Čo je v dokumente Rozsah projektu

Keď začnete novú iniciatívu, dokument rozsahu projektu je pre váš tím kritickou informáciou. Definuje konečný produkt, ktorý má byť dodaný zákazníkovi, kedy musí byť dodaný a za akú cenu.

Tento dokument v podstate definuje hranice práce tak, aby každý člen tímu a zákazník pochopili, čo projekt so sebou prináša. Rovnako dôležité je, že chápu, čo robí nie znamenať.

Výhody

Neoddeliteľnou súčasťou projektového riadenia je vyhlásenie o rozsahu projektu, ktoré sa zdieľa s každým členom tímu a zákazníkmi projektu. Medzi jeho výhody patrí:

• Spoločné porozumenie medzi všetkými zúčastnenými očakávanými vlastnosťami, kvalitou a načasovaním projektu
• Prostriedok komunikácie s ostatnými zainteresovanými stranami v projekte s cieľom získať ich podporu a zapojenie
• Nástroj zamerať úsilie tímu na prácu potrebnú na splnenie potrieb zákazníka

Okrem toho, ak sa navrhnú zmeny, ktoré presahujú hranice pôvodného rozsahu, vyhlásenie sa stane základom pre odhad a navrhovanie úprav. Ak zmeny akceptujú všetky zainteresované strany, vyhlásenie o rozsahu sa môže revidovať.

Začíname

Projektový manažér musí hľadať vstupy od členov tímu, zákazníkov, výkonného sponzora a ďalších kľúčových zainteresovaných subjektov, aby porozumeli a opísali požadovaný výstup z iniciatívy projektu. Toto sa často nazýva výstup.

Opis dodávky musí obsahovať náklad alebo prijateľný nákladový rozsah projektu. Definuje tiež kľúčové funkcie, ktoré sa majú zahrnúť, a časový rámec na doručenie.

Po odsúhlasení zákazníkom, projektovým manažérom, projektovým tímom a výkonným sponzorom musia byť všetky zmeny v projektovom vyhlásení vykonané pomocou starostlivo kontrolovaného a zdokumentovaného procesu zmeny.

Kaskádový vplyv

Po odsúhlasení vyhlásenia o rozsahu alebo dokumentu ho každá časť tímu použije ako základ pre vlastné odhady práce, načasovania a súvisiacich nákladov. Čím presnejšie a presnejšie vyhlásenie o rozsahu, tým je pravdepodobnejšie, že pracovné tímy budú vytvárať presné odhady a požiadavky na zdroje.

Vylúčenia môžu byť dôležité

Nie je nezvyčajné, že dokument rozsahu projektu obsahuje zoznam konkrétnych položiek, ktoré majú byť z plnenia vylúčené. Napríklad dokument dodávateľa o stavbe domu by mohol stanoviť, že environmentálne povolenia má vlastník získať a nie sú v zodpovednosti dodávateľa stavby.

Čo môže ísť zle?

Nedostatočná zrozumiteľnosť je spoločným zdrojom stresu a zlyhania projektu. Nejasný alebo nejednoznačný dokument o rozsahu ponecháva mnohé otázky otvorené diskusiám a neinformovaným rozhodnutiam. Môžu mať vplyv na vlastnosti, kvalitu, načasovanie a náklady projektu.

Ďalšia nástraha, ktorej sa treba vyhnúť, je známa ako "tečenie z rozsahu". Ak je vyhlásenie o rozsahu neurčité, zákazník je v pokušení robiť požiadavky, ktoré sú mimo zámeru alebo hraníc pôvodných plánov.

Úprava rozsahu

Hoci časté zmeny rozsahu oneskoria dokončenie projektu a môžu priniesť značné náklady, niekedy sú potrebné a primerané. Projektoví manažéri sa spoliehajú na proces „riadenia zmien“, ktorý identifikuje požadovanú zmenu, reviduje všetky zodpovedajúce odhady času, nákladov a pracovného zaťaženia a prehodnocuje projekt pre nové riziká vzhľadom na zmenu.

Manažér projektu a výkonný sponzor zvyčajne prijímajú konečné rozhodnutie o zmene rozsahu len vtedy, keď je situácia úplne analyzovaná. Zmeny sú zdokumentované v rozhodovacom protokole a potom oznámené väčšiemu projektovému tímu.