovu vedľa a vy budete musieť evakuovať niekoľko dní, alebo nejaký iný faktor ovplyvní váš plán. Kontrolný krok teraz určuje, že musíte podniknúť kroky na minimalizáciu dopadu a čo najrýchlejšie vrátiť veci na požadovaný cieľ.

Často to znamená návrat do fázy plánovania a úpravy plánov. Niekedy to môže vyžadovať zmenu v organizácii. a budete musieť všetkých nasmerovať k novým cieľom a inšpirovať ich. Potom, samozrejme, ovládate nový plán av prípade potreby ho upravujete. Tento cyklus pokračuje, kým úlohu neukončíte.

Manažéri Kontrolné nástroje

V kroku kontroly nastavujete štandardy pre výkon a kvalitu a potom sledujete, či sú splnené. Existuje toľko nástrojov, koľko máte k dispozícii.

• Plánovacie nástroje - množstvo softvérových nástrojov vám umožňuje zadať svoj plán a potom pravidelne aktualizovať priebeh. Program zvýrazní zmeny v pláne, aby ste mohli identifikovať nápravné opatrenia, ktoré sa majú vykonať.
• Finančné kontroly - ako manažér máte zvyčajne rozpočet. Správy z oddelenia financií vám oznámia, ako vaše výdavky (na ľudí a iné zdroje) zodpovedajú plánu.
• Ľudia kontrolujú - musíte sa uistiť, že všetci ľudia vo vašom tíme plnia plánované úlohy. Ak nie, musíte nájsť a opraviť príčinu. Nerozumejú cieľu? Nemajú nejaký zdroj alebo zručnosti, ktoré potrebujú? Je úloha pre nich príliš veľká a je potrebné ju upraviť alebo priradiť inému zdroju? Vašou úlohou manažéra je poskytnúť vašim členom spätnú väzbu o tom, ako ich výkon spĺňa plán. Keď to tak nie je, musíte podniknúť nápravné opatrenia.